Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành F&B, việc quản lý hiệu quả phòng hành chính nhân sự (Hành chính – Nhân sự) đóng vai trò then chốt trong việc gia tăng hiệu suất hoạt động và giảm thiểu chi phí. Để đáp ứng nhu cầu này, nền tảng Lark – còn được biết đến là Larksuite, đang trở thành giải pháp công nghệ toàn diện, giúp các doanh nghiệp F&B tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự. Thông qua việc triển khai Lark, đặc biệt là sử dụng Lark Base, phòng hành chính nhân sự có thể tận dụng các tính năng linh hoạt và tự động hoá, cải thiện chất lượng và độ chính xác trong quản lý nhân sự, chấm công, và tính lương.

Dưới đây, chúng ta sẽ phân tích về chuyển đổi số trên Lark trong lĩnh vực quản lý hành chính nhân sự, cũng như các lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp F&B nhận được sau quá trình chuyển đổi số phòng hành chính nhân sự. Qua đó, doanh nghiệp không chỉ nhanh chóng thích nghi với những biến động trong thị trường mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh nhờ quy trình quản lý tinh gọn và minh bạch hơn.

Chuyển đổi số trong quản lý hành chính nhân sự là như thế nào?

Chuyển đổi số phòng hành chính nhân sự trong doanh nghiệp F&B có nghĩa là áp dụng các công nghệ số nhằm thay đổi từ cách thức quản lý, lưu trữ hồ sơ, thông tin nhân sự cho đến cách tương tác nội bộ giữa phòng ban. Thông qua triển khai Lark và sử dụng Larksuite, doanh nghiệp có thể:

• Số hóa toàn bộ dữ liệu hồ sơ nhân sự: Hồ sơ nhân viên, hợp đồng, bảng lương, lịch sử đào tạo đều được lưu trữ một cách có tổ chức trên nền tảng số. Điều này không chỉ giảm thiểu giấy tờ, không gian lưu trữ mà còn giúp tìm kiếm, trích xuất thông tin nhanh chóng.
• Tự động hoá quy trình chấm công và tính lương: Nhờ các tính năng chấm công tự động trên Lark và chuyển đổi số chấm công tính lương, việc ghi nhận giờ làm việc, tính lương thưởng, và theo dõi phúc lợi trở nên chính xác, minh bạch. Nhân sự và quản lý dễ dàng truy cập dữ liệu theo thời gian thực mà không mất nhiều công sức tổng hợp thủ công.
• Thúc đẩy tính linh hoạt trong quản lý nhân sự: Với Lark Base, phòng hành chính nhân sự có thể dễ dàng thiết lập và quản trị thông tin theo phân quyền, đảm bảo dữ liệu nhân sự được bảo mật, đồng thời hỗ trợ giám sát, phê duyệt và điều chỉnh quy trình tuyển dụng, đào tạo hoặc lên lịch làm việc một cách hiệu quả.
• Kết nối chặt chẽ giữa các phòng ban: Khi chuyển đổi số trên Lark, các phòng ban trong doanh nghiệp F&B sẽ có thể tương tác, trao đổi thông tin nhanh chóng, hạn chế sai sót do thông tin đứt quãng. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành F&B, nơi tốc độ phục vụ và tính chính xác trong công việc là yếu tố sống còn.
• Minh bạch hóa dữ liệu: Chuyển đổi số hành chính nhân sự trên Lark giúp tạo ra sự minh bạch trong việc quản lý giờ làm, nghỉ phép, tăng ca và tính lương. Việc này không chỉ giúp tăng tính công bằng, tạo sự tin tưởng giữa nhân viên và doanh nghiệp, mà còn giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu thực tế.

Nhìn chung, chuyển đổi số phòng hành chính nhân sự thông qua triển khai Lark không chỉ dừng lại ở việc sử dụng một công cụ công nghệ mới, mà còn tạo ra một nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp F&B vận hành trơn tru hơn, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu rủi ro do sai sót thủ công.

Lợi ích sau khi chuyển đổi số phòng hành chính nhân sự trên Lark

Khi doanh nghiệp F&B tiến hành triển khai Lark để chuyển đổi số hành chính nhân sự, các lợi ích thu được không chỉ giới hạn trong nội bộ phòng Hành chính – Nhân sự, mà còn tác động tích cực đến toàn bộ hoạt động kinh doanh. Từ việc quản lý nhân sự, chấm công đến tương tác nội bộ, mọi quy trình đều trở nên tối ưu, hiệu quả và đáng tin cậy hơn.

1. Đồng bộ thông tin của tất cả nhân sự ở các chi nhánh vào cùng một hệ thống, thuận tiện cho việc quản lý chấm công, tính lương.

   Với chuyển đổi số phòng hành chính nhân sự, dữ liệu nhân sự trên mọi chi nhánh, cửa hàng F&B sẽ được tập hợp, lưu trữ và đồng bộ hóa trên cùng một nền tảng Lark Base. Nhờ vậy, phòng Hành chính – Nhân sự có thể theo dõi lịch sử làm việc, giờ công, nghỉ phép và chế độ phúc lợi của nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Không còn cảnh quản lý thủ công trên nhiều bảng tính, việc chấm công tự động trên Lark cho phép tự động ghi nhận giờ làm, làm thêm, ca kíp, giảm thiểu sai sót do lỗi nhập liệu và tiết kiệm thời gian.

   Khi mọi dữ liệu được tích hợp tập trung, chuyển đổi số chấm công tính lương trở nên dễ dàng. Không cần đối chiếu chéo giữa nhiều file khác nhau, hệ thống tự động tổng hợp và tính lương dựa trên thông tin đáng tin cậy, minh bạch. Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường F&B, nơi có nhiều nhân sự bán thời gian, làm xoay ca linh hoạt.

   

2. Thiết lập các tính năng giao tiếp nội bộ riêng cho từng phòng ban.

   Lark và Larksuite mang đến khả năng tạo ra các kênh giao tiếp nội bộ chuyên biệt, phục vụ cho từng phòng ban. Trong doanh nghiệp F&B, việc phân chia kênh trao đổi giữa bếp, phục vụ, marketing, hay quản lý chất lượng là vô cùng quan trọng. Nhờ triển khai Lark, phòng Hành chính – Nhân sự có thể thiết lập cơ chế thông tin nội bộ riêng, phù hợp với từng bộ phận, đảm bảo mọi người có thể liên lạc nhanh, báo cáo tình hình, cập nhật tin tức hoặc thông báo chính sách nhân sự kịp thời.

   Qua đó, doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ thông tin bị truyền sai, mất thời gian do vòng lặp trao đổi không cần thiết. Hơn nữa, việc có một kênh giao tiếp riêng giúp phòng Hành chính – Nhân sự dễ dàng truyền đạt quy định, chính sách, thông tin đào tạo mới đến đúng người, đúng thời điểm, nâng cao chất lượng tương tác và gắn kết nội bộ.

   

3. Thiết lập chấm công cho nhân viên part-time và phân quyền cho giám sát vào hệ thống để quản lý. Đặc biệt là giám sát chỉ có thể thấy những dữ liệu liên quan đến công việc của mình.

   

   Ngành F&B thường xuyên sử dụng nhân viên bán thời gian (part-time) để linh hoạt trong lịch làm việc. Nhờ chuyển đổi số hành chính nhân sự và triển khai Lark, việc thiết lập chấm công cho nhân viên part-time trở nên đơn giản hơn. Hệ thống chấm công tự động trên Lark cho phép ghi nhận thời gian bắt đầu, kết thúc ca làm, tổng số giờ làm, đồng thời hỗ trợ tính lương tự động, giúp giảm thiểu công việc tổng hợp thủ công.

   Không chỉ vậy, Lark Base còn cung cấp khả năng phân quyền chi tiết, cho phép giám sát (supervisor) chỉ truy cập được dữ liệu liên quan đến nhóm nhân viên mà họ quản lý. Điều này đảm bảo tính bảo mật thông tin, đồng thời giúp giám sát viên dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc, xác nhận giờ công, nghỉ phép, mà không cần thông qua nhiều tầng lớp quản lý. Tính năng này góp phần nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm, tạo ra môi trường làm việc công bằng và hiệu quả hơn.

Chuyển đổi số trên Lark – Chìa khóa nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự trong ngành F&B

Việc chuyển đổi số hành chính nhân sự không chỉ dừng lại ở ứng dụng công nghệ mới, mà còn là quá trình tái cấu trúc cách thức hoạt động, từ đó tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, dễ kiểm soát và tối ưu chi phí. Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành F&B, nhu cầu tăng cao về tốc độ phục vụ, đa dạng hóa sản phẩm, cùng sự linh hoạt trong quản lý nhân sự, đòi hỏi doanh nghiệp phải có một giải pháp công nghệ toàn diện.

