Thách thức của doanh nghiệp Logistics và xu hướng cải tiến

1. Biến động thị trường và tốc độ giao hàng

Một trong những đặc trưng của lĩnh vực Logistics là sự biến động khó lường của thị trường. Giá xăng dầu, chi phí kho bãi, biến động tỷ giá, quy định hải quan… có thể khiến doanh nghiệp “đau đầu” khi phải liên tục điều chỉnh kế hoạch vận chuyển để đảm bảo tính kịp thời và hiệu quả về chi phí. Với mô hình Logistics quy mô nhỏ, ngân sách hạn chế buộc doanh nghiệp phải xoay sở linh hoạt, tối ưu mọi khâu của quy trình.

Ngoài ra, tốc độ giao hàng đã trở thành tiêu chí cạnh tranh quan trọng. Người dùng, đặc biệt ở mảng thương mại điện tử, ngày càng đòi hỏi thời gian giao nhanh nhất có thể. Nếu doanh nghiệp Logistics không có nền tảng quản lý dữ liệu, lộ trình vận chuyển chặt chẽ và khả năng phối hợp liên phòng ban hiệu quả, việc giao hàng đúng hẹn sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

2. Quản lý chuỗi cung ứng phức tạp

Không giống như các ngành chỉ vận hành nội bộ, lĩnh vực Logistics phải phối hợp với nhiều bên: nhà sản xuất, nhà bán lẻ, hãng vận tải, công ty bảo hiểm, cơ quan hải quan… Do đó, luồng thông tin, chứng từ (hóa đơn, hợp đồng, vận đơn…) có thể trở nên cồng kềnh, dễ sai sót và khó kiểm soát khi làm việc thủ công.

Việc kết nối và đồng bộ dữ liệu từ nhiều kênh khác nhau – chẳng hạn như email, tin nhắn, file đính kèm – khiến nhà quản trị khó có cái nhìn tổng quan về dòng chảy hàng hóa. Nếu chỉ dựa vào quy trình truyền thống, doanh nghiệp mất nhiều thời gian để rà soát, đối chiếu thông tin, gia tăng nguy cơ thất lạc giấy tờ hoặc chậm trễ trong việc phản hồi khách hàng.

3. Thiếu hụt nguồn nhân lực và chi phí vận hành

Với mô hình nhỏ, doanh nghiệp Logistics thường gặp khó khăn trong việc thu hút nhân tài, nhất là ở vị trí chuyên viên chuỗi cung ứng, quản trị kho bãi hay nhân viên làm thủ tục hải quan. Đội ngũ mỏng khiến khối lượng công việc dễ bị dồn ứ, không kịp xử lý khi lượng đơn hàng tăng đột biến. Ngoài ra, chi phí vận hành (thuê kho, mua xe, bảo dưỡng thiết bị, trả lương…) cũng là gánh nặng, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm cách tiết kiệm mọi nguồn lực có thể.

Chính vì vậy, tối ưu quy trình và áp dụng công nghệ số trở thành “chiếc phao cứu sinh” cho doanh nghiệp Logistics, đặc biệt là phân khúc quy mô nhỏ hoặc đang trong giai đoạn phát triển. Đây cũng là lúc chuyển đổi số trên Lark phát huy tác dụng, hỗ trợ mạnh mẽ trong quản lý thông tin, tương tác nội bộ và nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

Vì sao chuyển đổi số trên Lark phù hợp với lĩnh vực Logistics? 

1. Larksuite – Nền tảng đa tính năng và linh hoạt

Larksuite là một bộ công cụ cộng tác “all-in-one”, tích hợp nhiều tính năng cần thiết cho hoạt động kinh doanh hiện đại, từ chat nhóm, gọi video, lưu trữ file, cho đến quản lý nhiệm vụ và lịch làm việc. Trong lĩnh vực Logistics, doanh nghiệp có thể dễ dàng tổ chức thông tin, phân quyền truy cập, chia sẻ lịch trình vận chuyển hay cập nhật tình hình kho bãi theo thời gian thực.

• Chat và Hội họp trực tuyến: Giảm thiểu rủi ro thất lạc email, tăng tốc độ phản hồi giữa nhân viên kho, tài xế và bộ phận chăm sóc khách hàng.
• Quản lý tài liệu: Hợp đồng, hoá đơn, vận đơn, báo giá… đều được lưu trữ trên một nền tảng, dễ dàng tìm kiếm và phân quyền an toàn.
• Quản lý công việc: Tạo checklist những lô hàng cần xử lý, gán người phụ trách, đặt deadline… Mỗi thành viên sẽ nhận thông báo nhắc nhở và cập nhật tiến độ liên tục.

