Quản lý công nợ phải thu của khách hàng theo cá nhân và nhóm

Một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý công nợ là tổng hợp, theo dõi và phân loại thông tin khách hàng. Đối với doanh nghiệp kế toán, việc phải xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hóa đơn và chứng từ liên quan đến nhiều khách hàng khác nhau không hề đơn giản. Quá trình này dễ xảy ra sai sót nếu dựa vào công cụ thủ công như Excel hay email.

Nhờ quản lý công nợ trên Lark, doanh nghiệp kế toán có thể:

• Phân loại công nợ theo cá nhân, nhóm khách hàng: Thay vì phải dò tìm thông tin từ nhiều nguồn, dữ liệu về công nợ của từng khách hàng được lưu trữ tập trung trên Larksuite. Nhờ đó, nhân viên kế toán dễ dàng tra cứu tình trạng nợ, số tiền còn phải thu, kỳ hạn thanh toán, và phân loại theo từng dự án, từng nhóm khách hàng.
• Tích hợp đa chiều: Việc triển khai Lark cho phép đồng bộ dữ liệu từ các hệ thống kế toán, CRM, ERP khác. Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
• Giao diện thân thiện: Chỉ cần Download Lark, các nhân viên kế toán có thể nhanh chóng làm quen với giao diện, xem danh sách khách hàng, số nợ phải thu, hạn thanh toán. Điều này giúp quá trình quản lý công nợ trở nên trực quan, tiết kiệm thời gian và công sức.

Nhờ khả năng phân loại linh hoạt, việc chuyển đổi số trên Lark giúp doanh nghiệp kế toán nắm bắt tình hình tài chính, dễ dàng lập kế hoạch thu hồi nợ, tránh tình trạng nợ khó đòi do thiếu theo dõi chặt chẽ.

Tổng kết nợ cũ và nhắc hẹn phải thu khi đến kỳ thanh toán

Một vấn đề thường gặp trong quản lý công nợ là thiếu hụt thông tin về nợ cũ, nợ quá hạn, dẫn đến khó khăn khi nhắc nhở khách hàng thanh toán. Nếu phải kiểm tra thủ công, nhân viên kế toán dễ bỏ sót, nhầm lẫn, gây mất uy tín với khách hàng và ảnh hưởng đến dòng tiền doanh nghiệp.

Với chuyển đổi số công ty kế toán trên Lark, việc tổng kết nợ cũ, nhắc hẹn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết:

• Tự động tổng kết nợ cũ: Hệ thống trên Larksuite có thể tự động gửi báo cáo tổng kết nợ cũ định kỳ, giúp kế toán viên luôn nắm rõ tình trạng nợ. Khi có khách hàng sắp đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn, hệ thống lập tức gửi thông báo, giúp nhân viên chủ động liên hệ đòi nợ, tránh tình trạng để nợ chồng chất.
• Nhắc hẹn phải thu: Không cần phải tạo ghi chú thủ công, đặt nhắc việc trong email. Quản lý công nợ trên Lark cho phép cài đặt lịch nhắc tự động. Khi đến kỳ thanh toán, Lark gửi thông báo đến người phụ trách, đảm bảo không ai bỏ lỡ thời điểm quan trọng.
• Linh hoạt trong giao tiếp: Việc tích hợp chat nội bộ giúp phòng kế toán trao đổi nhanh chóng, phân công nhiệm vụ, theo dõi kết quả thu hồi nợ mà không cần chuyển qua nhiều ứng dụng khác.

Nhờ sự hỗ trợ của triển khai Lark, quy trình quản lý nợ trở nên chủ động, hiệu quả hơn, giảm thiểu nguy cơ mất mát dòng tiền do nợ quá hạn.

Báo cáo và phân tích công nợ thông qua biểu đồ theo thời gian thực

Để ra quyết định chiến lược, doanh nghiệp kế toán không chỉ cần biết số nợ mà còn phải hiểu rõ xu hướng, biến động, phân tích dự báo. Tuy nhiên, khi làm báo cáo thủ công, việc trích xuất dữ liệu và tạo biểu đồ có thể tốn nhiều thời gian, nguy cơ sai sót cao.

Chuyển đổi số trên Lark mang lại khả năng báo cáo và phân tích công nợ thời gian thực:

• Biểu đồ trực quan: Dữ liệu công nợ được hiển thị dưới dạng biểu đồ, bảng so sánh, biểu đồ xu hướng. CEO, CFO hay quản lý phòng kế toán chỉ cần mở Larksuite để xem tổng quan công nợ, phân tích theo kỳ, xem mức độ biến động, tỷ lệ thanh toán đúng hạn.
• Phân tích sâu: Không chỉ dừng lại ở số liệu thô, hệ thống cho phép lọc dữ liệu theo khách hàng, dự án, thời gian, nhóm nợ. Nhờ đó, doanh nghiệp kế toán có thể tìm ra nguyên nhân chậm thanh toán, xác định khách hàng có rủi ro cao, điều chỉnh chính sách tín dụng, thương lượng điều kiện thanh toán hợp lý.
• Cập nhật thời gian thực: Khi triển khai Lark, dữ liệu công nợ được cập nhật liên tục. Mọi giao dịch mới, thanh toán mới, đều thể hiện ngay trên biểu đồ. Không cần chờ đến cuối tháng, cuối quý mới có báo cáo. Điều này giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn, điều chỉnh chiến lược kịp thời, tránh rơi vào tình trạng xấu về dòng tiền.

