Lark Base là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số một cách hiệu quả, đặc biệt trong việc tự động hóa quy trình xuất các loại giấy tờ quan trọng. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về khả năng xuất file PDF trên Lark Base và quy trình thực hiện.

Lark Base có thể xuất được những loại giấy tờ nào?

Lark Base có khả năng xuất đa dạng các loại giấy tờ quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Hóa đơn: Lark cho phép tạo và xuất hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

• Hợp đồng: Các loại hợp đồng phức tạp với nhiều trang và thông tin chi tiết có thể được xuất dễ dàng từ Lark Base.

• Chứng từ: Các chứng từ kế toán, tài chính có thể được tạo và xuất tự động, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.

• Báo cáo: Lark hỗ trợ xuất các loại báo cáo đa dạng, từ báo cáo tài chính đến báo cáo hiệu suất.

• Đơn đặt hàng: Doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình tạo và xuất đơn đặt hàng, giúp quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.

• Phiếu xuất/nhập kho: Quản lý kho hàng trở nên dễ dàng hơn với khả năng xuất các phiếu liên quan từ Lark Base.

Đặc biệt, Lark Base có khả năng xử lý và xuất các tài liệu có dung lượng lớn và nhiều trang, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.

Quy trình thực hiện xuất file PDF trên Lark Base được thực hiện như thế nào?

Quy trình xuất file PDF trên Lark Base được thiết kế để đơn giản hóa và tự động hóa công việc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình:

Nhập dữ liệu vào Lark Base

Bước đầu tiên trong quy trình là nhập dữ liệu vào Lark Base. Có hai cách thực hiện:

• Nhập thủ công: Nhân viên có thể trực tiếp điền thông tin vào các trường dữ liệu được thiết lập sẵn trên Lark Base. Điều này phù hợp cho các dữ liệu đặc thù hoặc không thường xuyên.

• Đồng bộ dữ liệu tự động: Lark cho phép tích hợp và đồng bộ dữ liệu từ các hệ thống khác, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót khi nhập liệu.

Thiết lập mẫu xuất file PDF

Sau khi có dữ liệu, bước tiếp theo là thiết lập mẫu xuất file PDF:

• Sử dụng Anycross: Lark tích hợp công cụ Anycross, cho phép thiết lập mẫu xuất dựa trên HTML. Điều này tạo ra sự linh hoạt cao trong việc tùy chỉnh giao diện và bố cục của file PDF cuối cùng.

• Ánh xạ dữ liệu: Trong quá trình thiết lập mẫu, các trường dữ liệu từ Lark Base được ánh xạ vào vị trí tương ứng trên mẫu PDF. Điều này đảm bảo thông tin được truyền chính xác từ Base sang file PDF.

Tạo nút "Click" trên Lark Base

Để đơn giản hóa quy trình cho người dùng cuối, Lark cho phép tạo nút "Click" trực tiếp trên giao diện Base:

• Thiết lập nút: Quản trị viên có thể tạo và cấu hình nút "Click" trên Lark Base, liên kết nó với quy trình xuất PDF đã thiết lập.

• Phân quyền: Có thể thiết lập quyền sử dụng nút này cho các nhóm người dùng khác nhau, đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát.

Xuất file PDF

Khi mọi thứ đã được thiết lập, quá trình xuất file PDF trở nên cực kỳ đơn giản:

• Nhấn nút "Click": Nhân viên chỉ cần nhấn vào nút đã được tạo sẵn trên Lark Base để kích hoạt quá trình xuất file.

• Xử lý nhanh chóng: Larksuite xử lý yêu cầu và tạo file PDF trong thời gian cực ngắn, chỉ từ 10-20 giây.

• Tải xuống hoặc chia sẻ: File PDF sau khi được tạo có thể được tải xuống ngay lập tức hoặc chia sẻ trực tiếp qua các kênh truyền thông nội bộ của Lark.

Tự động hóa quy trình sau xuất

Lark Base không chỉ dừng lại ở việc xuất file PDF mà còn hỗ trợ tự động hóa các bước tiếp theo:

• Lưu trữ tự động: File PDF sau khi được tạo có thể được tự động lưu trữ vào hệ thống quản lý tài liệu của doanh nghiệp.

• Gửi email tự động: Lark có thể được cấu hình để tự động gửi file PDF vừa tạo qua email đến các bên liên quan, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính kịp thời của thông tin.

• Cập nhật trạng thái: Sau khi xuất file, Lark Base có thể tự động cập nhật trạng thái của hồ sơ hoặc giao dịch liên quan, giúp theo dõi quy trình một cách hiệu quả.

Quy trình xuất file PDF trên Lark Base không chỉ đơn giản hóa công việc mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số:

• Tiết kiệm thời gian: Việc tự động hóa giúp giảm đáng kể thời gian xử lý, từ việc nhập liệu đến xuất file và gửi đi.

• Giảm sai sót: Bằng cách giảm thiểu sự can thiệp thủ công, Lark giúp hạn chế các lỗi do con người gây ra.

• Tăng hiệu suất: Nhân viên có thể tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn thay vì dành thời gian cho các tác vụ lặp đi lặp lại.

• Chuẩn hóa quy trình: Việc sử dụng mẫu và quy trình thống nhất giúp đảm bảo tính nhất quán trong các tài liệu xuất ra.

• Tích hợp liền mạch: Lark Base cho phép tích hợp với các hệ thống khác, tạo ra một quy trình làm việc liền mạch từ đầu đến cuối.

Với những tính năng mạnh mẽ và quy trình xuất file PDF hiệu quả, Lark Base đang trở thành công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số. Bằng cách tận dụng sức mạnh của Larksuite, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và đạt được lợi thế cạnh tranh trong thời đại số hóa ngày nay.