Trong lĩnh vực F&B (Food & Beverage), việc xây dựng một quy trình đón tiếp – phục vụ – chăm sóc khách hàng trọn vẹn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp gia tăng uy tín và mức độ hài lòng. Khi được triển khai bài bản, chuỗi hoạt động này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ, mà còn góp phần thúc đẩy lợi nhuận, cải thiện hiệu suất vận hành. Dưới đây là các bước quan trọng, cùng với cách triển khai Lark (hay còn gọi là Larksuite) để chuyển đổi số và tối ưu toàn bộ quy trình trong hệ thống sản phẩm dịch vụ F&B.
1. Đón Tiếp & Phục Vụ Tại Quán
1.1. Đón Tiếp Khách (Host / Hostess)
Chào khách, sắp xếp chỗ ngồi, giới thiệu khuyến mãi: Ấn tượng đầu tiên vô cùng quan trọng. Nhân viên đón khách nên niềm nở, tạo cảm giác thoải mái ngay từ lúc khách bước vào.
Ghi lại yêu cầu đặc biệt: Nếu khách có những yêu cầu cụ thể như ăn kiêng, dị ứng thực phẩm, hay đặt bàn sinh nhật, cần ghi nhận chi tiết để phục vụ chu đáo.
Áp dụng chuyển đổi số:
Sử dụng Lark để chia sẻ nhanh thông tin đặt bàn, yêu cầu đặc biệt của khách lên nhóm chat nội bộ, đảm bảo tất cả các bộ phận (bếp, phục vụ, quản lý) đều nắm rõ.
1.2. Phục Vụ & Order Món
Nhân viên ghi order trên máy POS hoặc điện thoại: Tự động chuyển lệnh xuống bếp/bar, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót so với ghi chép thủ công.
Tư vấn upsell: Đề xuất các món “best-seller”, món khai vị, món tráng miệng hay nước uống để gia tăng giá trị đơn hàng.
Áp dụng chuyển đổi số:
Triển khai Lark để quản lý kịch bản tư vấn; nhân viên có thể tra cứu dữ liệu sản phẩm, thông tin khuyến mãi mới ngay trên điện thoại.
Tính năng báo cáo tức thời trên Larksuite cho phép theo dõi hiệu quả upsell và cải thiện kỹ năng bán hàng.
1.3. Chuẩn Bị Món (Bếp / Bar)
Pha chế, nấu nướng theo công thức chuẩn: Giữ được chất lượng và hình ảnh đồng nhất cho từng món.
Chuyển món ra quầy phục vụ: Đảm bảo món ăn được bếp/bar hoàn thiện kịp thời, trình bày đẹp, sẵn sàng đưa tới khách.
Áp dụng chuyển đổi số:
Dùng Lark để cập nhật công thức, thay đổi định lượng nguyên liệu hoặc thông tin dị ứng. Mỗi khi có cập nhật, hệ thống sẽ báo ngay đến nhân viên bếp/bar.
1.4. Thanh Toán & Dọn Dẹp
Khách gọi thanh toán, thu ngân in hóa đơn: Chấp nhận nhiều hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, ví điện tử...) để thuận tiện cho khách.
Dọn bàn, sắp xếp lại: Đảm bảo không gian quán luôn sẵn sàng đón khách tiếp theo.
Áp dụng chuyển đổi số:
Tích hợp POS với Larksuite, quản lý hóa đơn, dữ liệu bán hàng theo thời gian thực, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian kiểm soát sổ sách.
2. Chăm Sóc Sau Bán & Tạo Khách Quay Lại
2.1. Thu Thập Feedback & Đánh Giá
Khuyến khích khách để lại đánh giá: Thông qua Google, fanpage, ứng dụng review ẩm thực…
Ghi nhận phản hồi: Bất kỳ khen chê, góp ý nào về món ăn, dịch vụ đều cần được lưu tâm để cải thiện.
Áp dụng chuyển đổi số:
Triển khai Lark để tạo form hoặc chatbot tự động thu thập phản hồi. Thông tin được tổng hợp vào báo cáo giúp Ban Quản lý kịp thời cập nhật và điều chỉnh chiến lược.
2.2. Chương Trình Khách Hàng Trung Thành
Thẻ member, voucher khuyến mãi, ưu đãi sinh nhật: Tạo động lực để khách quay lại thường xuyên.
Thông báo món mới, sự kiện: Gửi tin nhắn/call, email marketing hoặc thông báo qua ứng dụng.
Áp dụng chuyển đổi số:
Dùng Larksuite làm nền tảng CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) nội bộ. Mỗi khi có chiến dịch mới, nhân viên được cập nhật tức thì, đồng thời dữ liệu khách hàng cũng được lưu trữ tập trung.
2.3. Quản Lý Dữ Liệu & Phân Tích
Phân tích doanh thu theo thời gian: Đánh giá xu hướng, nắm bắt giờ cao điểm, xác định món bán chạy.
Chiến lược marketing & định giá: Dựa trên dữ liệu POS, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định điều chỉnh giá, cải tiến thực đơn, hoặc lên kế hoạch tuyển dụng thêm nhân sự phục vụ lúc đông khách.
Áp dụng chuyển đổi số:
Kết nối POS với Lark để trích xuất báo cáo chi tiết, so sánh doanh số giữa các khung giờ, theo dõi mức độ tăng trưởng.
3. Tối Ưu Quy Trình Vận Hành Qua Chuyển Đổi Số Trên Lark
Dưới góc nhìn tổng thể, việc xây dựng hệ thống sản phẩm dịch vụ F&B có tổ chức và hiệu quả không chỉ nằm ở khâu đón tiếp hay phục vụ, mà còn phụ thuộc vào khả năng quản trị xuyên suốt – từ quản lý kho, giám sát chất lượng, phân tích báo cáo đến marketing. Bằng cách triển khai Lark, chủ doanh nghiệp có thể:
Kết Nối Tất Cả Phòng Ban
Nhân viên phục vụ, bếp, bar, thu ngân, quản lý, marketing… đều làm việc trên một nền tảng thống nhất, giảm thiểu mất mát thông tin.
Chuẩn Hóa Quy Trình
Lưu trữ và chia sẻ nhanh các quy trình pha chế, tiêu chuẩn phục vụ, cập nhật menu, giá thành.
Khi có thay đổi đột xuất (thay đổi công thức, bổ sung món mới), thông tin được cập nhật ngay và có thể yêu cầu “đọc, xác nhận” từ các bộ phận liên quan.
Tự Động Hóa & Phân Tích Dữ Liệu
Liên kết với hệ thống POS, trích xuất báo cáo doanh số, chi phí, tần suất order…
Từ đó, quyết định liên quan đến khuyến mãi, định giá, tối ưu nhân sự được đưa ra kịp thời và dựa trên dữ liệu thực tế.
Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng
Đồng bộ thông tin khách hàng trung thành (thẻ member, mã giảm giá, lịch sử giao dịch) để cá nhân hóa trải nghiệm.
Xây dựng quan hệ bền vững, tăng tỷ lệ khách quay lại và truyền miệng tốt.
4. Lời Kết
Nhìn chung, ngành F&B đòi hỏi sự hài hòa giữa tính sáng tạo trong ẩm thực và tính chuyên nghiệp trong vận hành. Một quy trình phục vụ chỉn chu, từ khâu đón tiếp đến chăm sóc sau bán, sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy doanh thu. Tuy nhiên, quản lý thủ công, rời rạc có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro: chậm trễ, sai sót, lãng phí nguyên liệu hoặc thiếu nhất quán trong trải nghiệm khách hàng.
by Yspace Team
