1. Ban Giám đốc (Management / Board of Directors)

Ban Giám đốc là đầu não, đưa ra chiến lược kinh doanh, mục tiêu doanh thu và kế hoạch phát triển dịch vụ. Đồng thời, họ quản lý chung toàn bộ hoạt động, phê duyệt chi phí, nhân sự cấp cao và theo dõi kết quả kinh doanh.

• Xây dựng chiến lược và mục tiêu: Dùng Lark Docs lập kế hoạch ngắn hạn – dài hạn. Ban Giám đốc có thể chỉnh sửa, thêm ý kiến, và lưu lại phiên bản thay đổi trong cùng một tài liệu.
• Phê duyệt tức thời: Thay vì ký tá thủ công, Ban Giám đốc phê duyệt trực tuyến các đề xuất đầu tư, chi phí thông qua form hoặc bảng công việc (Task) trên Lark, tiết kiệm thời gian xử lý.
• Giám sát toàn bộ quy trình: Thông qua Dashboard hoặc Báo cáo từ từng phòng ban, Ban Giám đốc nắm bắt nhanh tình hình, đưa ra quyết định kịp thời.

2. Phòng Kinh doanh (Sales / Client Service)

Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn gói dịch vụ cưới, chốt hợp đồng. Bên cạnh đó, họ theo dõi tiến độ thanh toán, chăm sóc khách hàng trước – sau sự kiện.

• Quản lý khách hàng (CRM): Lưu toàn bộ thông tin khách (yêu cầu, sở thích, ngân sách) trên Lark, tạo nhóm chat riêng để chăm sóc nhanh chóng.
• Tư vấn gói dịch vụ & chốt sale: Gửi báo giá, hình ảnh gói dịch vụ, showreel tiệc cưới mẫu trực tiếp qua Chat hoặc Drive; trao đổi với khách về thời gian, phong cách trang trí.
• Theo dõi thanh toán: Phối hợp với Phòng Tài chính thông qua Task và Calendar để nhắc lịch khách hàng đóng phí đợt, cập nhật trạng thái thanh toán trên nhóm chat chung.

3. Phòng Marketing

Phòng Marketing tập trung quảng bá hình ảnh công ty, chạy chiến dịch truyền thông (online, offline), tham gia hội chợ triển lãm cưới… Họ cũng xây dựng thương hiệu, sáng tạo nội dung, quản lý website, fanpage, kênh mạng xã hội để thu hút khách hàng.

• Lên kế hoạch truyền thông: Tạo Bảng Công Việc (Task) trên Lark để định rõ timeline chạy quảng cáo (Facebook Ads, Google Ads), thời gian đăng bài trên mạng xã hội, cập nhật thường xuyên với Ban Giám đốc.
• Trao đổi ý tưởng: Thông qua Nhóm Chat Marketing, các thành viên dễ dàng gửi hình ảnh, nội dung thiết kế (brochure, poster) để lấy ý kiến liên phòng ban.
• Quản lý fanpage, website: Lưu trữ nội dung bài viết (text, hình ảnh, video) ngay trên Drive. Người phụ trách chỉ cần tải và đăng bài, đảm bảo đồng bộ thông tin và hình ảnh thương hiệu.

4. Phòng Vận hành & Dịch vụ (Operations / Event Planning)

Phòng này đóng vai trò chủ chốt trong việc lập kế hoạch chi tiết cho lễ cưới, timeline chương trình, trang trí, âm thanh – ánh sáng, MC… Đồng thời, họ điều phối nhà cung cấp (caterer, nhiếp ảnh, makeup…) và sắp xếp nhân sự hỗ trợ trong ngày diễn ra sự kiện.

• Lập timeline chi tiết: Thay vì phải gửi file Excel qua lại, Phòng Vận hành có thể tạo Timeline ngay trên Lịch (Calendar) của Lark, chia nhỏ từng hạng mục: trang trí sảnh, chuẩn bị hoa, sắp xếp bàn ghế, chạy thử âm thanh…
• Điều phối nhà cung cấp: Thêm nhà cung cấp (nhà hàng, studio chụp ảnh, ban nhạc…) vào kênh Chat hoặc nhóm công việc. Trao đổi nhanh, chia sẻ file hợp đồng, hình ảnh minh họa dễ dàng.
• Kiểm soát chất lượng: Gửi ảnh hiện trường lên Nhóm Dự Án để Ban Giám đốc, Kinh doanh, Marketing cùng theo dõi, phản hồi tức thì trước ngày diễn ra tiệc.

