Tính năng:

• Gửi yêu cầu tuyển nhân sự: bộ phận quản lý khi có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự cho phòng ban hoặc công ty thì có thể gửi hoặc bật yêu cầu thông qua bảng quản lý yêu cầu tuyển dụng hoặc điền vào form theo quy trình hành chính. Đội ngũ leader cấp trên, HR hoặc admin sẽ nhận được thông tin. Nếu không có gì thay đổi, nhân sự liên quan sẽ thực hiện bước tiếp theo là tiến hành đăng tuyển nội dung tuyển dụng.

• 

• Đăng tuyển: Cho phép nhân sự HR của nhà tuyển dụng sử dụng nội dung kèm hình ảnh tuyển dụng có sẵn theo quy chuẩn hoặc chuẩn bị thêm các nội dung mới. Tiếp theo, HR đăng quảng cáo việc làm trên nhiều nền tảng và trang web tuyển dụng trong hệ thông định sẵn, đôi khi, quá trình đăng tuyển cũng được thực hiện tự động thông qua nền tảng có sẵn. Trong thực tế, các nội dung tuyển dụng + mô tả công việc + hình ảnh nên được chuẩn bị các mẫu sẵn để HR có thể sử dụng ngay lập tức mà không phải tốn công ngồi viết cũng như thiết kế lại
• Quản lý hồ sơ ứng viên: Sau quá trình đăng tải thông tin. Doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận được các email hoặc các thông tin ứng tuyển thông qua form mẫu. Nhiệm vụ của HR lúc này là lưu trữ và quản lý hồ sơ ứng viên, thông tin liên lạc, lịch sử ứng tuyển, và các tài liệu khác trong một cơ sở dữ liệu trung tâm. Cơ sở dữ liệu này sẽ được lưu trữ và sử dụng dài hạn trong suốt vòng đời của doanh nghiệp, giúp khai thác tối đa các thông tin. Cho dù có thay đổi nhân sự HR thì không tin vẫn không bị mất, không ảnh hưởng đến quá trình chuyển giao.

• Sàng lọc và phân loại ứng viên: Sử dụng từ khóa, kỹ năng, kinh nghiệm, và các tiêu chí khác để tự động sàng lọc và xếp hạng ứng viên. Quá trình sàng lọc xếp hạng có thể được chuyển đổi thành thông tin ngay trên bảng lưu trữ quản lý hồ sơ ứng viên. Ngoài ra, cần tính toán các giải pháp để cập nhật cách thức sàng lọc và phân loại ứng viên tương ứng với quá trình phát triển của đặc thù các ngành nghề. Phần này còn cho phép tích lũy kinh nghiệm thành văn bản cụ thể, dần dần chuyển đổi thành các tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp.
• Quản lý quá trình tuyển dụng: Tiếp theo đó là theo dõi và quản lý giai đoạn tuyển dụng khác nhau từ sàng lọc đến phỏng vấn cuối cùng và đề nghị làm việc. Từng bước sẽ thực hiện tự động, đo đếm thời gian thực hiện và gửi thông tin tự động đến những bộ phận liên quan. Quá trình này có thể tích hợp thêm các giải pháp tự động kiểm tra năng lực ứng viên thông qua các bài kiểm tra được gửi thẳng từ hệ thống về các kênh tương tác với ứng viên. Công ty có thể cho phép những người phỏng vấn, quyết định chọn khung thời gian phù hợp để trao đổi, phỏng vấn. Ứng viên cũng có quyền lựa chọn thời gian phù hợp với mong muốn của cá nhân. Kết quả phỏng vấn cũng có thể được cập nhật thông qua người phỏng vấn gửi thẳng vào hệ thống bảng theo dõi ứng viên. Kết quả cuối cùng sẽ trả về cho bộ phận quản lý nhân sự về thông tin ứng viên mới được chấp nhận để xúc tiến gửi thư mời làm việc.
• Tự động hóa truyền thông: Khi được thiết lập đầy đủ, hệ thống có thể gửi thông báo tự động, lời mời phỏng vấn, và phản hồi đến ứng viên thông qua email hoặc tin nhắn. Ứng viên cũng có thể tương tác ngược lại với các thông tin gửi đến thông qua các tùy chọn. Quá trình tuyển dụng nhân sự số lượng càng lớn thì hệ thống ATS càng chứng minh được lợi thế.
• Báo cáo và phân tích: Hệ thống ATS có thể tự động tạo báo cáo về hiệu suất tuyển dụng, bao gồm tỷ lệ chuyển đổi ứng viên, thời gian tuyển dụng, và nhiều chỉ số khác. Mọi doanh nghiệp có thể dựa vào các chỉ số này để tối ưu tuyển dụng theo thời gian, nâng cao chất lượng nhân sự đầu vào, giảm thiểu rủi ro. Đây là các chỉ số quan trọng, hầu hết HR vẫn chưa có khái niệm cũng như chưa đủ thời gian để phân tích và tập trung khai thác.