2. Khả năng tùy chỉnh và tích hợp

Không chỉ dừng lại ở tính năng cơ bản, Larksuite còn hỗ trợ doanh nghiệp Logistics tích hợp với các phần mềm chuyên sâu khác, chẳng hạn như hệ thống quản trị kho (WMS), quản trị quan hệ khách hàng (CRM) hoặc kế toán. Với cơ chế API mở, doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh, liên kết dữ liệu với Lark theo nhu cầu cụ thể, tạo nên “hệ sinh thái” số toàn diện, hạn chế việc chuyển đổi qua lại quá nhiều nền tảng.

• Đồng bộ thông tin vận chuyển: Kết nối dữ liệu đơn hàng, tình trạng container, lịch tàu hoặc chuyến bay để cập nhật kịp thời cho khách.
• Phân tích chi phí: Đồng bộ các chỉ số về phí vận tải, chi phí kho bãi, lương nhân công… Từ đó, Ban Giám đốc có thể xem báo cáo ngay trên Lark, phân tích và ra quyết định nhanh chóng.

3. Tiết kiệm thời gian và chi phí 

Khi đã thiết lập hệ thống chuyển đổi số trên Lark, doanh nghiệp Logistics không còn phải tốn nhiều thời gian xử lý email, họp hành trực tiếp hay nhập liệu thủ công. Nhờ vậy, đội ngũ được “giải phóng” khỏi những công việc nặng nề, lặp đi lặp lại, tập trung hơn vào sáng tạo và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

• Giảm chi phí văn phòng: Nhờ làm việc trực tuyến, doanh nghiệp có thể thu hẹp không gian thuê hoặc tối ưu hoá ca làm việc.
• Nâng cao hiệu suất giao hàng: Mọi cập nhật lộ trình hay thay đổi đơn hàng đều có thể trao đổi ngay trên Larksuite, giúp tài xế và nhân viên kho điều phối kịp thời, giảm thiểu lỗi phát sinh.

Lộ trình triển khai Lark cho doanh nghiệp Logistics

1. Chuẩn bị và Download Lark

Trước hết, doanh nghiệp cần định hình mục tiêu rõ ràng: muốn đạt được điều gì sau khi triển khai? Giảm tỷ lệ giao trễ, tối ưu chi phí hay cải thiện khả năng phối hợp giữa đội ngũ? Một khi đã xác định, hãy tiến hành các bước:

1. Truy cập website Larksuite hoặc kho ứng dụng di động để Download Lark.
2. Khởi tạo tài khoản cho doanh nghiệp, chọn mô hình tổ chức phù hợp với số lượng phòng ban (ví dụ: Vận tải, Kho, Hành chính – Nhân sự, Kế toán).
3. Mời thành viên: Gửi lời mời qua email hoặc link đăng ký, khuyến khích mọi người tham gia và cài đặt Lark trên điện thoại để nắm bắt thông tin linh hoạt.

2. Cấu trúc kênh thông tin và phòng ban

Sau khi mời đội ngũ tham gia, bước tiếp theo là thiết lập các kênh thông tin và nhóm chat theo logic công việc:

• Kênh “Quản lý kho”: Tập trung chia sẻ thông tin về hàng tồn, định mức, điều phối xuất – nhập.
• Kênh “Vận tải đường bộ / đường biển / đường hàng không”: Mỗi kênh phụ trách cập nhật lịch xuất phát, tình trạng giao hàng, giấy tờ cần thiết…
• Kênh “Phòng Kế toán”: Quản lý chi phí, hoá đơn và các chứng từ tài chính liên quan.

Điều này giúp từng bộ phận nắm rõ nhiệm vụ của mình, đồng thời vẫn có thể nhanh chóng kết nối với các bộ phận khác ngay khi cần.