5. Phòng Tài chính – Kế toán

Nhiệm vụ của Phòng Tài chính – Kế toán là theo dõi thu – chi, lập báo cáo tài chính, quản lý dòng tiền. Họ cũng chịu trách nhiệm thanh toán chi phí cho đối tác, nhân sự mùa vụ (MC, ban nhạc…), tính lương, thưởng cho nhân viên.

• Quản lý dòng tiền & báo cáo tài chính: Tích hợp bảng công việc (Task) hoặc Sheets trên Lark để cập nhật mọi giao dịch. Phòng Tài chính dễ dàng trích xuất dữ liệu, lập báo cáo tự động.
• Phê duyệt nhanh: Khi các khoản thanh toán đến hạn, Kế toán chỉ cần tạo yêu cầu (request) trên Lark để Ban Giám đốc duyệt. Quy trình duyệt online này hạn chế sai sót, mất mát giấy tờ.
• Phối hợp thanh toán: Kế toán theo dõi lịch thanh toán khách hàng do Phòng Kinh doanh chuyển, kiểm tra công nợ với nhà cung cấp do Phòng Vận hành báo cáo. Mọi phòng ban có thể theo dõi tình trạng trên cùng nền tảng.

6. Phòng Hành chính – Nhân sự (HR / Admin)

Phòng Hành chính – Nhân sự tập trung tuyển dụng, đào tạo nhân sự (từ nhân viên, event planner, thợ trang điểm, marketing…). Họ quản lý hợp đồng lao động, phúc lợi, chính sách nội bộ và văn thư.

• Tuyển dụng & Đào tạo: Đăng tin tuyển dụng, thu hồ sơ, phỏng vấn online qua Video Call ngay trên Lark. Sau đó, lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân sự trên Drive.
• Quản lý hợp đồng & phúc lợi: Thay vì lục tung hồ sơ giấy, HR phân loại hợp đồng nhân viên, chính sách BHXH, ngày phép trên Docs và Sheets, dễ tìm kiếm và chỉnh sửa.
• Văn thư & thông báo nội bộ: Bất kỳ thông tin mới (lịch họp toàn công ty, thay đổi quy chế, chính sách phúc lợi) đều được đăng trên Kênh Chat Nhân Sự để đảm bảo mọi người nắm bắt kịp thời.

Lợi Ích Khi Ứng Dụng Lark Vào Dịch Vụ Cưới Hỏi

1. Tối ưu quy trình: Tất cả phòng ban đều hoạt động trên cùng một nền tảng, giúp tiết kiệm thời gian trao đổi, rà soát.
2. Thông tin nhất quán: Mọi thay đổi về chi phí, timeline, trang trí… đều cập nhật tức thì, tránh sai lệch.
3. Nâng cao tính chuyên nghiệp: Mỗi khâu tổ chức sự kiện cưới đều có checklist rõ ràng, đảm bảo tiến độ; khách hàng hài lòng hơn nhờ phản hồi nhanh và chi tiết.
4. Bảo mật dữ liệu: Quyền truy cập tùy chỉnh theo cấp bậc, bộ phận. Tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo cáo tài chính được bảo vệ an toàn.

Kết Luận

Việc vận hành một công ty dịch vụ cưới hỏi đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ của nhiều phòng ban: từ Ban Giám đốc hoạch định chiến lược, Phòng Kinh doanh tìm kiếm khách và chăm sóc, Phòng Marketing xây dựng thương hiệu, Phòng Vận hành & Dịch vụ tổ chức sự kiện, Phòng Tài chính quản lý tiền tệ, đến Phòng Hành chính – Nhân sự phụ trách nhân lực. Tất cả đều có thể làm việc nhịp nhàng, xuyên suốt nhờ Lark (Larksuite) – nền tảng quản trị và cộng tác toàn diện.

Hãy để Lark đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trong hành trình mang đến những lễ cưới, sự kiện hoàn hảo. Từ việc quản lý công việc đa bộ phận đến tối ưu quy trình giao tiếp, Lark chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp dịch vụ cưới hỏi tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng và mang đến trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng.