• Đầu tiên, lập file danh sách nhân sự ban đầu, có kèm mã nhân viên, để chuẩn bị đưa vào phần cài đặt hệ thống trên Lark Admin. Sau này sẽ chuyển thành file quản lý nhân sự.
  Nếu doanh nghiệp chưa có mã nhân viên, phải thực hiện ghi nhận mã nhân viên để sử dụng lâu dài. Mỗi nhân viên khi tham gia vào doanh nghiệp thì phải có mã nhân viên. Nếu là nhân viên bán thời gian hoặc công tác viên thì để theo mã riêng.
• Cài thông tin nhân viên, đặt tên nhân viên đúng nguyên tắc mô tả trong tài liệu đào tạo.
• Cài đặt các bộ phận, phòng ban.
• Đưa nhân viên vào các bộ phận

• Mã nhân sự đồng thời cũng là khoá chính để kết nối dữ liệu các bảng sau này

3. Đặt tên và biệt danh cho từng thành viên

Cách đặt tên

• Họ tên đầy đủ theo tiếng Việt hoặc không dấu

Cách đặt biệt danh

Viết tắt dựa trên tên đầy đủ theo cấu trúc Name.ABCD

• Name: Tên tiếng Việt, viết không dấu.
• ABCD: Các chữ cái đầu tiên theo thứ tự trong họ và tên đệm, viết theo chữ tiếng Anh,
• Ví dụ:
  • Nguyễn Văn Minh - Minh.NV
  • Nguyễn Đức An - An.ND
• Cách đặt biệt danh như trên sẽ giúp cho mọi nhân sự trong doanh nghiệp có một nick name phù hợp mà không trùng nhau, dễ nhớ, dễ tìm kiếm trong lúc làm việc. Biệt danh này cũng sẽ được dùng trong email và các tài khoản tương tự.
• Nếu nhân viên thường xuyên làm với người nước ngoài, có thể đặt thêm biệt danh là các tên phổ biến bằng tiếng Anh để tiện giao tiếp. Để biệt danh theo mẫu trên vẫn phù hợp và không gây khó hiểu với người nước ngoài.

4. Cách đặt mã nhân viên

• Dùng bảng mã nhân viên là Shared Data Source, dễ dàng kết nối vào bất cứ bảng nào.
• Tùy mong muốn phát triển của doanh nghiệp, cách đặt mã nhân viên sẽ thể hiện tương ứng

Với các doanh nghiệp nhỏ dưới 30 người, đặt theo thứ tự: NVYY-xxx

Với doanh nghiệp từ 30 nhân sự đến 100 nhân sự, phân biệt bộ phận phòng ban và năm gia nhập: AAYY-xxx

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc dự kiến có nhiều chi nhánh trong tương lai, thêm mã địa phương vào mã số nhân viên: AAAYY-BB-xxx

 

5. KẾT LUẬN

Khi thiết lập nhân sự trên Lark  mã nhân viên là trường bắt buộc và nên đặt tên cho nhân viên theo logic để dễ dàng quản lý, xây dựng tự động hoá giữa các bảng.