1. Các lợi ích của tính năng Breakout Rooms trong Lark Meetings

Tính năng Breakout Rooms trong Lark Meetings mang lại nhiều lợi ích giúp nâng cao hiệu suất và trải nghiệm của các cuộc họp trực tuyến. Một số lợi ích chính khi sử dụng tính năng này: 

• Thúc đẩy thảo luận tập trung: Chia nhân viên thành các nhóm nhỏ, Breakout Rooms sẽ giúp các cuộc trò chuyện trở nên tập trung và đi sâu vào vấn đề hơn.
• Phù hợp với nhiều tình huống: Breakout Rooms phù hợp với các buổi đào tạo, phỏng vấn nhờ khả năng cá nhân hóa.
• Hạn chế nhu cầu họp nhiều lần: Có thể tạo nhiều Breakout Rooms trong một cuộc họp nhằm sắp xếp lịch trình một cách hợp lý.

2. Hướng dẫn cài đặt và sử dụng tính năng Breakout Rooms trong Lark Meetings

2.1. Tạo Breakout Rooms

• Người dùng phải sử dụng phiên bản Lark phù hợp.
• Nhấp vào biểu tượng “…” và chọn Breakout Rooms từ thanh điều khiển.
• Chọn một trong ba định dạng: Chỉ định tự động, chỉ định thủ công, sử dụng tệp CSV đã nhập.
• Sửa đổi tên phòng, thêm hoặc xóa trong phần cài đặt.

2.2. Quản lý người tham gia

Duy chuyển người tham gia từ phòng này sang phòng khác hoặc để họ ở lại phòng chính.

2.3. Cấu hình Breakout Rooms

• Nhấp vào biểu tượng “Cài đặt” ở góc dưới bên trái
• Chọn từ nhiều tùy chọn cài đặt khác nhau
• Nhấp vào “Mở tất cả phòng” 

2.4. Trong cuộc họp tại Breakout Rooms

• Người tổ chức có thể tham gia hoặc rời khỏi các phòng họp bất cứ lúc nào hoặc có thể di chuyển người tham gia sang các phòng khác.
• Người tham gia có thể bắt đầu cuộc thảo luận trong phòng được chỉ định.
• Nhấp vào “Broadcast” để gửi tin nhắn cho tất cả người tham gia.

2.5. Kết thúc Breakout Rooms

• Nhấp vào “Đóng tất cả các phòng” trong cửa sổ Breakout Rooms để đóng tất cả phòng họp nhóm.
• Hoặc khởi động lại Breakout Rooms để chỉ định phòng mới.

3. Các Tips để sử dụng Breakout Rooms hiệu quả trong Lark Meetings

• Lên kế hoạch cho cuộc họp: Xác định rõ mục tiêu và kết quả cần đạt được của mỗi cuộc thảo luận trước khi bắt đầu Breakout Rooms.
• Phân chia các nhóm một cách hợp lý: Cân nhắc về chuyên môn và sở thích của người tham dự khi phân họ vào các phòng họp.
• Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Đảm bảo tất cả những người tham dự đều hiểu rõ mục tiêu của cuộc họp và vai trò để đạt được mục tiêu đó.
• Theo dõi tiến độ: Kiểm tra từng phòng họp để đảm bảo các cuộc họp luôn đi đúng hướng và hỗ trợ nếu cần thiết.
• Tương tác: Tạo dựng môi trường bằng sự tương tác một cách cởi mở.
• Cung cấp hướng dẫn rõ ràng: Hướng dẫn người tham gia hiểu rõ cách sử dụng của tính năng Breakout Rooms.

Kết luận

Với Lark Meetings, doanh nghiệp có thể thúc đẩy các cuộc họp diễn ra một cách tập trung và hiệu quả, tăng cường tính gắn kết giữa các nhân viên thông qua các hướng dẫn, lợi ích sử dụng như Yspace đã chia sẻ bên trên. Nếu bạn đang quan tâm đến việc sử dụng tính năng Breakout Rooms trên Lark Meetings đừng quên liên hệ với Yspace để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.