3. Ứng dụng Lark Templates để chuẩn hoá quy trình

Để tăng tốc độ triển khai, doanh nghiệp Logistics nên tận dụng Lark Templates – các mẫu biểu mẫu, check-list, bảng theo dõi được thiết kế sẵn. Thay vì tự tạo mọi tài liệu từ đầu, bạn có thể:

• Chọn template phù hợp với lĩnh vực Logistics (ví dụ: mẫu kiểm tra hàng hóa, mẫu báo cáo tiến độ vận chuyển).
• Tùy chỉnh tiêu đề, trường thông tin, yêu cầu đính kèm file… sao cho sát với quy trình nội bộ.
• Phân quyền: Ai có thể xem, ai được sửa, ai duyệt…? Nhờ đó, mọi thao tác diễn ra “một chiều”, hạn chế sai sót hoặc trùng lặp dữ liệu.

Những Lark Templates này giúp chuẩn hoá hoạt động của doanh nghiệp, tránh hiện tượng “mỗi phòng ban làm một kiểu”. Về lâu dài, việc duy trì tính thống nhất này sẽ tạo nên thương hiệu Logistics chuyên nghiệp, tăng lòng tin từ phía đối tác và khách hàng.

Cách chuyển đổi số trên Lark thúc đẩy hiệu quả trong vận hành Logistics

1. Minh bạch hóa và theo dõi đơn hàng

Khi khách hàng đặt yêu cầu vận chuyển, bộ phận kinh doanh có thể nhập dữ liệu đơn hàng và liên kết với Larksuite để thông báo ngay cho bộ phận vận tải hoặc kho. Nhờ có cấu trúc kênh thông tin rõ ràng, mọi nhân viên liên quan sẽ nắm được:

• Thông tin hàng hóa (khối lượng, chủng loại, thời gian giao).
• Hình thức vận chuyển (đường bộ, đường thủy, đường hàng không).
• Lịch giao – nhận và người phụ trách.

Nếu có thay đổi đột xuất, nhân viên chỉ cần cập nhật trên kênh chat hoặc form trực tiếp. Hệ thống sẽ gửi thông báo đến tất cả bên liên quan, tránh tình trạng “người biết, người không”, gây chậm trễ.

2. Tối ưu quy trình hải quan và chứng từ

Trong lĩnh vực Logistics, đặc biệt với hàng xuất – nhập khẩu, thủ tục hải quan là một trong những khâu phức tạp. Việc chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, đúng form mẫu và kịp thời có thể quyết định tốc độ thông quan.

Với chuyển đổi số trên Lark:

• Lưu trữ tài liệu điện tử: Hóa đơn thương mại, chứng nhận xuất xứ, vận đơn (B/L), giấy tờ an toàn… tất cả được đặt chung trên “đám mây” của Larksuite.
• Phân cấp phê duyệt: Hệ thống cho phép thiết lập quy trình ký duyệt điện tử, rút ngắn đáng kể thời gian so với ký tay truyền thống, nhất là khi lãnh đạo công ty đang đi công tác hoặc ở xa.
• Nhắc việc tự động: Khi đến hạn nộp thuế hoặc cắt máng thời gian (cut-off time) với hãng tàu/ hãng bay, Lark sẽ gửi cảnh báo để người phụ trách xử lý gấp, hạn chế tối đa việc lỡ chuyến.

3. Quản lý dữ liệu và lập báo cáo phân tích 

Bên cạnh việc tổ chức công việc, Lark còn đóng vai trò kho dữ liệu “sống” cho doanh nghiệp. Tất cả thông tin đơn hàng, chi phí xăng dầu, thời gian giao nhận, danh sách khách hàng… được cập nhật liên tục, phục vụ nhu cầu phân tích:

• Theo dõi hiệu suất: Số chuyến bị trễ, nguyên nhân thường gặp (kẹt xe, lỗi kho bãi, hỏng hóc phương tiện…), tỷ lệ hoàn thành đúng hạn.
• Dự báo xu hướng: Dựa trên dữ liệu lịch sử, doanh nghiệp dự đoán mùa cao điểm, chuẩn bị thêm nguồn lực, kho bãi hoặc phương tiện.
• Đánh giá kết quả: Các phòng ban báo cáo trực tiếp trên Larksuite, giúp Ban Giám đốc có cái nhìn tổng quan, đưa ra điều chỉnh kịp thời.

Việc phân tích dữ liệu càng chính xác, doanh nghiệp càng có cơ hội tiết giảm chi phí vận hành, tăng năng suất, đồng thời nâng cao dịch vụ để thu hút thêm khách hàng.

Bảo mật và mở rộng mô hình kinh doanh cùng Larksuite

1. Bảo mật thông tin trong lĩnh vực Logistics

Thông tin về đối tác, giá cước, cấu hình phương tiện, cách tính phí… là những tài sản quý giá đối với một công ty Logistics. Vấn đề bảo mật dữ liệu cần được đặt lên hàng đầu để tránh rủi ro đánh cắp hoặc rò rỉ thông tin nhạy cảm.

• Mã hóa: Larksuite sử dụng mã hóa để truyền và lưu trữ dữ liệu, đảm bảo an toàn trước các nguy cơ tấn công mạng.
• Phân quyền rõ ràng: Chủ doanh nghiệp hoặc quản trị viên dễ dàng giới hạn quyền truy cập vào từng kênh, nhóm chat, tài liệu, tránh việc nhân sự không liên quan xem thông tin quan trọng.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Đối với hàng hóa quốc tế, việc tuân thủ các tiêu chuẩn như GDPR (châu Âu) hay các quy định của nước sở tại cũng là yếu tố then chốt để duy trì uy tín doanh nghiệp.

2. Mở rộng mô hình kinh doanh và tăng cường cạnh tranh

Khi đã quen thuộc với chuyển đổi số trên Lark, doanh nghiệp Logistics có thể tiếp tục khai thác lợi thế công nghệ để “vươn mình” ra thị trường lớn hơn, đa dạng hóa dịch vụ hoặc liên kết với đối tác chiến lược. Một số hướng phát triển tiềm năng gồm:

• Tối ưu “Last-mile delivery”: Kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ giao hàng chặng cuối, quản lý lộ trình, thời gian thực, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Cung cấp dịch vụ trọn gói: Thay vì chỉ vận chuyển thuần túy, doanh nghiệp có thể thêm khâu đóng gói, dán nhãn, lưu kho, tư vấn thông quan… để gia tăng giá trị gia tăng.
• Tiến ra thị trường quốc tế: Khi nội bộ vận hành hiệu quả, doanh nghiệp sẵn sàng kết nối với các hãng tàu, hãng bay và nhà vận tải quốc tế, mở rộng quy mô và tạo thương hiệu Logistics chuyên nghiệp.

Tổng kết và lời khuyên triển khai

Lĩnh vực Logistics đang đối diện với nhiều cơ hội và thách thức, nhất là đối với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, nguồn lực tài chính và nhân sự giới hạn. Thay vì duy trì mô hình hoạt động truyền thống, ứng dụng công nghệ và tiến hành chuyển đổi số trên Lark sẽ trở thành “bệ phóng” giúp tối ưu quy trình vận hành, giảm bớt áp lực về chi phí, thời gian và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Để đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp nên tuân theo một lộ trình cụ thể:

1. Xác định mục tiêu: Liệt kê các vấn đề “đau đầu” hiện tại (chậm giao hàng, thất thoát dữ liệu, khó khăn trong giao tiếp…) và đặt mục tiêu cải thiện.
2. Triển khai đồng bộ: Download Lark, xây dựng kênh giao tiếp nhóm, thiết kế sơ đồ phòng ban, phân quyền rõ ràng. Tận dụng Lark Templates để tạo sự nhất quán.
3. Thường xuyên cải tiến: Dựa vào phản hồi của khách hàng và nhân viên để điều chỉnh quy trình, chỉnh sửa template, bổ sung tính năng cần thiết.
4. Đo lường kết quả: Thực hiện báo cáo định kỳ ngay trên Larksuite, phân tích dữ liệu để đưa ra điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Khi quy trình được tối ưu hoá, doanh nghiệp sẽ cảm nhận rõ sự chuyển biến tích cực – khách hàng hài lòng hơn về dịch vụ, nhân viên làm việc có tổ chức, hiệu suất được cải thiện. Quan trọng hơn, việc “đi đầu” trong chuyển đổi số trên Lark sẽ giúp doanh nghiệp Logistics khẳng định vị thế, đón nhận thêm nhiều cơ hội hợp tác, phát triển lâu dài trong nền kinh tế số hóa.

Như vậy, lĩnh vực Logistics hoàn toàn có thể “lột xác” nhờ những bước triển khai Lark hợp lý, từ việc sắp xếp luồng thông tin nội bộ đến quản trị vận chuyển, kho bãi và thủ tục hải quan. Đây là hướng đi bền vững cho các đơn vị dịch vụ vận tải, cho phép họ khai thác tối đa tiềm năng thị trường, đồng thời mang đến chất lượng phục vụ vượt trội cho khách hàng.