Trong ngành F&B (Food & Beverage), việc quản lý nhân sự không đơn thuần chỉ dừng lại ở công tác chấm công, tính lương, hay phân bổ ca làm việc. Một vấn đề tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiêu tốn không ít thời gian và nguồn lực chính là quản lý suất ăn cho nhân sự trong từng ca làm. Với số lượng nhân sự đông đảo, đặc biệt ở các chuỗi nhà hàng, khách sạn hay đơn vị dịch vụ ăn uống, việc thống kê, quản lý, phân bổ suất cơm ca sao cho hợp lý, minh bạch, tiết kiệm chi phí và thời gian là điều vô cùng cần thiết.

Nhờ xu hướng chuyển đổi số F&B, doanh nghiệp trong lĩnh vực này đang từng bước tối ưu hóa quy trình vận hành bằng cách áp dụng công nghệ. Đây cũng là lúc chuyển đổi số trên Lark trở thành giải pháp toàn diện. Nền tảng Lark (hay Larksuite) không chỉ đóng vai trò là công cụ giao tiếp, lưu trữ tài liệu, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, quản lý biểu mẫu, tự động hóa quy trình, giảm thiểu thao tác thủ công. Đặc biệt, việc triển khai Lark trong việc quản lý cơm ca giúp nhân sự đăng ký suất ăn nhanh chóng, bộ phận quản lý nắm bắt thông tin tức thì, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc hành chính khi tính lương, phân bổ chi phí.

Để bắt đầu, doanh nghiệp chỉ cần Download Lark, làm quen với giao diện và tích hợp các tính năng quản lý biểu mẫu. Từ đó, xây dựng cách đăng ký quản lý cơm ca trên Lark trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn bao giờ hết.

Nhân sự đăng ký cơm ca qua biểu mẫu được thiết lập trên Lark

Hệ thống sẽ tự động thống kê và gửi báo cáo đến bộ phận quản lý về tổng số suất ăn theo tuần.

Đối với các doanh nghiệp F&B có quy mô lớn, nhân sự làm việc theo ca, nhiều ca trong ngày, việc thống kê số lượng suất ăn trở thành nhiệm vụ khá phức tạp. Nếu trước kia, nhân sự phải đăng ký qua giấy tờ, email, bảng tính Excel, thì nay, chuyển đổi số trên Lark đem đến một quy trình tinh gọn, minh bạch, và hiệu quả hơn.

Khi triển khai Lark, doanh nghiệp có thể thiết lập một biểu mẫu trực tuyến ngay trên Larksuite để nhân sự đăng ký cơm ca. Biểu mẫu này có thể bao gồm: tên nhân viên, ca làm việc, số lượng suất ăn yêu cầu, thời điểm nhận suất ăn. Nhân sự chỉ cần vài giây điền thông tin, không còn mất thời gian tìm kiếm, hỏi quản lý, hoặc gửi email chờ phản hồi.

Kết quả sau khi nhân sự hoàn tất biểu mẫu sẽ được Lark tự động ghi nhận và tổng hợp. Mỗi tuần, hệ thống sẽ tạo báo cáo, gửi đến bộ phận quản lý để họ nắm rõ tổng số suất ăn cần chuẩn bị. Nhờ đó, doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tránh lãng phí suất ăn do đặt thừa, đồng thời cũng không rơi vào tình trạng thiếu suất ăn gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên.

Tối ưu hóa quy trình đặt và phê duyệt suất ăn

Quy trình đặt cơm ca trở nên chuyên nghiệp, minh bạch hơn. Thay vì kiểm tra email, đối chiếu số liệu từ nhiều nguồn, bộ phận quản lý chỉ cần truy cập vào Larksuite, xem báo cáo tự động cập nhật. Dữ liệu tập trung một nơi, giúp việc ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Nhờ biểu mẫu trên Lark, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

Hơn nữa, khi đã quen thuộc với nền tảng này, doanh nghiệp có thể tùy biến biểu mẫu, thêm hoặc bớt trường thông tin, thay đổi định dạng báo cáo, hoặc điều chỉnh chu kỳ xuất báo cáo theo nhu cầu. Điều này mang lại sự linh hoạt, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau trong ngành F&B.

Nhờ tính năng thống kê tự động trên Lark, bộ phận nhân sự giảm bớt khối lượng công việc khi tính lương cho nhân sự

Không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ đặt cơm ca, chuyển đổi số trên Lark còn đem đến giải pháp giảm tải cho bộ phận nhân sự trong quá trình tính lương. Thông thường, để tính lương cho nhân viên, phòng nhân sự phải đối chiếu nhiều thông tin: số giờ làm, số ca, phụ cấp, và đặc biệt là chi phí liên quan đến suất ăn trong ca làm. Việc thống kê thủ công mất nhiều thời gian, dễ gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến độ chính xác của bảng lương cuối cùng.

Khi triển khai Lark, dữ liệu về số suất ăn được đăng ký và sử dụng được hệ thống tự động lưu trữ, thống kê. Điều này giúp phòng nhân sự có sẵn dữ liệu để tính toán chi phí liên quan đến suất ăn. Thay vì phải dò tìm email, so sánh bảng tính, họ chỉ cần truy cập vào nền tảng Larksuite, xem báo cáo tổng hợp tự động, từ đó tính toán phần phụ cấp ăn ca nhanh chóng.

Giảm bớt khối lượng công việc cho phòng nhân sự

Khối lượng công việc trong phòng nhân sự luôn lớn, từ tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương, đến giải đáp thắc mắc của nhân viên. Bằng cách Download Lark và ứng dụng vào quy trình quản lý cơm ca, bộ phận nhân sự đã loại bỏ một phần gánh nặng. Mọi dữ liệu liên quan đến cơm ca được thống kê tự động, chính xác, giảm thiểu sai sót do con người. Nhờ đó, nhân sự dành nhiều thời gian hơn cho hoạt động chiến lược: nâng cao chất lượng đào tạo, cải thiện chính sách phúc lợi, xây dựng môi trường làm việc tích cực.

Lợi ích lâu dài của việc chuyển đổi số F&B trong quản lý cơm ca trên Lark

Việc áp dụng cách đăng ký quản lý cơm ca trên Lark không chỉ đơn thuần là thay thế một công cụ quản lý, mà còn tạo ra thay đổi đáng kể trong văn hóa làm việc và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

• Tăng tính minh bạch, hạn chế gian lận: Khi mọi hoạt động đăng ký cơm ca, thống kê, báo cáo diễn ra trên Larksuite, nguy cơ gian lận, khai báo không chính xác giảm đáng kể. Hệ thống lưu lại lịch sử đăng ký, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cứu khi cần.
• Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Thay vì phải hỏi ý kiến quản lý, chờ phê duyệt hay gửi email xác nhận, nhân sự chỉ cần vài giây truy cập ứng dụng, đăng ký suất ăn. Quy trình nhanh gọn này không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn tạo trải nghiệm làm việc thoải mái, tích cực.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Quản lý cơm ca bằng phương pháp truyền thống gây lãng phí thời gian, nguồn lực. Nhờ chuyển đổi số trên Lark, doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm khối lượng công việc thủ công, hạn chế sai sót. Tất cả những yếu tố này dẫn đến chi phí vận hành giảm, nâng cao biên lợi nhuận.
• Kết nối với các tính năng khác trên Lark: Hệ sinh thái Lark cung cấp nhiều tính năng từ chat, gọi video, lưu trữ tài liệu, biểu mẫu, lịch làm việc đến quản lý dự án. Khi doanh nghiệp đã quen với triển khai Lark, việc tích hợp quản lý cơm ca với các quy trình khác (chấm công, phân ca làm, quản lý nhân sự) trở nên dễ dàng. Từ đó, hình thành một hệ sinh thái làm việc hiện đại, hiệu quả, nhất quán.

Định hướng lâu dài cho chuyển đổi số F&B

Xu hướng chuyển đổi số F&B không chỉ dừng lại ở các khâu bán hàng, marketing, logistics, mà còn lan sang những hoạt động nội bộ, trong đó có quản lý suất ăn ca làm. Đây là tín hiệu cho thấy doanh nghiệp dần coi trọng trải nghiệm nhân viên và hiệu quả vận hành từ bên trong. Một doanh nghiệp có nội bộ vận hành trơn tru, minh bạch sẽ dễ dàng nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút và giữ chân nhân tài, đáp ứng linh hoạt với biến động thị trường.