Khả năng báo cáo và phân tích công nợ theo thời gian thực là lợi thế cạnh tranh quan trọng, giúp doanh nghiệp kế toán không ngừng tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất, dự báo rủi ro và tìm cơ hội tăng trưởng.

Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý cho doanh nghiệp

Thời gian và chi phí luôn là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình quản lý công nợ thủ công đòi hỏi nhiều nhân sự, nhiều công đoạn, dễ xảy ra sai sót dẫn đến tăng chi phí vận hành.

Bằng cách quản lý công nợ trên Lark, doanh nghiệp kế toán có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí:

• Giảm bớt khối lượng công việc thủ công: Thay vì dò tìm thông tin trên email, Excel, giấy tờ, mọi dữ liệu công nợ được tập trung trên Larksuite. Nhân viên kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu, đối soát, tìm kiếm thông tin.
• Tự động hóa quy trình: Nhờ chuyển đổi số công ty kế toán trên Lark, các công việc lặp đi lặp lại như nhắc nợ, tổng kết nợ cũ, tạo báo cáo, được tự động hóa. Điều này giúp giảm tải cho nhân sự, tối ưu hóa nguồn lực.
• Cải thiện độ chính xác: Sai sót trong quản lý công nợ có thể gây hậu quả nghiêm trọng, làm mất lòng tin của khách hàng, đối tác. Với hệ thống tự động, minh bạch, doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót, giảm chi phí khắc phục sự cố.
• Tăng tốc độ ra quyết định: Thông tin công nợ luôn sẵn sàng, được phân tích và hiển thị rõ ràng. CEO, CFO hay quản lý phòng kế toán có thể nhanh chóng đưa ra quyết định, thương lượng điều khoản thanh toán, hay áp dụng chiến lược thu hồi nợ kịp thời, gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Nhờ triển khai Lark, doanh nghiệp kế toán có thể hoạt động với hiệu suất cao, giảm chi phí, đồng thời giữ vững tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý công nợ.

Hướng dẫn nhanh để áp dụng Lark vào quản lý công nợ

• Download Lark: Đầu tiên, doanh nghiệp cần tải và cài đặt ứng dụng Lark trên các thiết bị nhân sự, đảm bảo mọi người có thể truy cập từ bất cứ đâu.
• Triển khai Lark: Tiến hành cấu hình hệ thống, nhập dữ liệu công nợ ban đầu, tích hợp với phần mềm kế toán, CRM, ERP sẵn có.
• Đào tạo và hướng dẫn: Tổ chức buổi đào tạo nội bộ, giúp nhân viên kế toán, quản lý, CEO hiểu cách sử dụng Larksuite, tra cứu dữ liệu, tạo báo cáo, đặt lịch nhắc nợ.
• Tùy chỉnh quy trình: Thiết lập các quy tắc phê duyệt, phân quyền truy cập dữ liệu, đặt ngưỡng cảnh báo nợ, tùy chỉnh biểu đồ phân tích. Mỗi công ty kế toán có đặc thù riêng, do đó có thể điều chỉnh theo nhu cầu.
• Theo dõi và cải thiện: Sau khi áp dụng, lắng nghe phản hồi từ nhân viên, phân tích hiệu quả, cải thiện giao diện, tích hợp thêm tính năng nếu cần. Chuyển đổi số trên Lark là quá trình liên tục, linh hoạt và cập nhật.

Kết luận

Trong thời kỳ cạnh tranh khốc liệt và môi trường kinh doanh liên tục biến đổi, khả năng quản lý công nợ trên Lark đem đến giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp kế toán. Từ việc quản lý công nợ phải thu theo cá nhân và nhóm, tổng kết nợ cũ, nhắc hẹn phải thu, đến báo cáo, phân tích công nợ theo thời gian thực, tất cả đều trở nên dễ dàng, minh bạch, hiệu quả.

Chuyển đổi số công ty kế toán trên Lark không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu suất, mà còn cung cấp dữ liệu chính xác, hỗ trợ ra quyết định chiến lược, cải thiện quan hệ với khách hàng. Khi đã Download Lark và triển khai Lark, doanh nghiệp kế toán có thể tự tin bước vào kỷ nguyên số hóa, tối ưu hóa quy trình, nâng cao tính cạnh tranh, và đảm bảo tương lai bền vững.