Lợi ích của ATS:

• Tiết kiệm thời gian:

  Tự động hóa nhiều khía cạnh của quy trình tuyển dụng giúp giảm thời gian rất nhiều, không bị hao phí chờ đợi như trước đây. Số lượng nhân sự cần tuyển dụng, số lượng hồ sơ gửi về càng lớn thì vai trò của hệ thống càng trở nên đáng giá. Tốc độ tuyển dụng có thể tăng gấp hàng trăm lần, thậm chí tự động hóa gần như hoàn toàn mà không cần tác động quá nhiều bởi HR cũng như các bộ phận khác.
   

• Tăng hiệu quả: 

  Đầu tiên, hệ thống trên giúp mở đường cho việc tiếp nhận nhiều hồ sơ ứng viên cũng như thúc đẩy sự quan tâm tốt hơn. Nhà tuyển dụng không bỏ lỡ các thông tin, có giải pháp tập trung vào ứng viên phù hợp nhất, tích lũy được dữ liệu nhân sự theo thời gian để phục vụ cho quá trình tối ưu.
   

• Cải thiện tổ chức: 

  Tập trung tất cả thông tin ứng viên và hoạt động tuyển dụng vào một hệ thống duy nhất. Tất cả mọi người có thể chỉ làm việc trên 1 file dữ liệu duy nhất, thúc đẩy sự tinh gọn và tối ưu trải nghiệm làm việc. Hạn chế rủi ro do phân tán dữ liệu.
   

• Khả năng theo dõi

  Dễ dàng theo dõi tiến trình của từng ứng viên qua các giai đoạn tuyển dụng khác nhau. Thậm chí, đặc thù của từng ứng viên có thể được lưu trữ và đánh giá trong nhiều năm. Doanh nghiệp có thể theo dõi lịch sử ứng tuyển của ứng viên đó và sự tiến bộ theo thời gian.
   

• Tích hợp công nghệ AI và phân tích dữ liệu: 

  AI có thể giúp phân tích và đánh giá hồ sơ ứng viên, nhận diện các kỹ năng và kinh nghiệm so với yêu cầu công việc, cũng như dự đoán khả năng phù hợp của ứng viên. Thậm chí, các công AI mới còn cho phép đưa ra mức lương phù hợp với năng lực. Hiện tại, đã có những giải pháp đọc trực tiếp thông tin từ Email hoặc CV gửi về và đánh giá ứng viên tự động. Bộ phận nhân sự hoặc quản lý chỉ cần tiếp nhận kết quả đánh giá và đưa ra quyết định phỏng vấn. Ngay cả quá trình phỏng vấn cũng có thể được thực hiện tự động qua video call, khi tích hợp đủ các giải pháp và đáp ứng được nhu cầu mong đợi của tổ chức.