Khi áp dụng cách đăng ký quản lý cơm ca trên Lark, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng phạm vi ứng dụng. Chẳng hạn, có thể tích hợp quản lý suất ăn với chính sách đãi ngộ, bổ sung phụ cấp ăn ca vào hệ thống tính lương tự động. Hoặc, thông qua dữ liệu thu thập từ nhu cầu ăn uống, doanh nghiệp phân tích xu hướng, khẩu vị, đề xuất giải pháp cải thiện chất lượng suất ăn, đa dạng món, nâng cao sức khỏe và hài lòng của nhân viên.

Hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn nhân sự trên Larksuite

Để việc triển khai Lark trong quản lý cơm ca đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp nên tổ chức hướng dẫn, đào tạo nhân viên cách sử dụng biểu mẫu, truy cập báo cáo. Nhờ giao diện thân thiện của Larksuite, nhân viên có thể nhanh chóng làm quen, không gặp khó khăn trong thao tác.

Phòng nhân sự hoặc quản lý có thể tạo các tài liệu hướng dẫn (văn bản, video), tổ chức buổi đào tạo trực tuyến ngay trên Lark, cho phép nhân viên đặt câu hỏi, tương tác trực tiếp. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp xây dựng văn hóa số hóa, khuyến khích nhân viên sử dụng công nghệ trong công việc hàng ngày.

Bảo mật và an toàn dữ liệu trên Lark

Vấn đề bảo mật thông tin là một mối quan tâm hàng đầu khi áp dụng công nghệ mới. Với chuyển đổi số trên Lark, doanh nghiệp có thể yên tâm vì dữ liệu được mã hóa, phân quyền truy cập chặt chẽ. Thông tin về đăng ký suất ăn, báo cáo, dữ liệu nhân sự đều được bảo vệ, chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập.

Nhờ đó, doanh nghiệp duy trì sự tin tưởng của nhân viên, hạn chế rò rỉ dữ liệu nội bộ, giúp việc quản lý trở nên an toàn và hiệu quả.

Tương lai của quản lý nhân sự trong F&B

Quá trình chuyển đổi số F&B đang diễn ra mạnh mẽ, đòi hỏi doanh nghiệp liên tục cập nhật, đổi mới mô hình vận hành. Việc áp dụng cách đăng ký quản lý cơm ca trên Lark chỉ là một ví dụ minh chứng cho việc số hóa các quy trình nội bộ.

Trong tương lai, có thể doanh nghiệp sẽ mở rộng ứng dụng Lark để tự động hóa toàn bộ quy trình nhân sự: từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, chấm công đến tính lương, phúc lợi. Một khi dữ liệu tập trung, quy trình tự động, doanh nghiệp có thể phân tích chuyên sâu, đưa ra quyết định chiến lược, nâng cao trải nghiệm nhân viên, thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Bước đầu tiếp cận và triển khai Lark

Để bắt đầu, doanh nghiệp nên Download Lark, thiết lập tài khoản, mời nhân viên tham gia. Từ đó, tạo biểu mẫu đăng ký cơm ca, thiết lập chế độ báo cáo tự động, tích hợp với quy trình tính lương. Thời gian đầu, phòng nhân sự có thể đóng vai trò hỗ trợ, giải đáp thắc mắc, lắng nghe phản hồi để cải thiện quy trình.

Khi mọi thứ đi vào ổn định, doanh nghiệp sẽ nhận thấy những thay đổi tích cực: tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công việc thủ công, hạn chế sai sót, tăng minh bạch và hiệu suất. Đây cũng là động lực thúc đẩy doanh nghiệp tìm hiểu thêm các tính năng khác của Larksuite, hướng đến mô hình vận hành toàn diện, thông minh.

Kết luận

Trong lĩnh vực F&B, việc quản lý cơm ca cho nhân sự tưởng chừng là một chi tiết nhỏ, nhưng lại ảnh hưởng không ít đến hiệu quả vận hành tổng thể. Chuyển đổi số trên Lark mang đến giải pháp toàn diện, cho phép nhân sự đăng ký suất ăn nhanh chóng, bộ phận quản lý nắm bắt thông tin tức thì, và phòng nhân sự giảm tải khi tính lương. Đây không chỉ là bước tiến trong quản lý nội bộ, mà còn chứng minh sức mạnh của công nghệ trong việc nâng cao trải nghiệm nhân viên, cải thiện chất lượng dịch vụ, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.