Lark và Larksuite đáp ứng yêu cầu này bằng cách cung cấp các tính năng đa dạng, từ quản lý dữ liệu nhân sự, phân quyền truy cập, chấm công, tính lương đến trao đổi nội bộ. Các tính năng tự động hoá, đặc biệt là chấm công tự động trên Lark và chuyển đổi số chấm công tính lương, giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công, nâng cao độ chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí. Nhờ đó, doanh nghiệp F&B có thể tập trung hơn vào chất lượng sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.

Tận dụng Lark Base để tùy chỉnh quy trình quản lý nhân sự

Lark Base là một trong những thành phần quan trọng trong hệ sinh thái Larksuite, cho phép doanh nghiệp linh hoạt xây dựng, tùy chỉnh các bảng dữ liệu, quy trình làm việc, báo cáo và thống kê theo nhu cầu riêng. Thông qua triển khai Lark, phòng Hành chính – Nhân sự trong doanh nghiệp F&B có thể:

• Tạo quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự phù hợp với mô hình kinh doanh.
• Lưu trữ hồ sơ nhân viên, hợp đồng, giấy tờ, chứng từ nhân sự tại một nơi duy nhất, giảm thiểu sai sót, mất mát dữ liệu.
• Tích hợp với các ứng dụng, công cụ khác để mở rộng chức năng, chẳng hạn như công cụ quản lý lịch làm việc, xếp ca cho nhân viên part-time, tích hợp máy chấm công vật lý với hệ thống Lark.
• Thiết lập báo cáo chi tiết, trực quan, dễ theo dõi, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

Với Lark Base, quá trình chuyển đổi số phòng hành chính nhân sự trở nên dễ dàng, không còn gò bó vào những khuôn mẫu cứng nhắc. Doanh nghiệp có thể linh hoạt tối ưu từng khía cạnh nhân sự, đảm bảo hiệu quả dài hạn.

Nâng cao tính bảo mật và độ tin cậy của dữ liệu nhân sự

Trong bối cảnh chuyển đổi số phòng nhân sự, vấn đề bảo mật thông tin trở nên vô cùng quan trọng. Dữ liệu nhân sự bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, tiền lương, phúc lợi... là những dữ liệu nhạy cảm. Triển khai Lark giúp doanh nghiệp F&B xây dựng môi trường làm việc số an toàn, với các cơ chế mã hóa, phân quyền nghiêm ngặt.

Nhờ vậy, chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu liên quan. Đồng thời, hệ thống sẽ ghi nhận lại lịch sử truy cập, thay đổi dữ liệu, giúp dễ dàng kiểm soát và truy vết khi cần thiết. Điều này tăng cường sự tin cậy giữa nhân viên và doanh nghiệp, giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin, nâng cao uy tín của bộ phận hành chính – nhân sự.

Tối ưu chi phí và nguồn lực trong quản lý nhân sự

Chuyển đổi số hành chính nhân sự không chỉ mang ý nghĩa về hiệu suất, mà còn giúp doanh nghiệp F&B tối ưu chi phí nhân công và nguồn lực. Khi quy trình chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ nhân sự được tự động hoá và tinh gọn, phòng Hành chính – Nhân sự giảm bớt khối lượng công việc thủ công, từ đó tập trung vào các hoạt động giá trị cao hơn như xây dựng chiến lược nhân sự, phát triển nhân lực, nâng cao chất lượng dịch vụ.

Mặt khác, việc chuyển đổi số trên Lark cho phép doanh nghiệp quy chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, tránh việc phải xử lý lại dữ liệu, tiết kiệm thời gian và chi phí do lỗi quản lý. Kết quả là doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả hơn, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường F&B đầy biến động.

Kết luận

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số ngành F&B, việc tối ưu hóa quản lý hành chính nhân sự trở thành nhu cầu tất yếu. Triển khai Lark, sử dụng Larksuite và Lark Base, doanh nghiệp F&B có thể nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự, giảm thiểu sai sót, minh bạch hóa quy trình chấm công – tính lương, và cải thiện tương tác nội bộ.

Nhờ chuyển đổi số hành chính nhân sự, phòng Hành chính – Nhân sự trong doanh nghiệp F&B không chỉ dễ dàng quản lý thông tin nhân sự, phân quyền truy cập, chấm công tự động mà còn phát huy tối đa vai trò chiến lược, góp phần giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh với thị trường, đảm bảo chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh bền vững.