Trong ngành thiết kế và thi công xây dựng, việc quản lý hành chính nhân sự luôn là thách thức lớn do quy mô dự án rộng, số lượng nhân sự đông đảo, và nhu cầu phối hợp đa phòng ban. Chuyển đổi số bằng nền tảng Lark Base không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả trong việc quản lý book xe, phòng họp, tài sản, và thống kê tự động theo từng cá nhân. Bài viết này phân tích cách doanh nghiệp xây dựng quy mô lớn ứng dụng Lark Base để nâng cao năng lực quản trị.

Thách Thức Trong Quản Lý Hành Chính Nhân Sự Ngành Xây Dựng

• Quản lý tài nguyên phân tán: Việc theo dõi xe công, phòng họp, thiết bị thi công trên nhiều công trình thường dẫn đến thất thoát hoặc sử dụng kém hiệu quả.

• Thiếu minh bạch trong phân công: Khó kiểm soát trách nhiệm cá nhân khi hàng trăm nhân sự làm việc đồng thời ở nhiều địa điểm.

• Báo cáo thủ công: Công tác tổng hợp dữ liệu giờ làm, ngân sách, tiến độ dự án thường tốn thời gian và dễ sai sót.

• Phối hợp đa phòng ban: Thiếu hệ thống liên kết giữa bộ phận thiết kế, thi công, và hành chính.

Giải Pháp Chuyển Đổi Số Với Lark Base

Lark Base – nền tảng quản lý dữ liệu thông minh – cung cấp giải pháp toàn diện để doanh nghiệp xây dựng tự động hóa quy trình hành chính, quản lý tài nguyên tập trung, và theo dõi hiệu suất nhân sự.

1. Quản Lý Tài Nguyên Tập Trung

Book xe & phòng họp tự động: 

• Tích hợp Lark Calendar để nhân viên đặt lịch sử dụng xe hoặc phòng họp trực tiếp trên hệ thống. Thông tin đặt chỗ được đồng bộ với lịch cá nhân và gửi thông báo qua Lark Messenger.

• Quy trình phê duyệt tự động qua Lark Approval, đảm bảo chỉ nhân sự có thẩm quyền mới được sử dụng tài nguyên.

Quản lý tài sản công:

• Sử dụng template quản lý tài sản trên Lark Base để theo dõi vị trí, tình trạng, và lịch sử bảo trì của máy móc, thiết bị.

• Tự động cảnh báo khi tài sản đến hạn kiểm định hoặc cần thay thế.

2. Tự Động Hóa Quy Trình Hành Chính

Chấm công & tính lương:

• Nhân viên chấm công trực tiếp qua Lark Check-in, tích hợp GPS để xác nhận vị trí làm việc tại công trình.

• Hệ thống tự động tính toán giờ làm, tăng ca, và ngày nghỉ, đồng bộ với bảng lương.

Quản lý công văn & hợp đồng:

• Lưu trữ tập trung tất cả hợp đồng thi công, bản vẽ kỹ thuật trên Lark Drive, kèm tính năng phân quyền truy cập theo phòng ban.

   

3. Thống Kê & Báo Cáo Tự Động

Dashboard theo dõi hiệu suất:

• Tổng hợp dữ liệu giờ làm, tiến độ dự án, ngân sách thành báo cáo trực quan, cập nhật real-time.

• Tự động gửi báo cáo hàng tháng đến ban lãnh đạo qua Lark Bot.

• Phân bổ trách nhiệm cá nhân:

• Gắn mỗi nhiệm vụ (ví dụ: giám sát công trình, mua vật tư) với nhân sự cụ thể. Hệ thống đánh giá KPI dựa trên tiến độ hoàn thành.

4. Lợi Ích Vượt Trội Khi Ứng Dụng Lark Base

• Tiết kiệm 80% thời gian xử lý thủ công: Tự động hóa việc đặt lịch, chấm công, và tổng hợp báo cáo.

• Giảm 30% chi phí quản lý: Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên (xe, phòng họp) nhờ phân tích dữ liệu sử dụng.

• Tăng tính minh bạch: Mọi hoạt động đều được ghi lại và kiểm tra qua lịch sử chỉnh sửa trên Lark Base.

• Nâng cao trách nhiệm nhân sự: Thống kê chi tiết theo từng cá nhân giúp đánh giá công bằng hiệu suất, kèm cơ chế tự động nhắc nhở khi chậm tiến độ.

Triển Khai Lark Base Trong 5 Bước

Thiết lập cơ sở dữ liệu:

• Tạo bảng dữ liệu trên Lark Base để quản lý nhân sự, tài sản, và dự án. Sử dụng các trường tùy chỉnh như địa chỉ công trình, trạng thái thiết bị, KPI.

Tích hợp hệ thống hiện có:

• Kết nối Lark Base với phần mềm kế toán, email doanh nghiệp, và công cụ thiết kế (AutoCAD, Revit) qua API mở.

Xây dựng quy trình tự động:

• Thiết lập Lark Automation để gửi thông báo khi có đặt phòng họp, cảnh báo hết hạn hợp đồng, hoặc cập nhật tiến độ dự án .

Đào tạo nhân sự:

• Tổ chức workshop hướng dẫn sử dụng Lark Base và Lark Messenger để phối hợp đa phòng ban.

Đánh giá & tối ưu:

• Sử dụng báo cáo phân tích trên Lark Base để điều chỉnh quy trình và bổ sung tính năng cần thiết.

Một công ty xây dựng tại TP.HCM đã triển khai Lark Base để:

• Giảm 50% thời gian đặt xe/phòng họp nhờ tích hợp lịch trình và tự động phê duyệt.

• Tự động hóa báo cáo chi tiêu vật tư theo từng công trình, giúp tiết kiệm 15% ngân sách.

• Theo dõi real-time tiến độ 20+ dự án đồng thời qua dashboard tập trung.

   

Kết Luận

Chuyển đổi số quản lý hành chính nhân sự trên Lark Base là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp xây dựng tối ưu nguồn lực, nâng cao năng suất và duy trì lợi thế cạnh tranh. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, tích hợp đa nền tảng, và tự động hóa toàn diện, Lark Base không chỉ giải quyết bài toán quản lý phức tạp mà còn tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

Doanh nghiệp quan tâm có thể dùng thử miễn phí các template quản lý hành chính nhân sự trên Lark Suite và liên hệ chuyên gia để được tư vấn giải pháp chi tiết.