Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc quản lý và tổ chức dữ liệu một cách khoa học là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Sử dụng các công cụ như Lark và Larksuite không chỉ giúp lưu trữ mà còn tối ưu hóa cách thức quản lý folder (thư mục) trong hệ thống của bạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn ba nguyên tắc quan trọng trong việc đặt tên thư mục trên Lark, giúp hệ thống dữ liệu của bạn trở nên rõ ràng, dễ nhớ và dễ sử dụng.

1. Đặt tên folder theo thứ tự, rõ ràng và dễ nhớ

Việc đặt tên folder một cách rõ ràng và có thứ tự giúp cho việc tìm kiếm và truy cập thông tin trở nên nhanh chóng hơn. Khi sử dụng Lark và Larksuite, tên thư mục cần phản ánh chính xác nội dung bên trong, giúp người dùng nhận biết ngay lập tức mà không cần mở từng thư mục.

• Sử dụng số thứ tự: Bắt đầu tên thư mục với số thứ tự giúp các folder được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Điều này đặc biệt hữu ích trên Lark, nơi bạn có thể có rất nhiều thư mục và cần một cách để chúng tự động sắp xếp.
• Tên dễ nhớ và dễ sử dụng: Tên thư mục nên ngắn gọn nhưng đủ để mô tả nội dung bên trong. Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt hoặc từ viết tắt khó hiểu.

Ví dụ về folder chính trên Lark:

• 01. Board of Director: Thư mục cho Ban Giám Đốc.
• 02. Tai chinh - Ke toan: Thư mục cho Phòng Tài chính - Kế toán.
• 03. Human Resource: Thư mục cho Phòng Nhân sự.

Với cách đặt tên này, khi bạn hoặc đồng nghiệp truy cập vào Larksuite, mọi người sẽ dễ dàng nhận biết và truy cập vào thư mục cần thiết.

2. Sử dụng mã folder bằng số để sắp xếp đúng thứ tự

Mã folder sử dụng số không chỉ giúp sắp xếp folder theo đúng thứ tự mà còn tạo ra một cấu trúc logic, dễ dàng mở rộng khi cần thiết. Trên Lark, bạn có thể tạo các thư mục con (folder con) theo nhiều cấp độ, và việc sử dụng mã số sẽ giúp bạn quản lý chúng hiệu quả hơn.

• Folder con level 1:
  • Tên viết tắt: x.x
  • Ví dụ:
    • 1.1. Onboarding Sale Department: Thư mục cho quy trình tiếp nhận nhân viên mới của Phòng Kinh doanh.
    • 2.2. Financial Plan: Thư mục cho Kế hoạch Tài chính.
    • 3.3. Marketing Report: Thư mục cho Báo cáo Marketing.

• Folder con level 2:
  • Tên viết tắt: x.x.x
  • Ví dụ:
    • 1.1.1. Branding Guidelines: Thư mục cho Hướng dẫn về Thương hiệu.
    • 2.2.1. Invoice: Thư mục cho Hóa đơn.

Việc sử dụng mã số giúp các folder trên Larksuite luôn được sắp xếp đúng thứ tự, dễ dàng tìm kiếm và truy cập, đặc biệt khi bạn có nhiều thư mục con.

3. Sử dụng tên tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu khi đặt tên thư mục trên Lark

Trong quá trình đặt tên thư mục trên Lark, việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo tính tương thích và tiện lợi khi sử dụng.

• Tên tiếng Anh tiện sử dụng: Sử dụng tiếng Anh giúp tên thư mục ngắn gọn và chuyên nghiệp, đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp của bạn có môi trường làm việc quốc tế hoặc sử dụng nhiều tài liệu tiếng Anh.
• Tên tiếng Việt không dấu: Nếu bạn sử dụng tiếng Việt, nên viết không dấu để tránh các vấn đề về mã hóa ký tự trên các hệ thống khác nhau. Điều này cũng giúp tránh lỗi khi chia sẻ thư mục hoặc tài liệu với người dùng khác trên Larksuite.

Ví dụ:

• 02. Tai chinh - Ke toan thay vì 02. Tài chính - Kế toán.
• 3.3. Marketing Report thay vì 3.3. Báo cáo Marketing.

Việc thống nhất ngôn ngữ và cách viết giúp hệ thống thư mục trên Lark trở nên nhất quán, dễ hiểu và dễ quản lý.

Kết luận

Việc áp dụng các nguyên tắc trên trong quá trình đặt tên thư mục trên Lark sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa quản lý dữ liệu: Hệ thống thư mục rõ ràng và có cấu trúc giúp việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng hơn trên Larksuite.
• Tăng hiệu suất làm việc: Nhân viên có thể nhanh chóng tìm kiếm và truy cập vào tài liệu cần thiết, giảm thiểu thời gian lãng phí.
• Cải thiện hợp tác: Một hệ thống thư mục được sắp xếp hợp lý giúp các phòng ban và nhân viên phối hợp với nhau hiệu quả hơn.

Hãy bắt đầu tổ chức lại hệ thống thư mục của bạn trên Lark và Larksuite ngay hôm nay. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc này, bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ rệt trong việc quản lý và truy cập dữ liệu, đồng thời tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Từ khóa: Lark, Larksuite, folder, đặt tên thư mục trên Lark.