Trong thời đại công nghệ 4.0, chuyển đổi số đã trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh trên thị trường. Lark, sản phẩm của Larksuite, là nền tảng công nghệ tiên tiến hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi số một cách hiệu quả và toàn diện. Bài viết này sẽ giới thiệu 05 bước chuyển đổi số với Lark và giải quyết những khó khăn thường gặp trong quá trình này.

05 Bước Chuyển Đổi Số Với Lark

1. Đánh Giá Hiện Trạng

Trước khi bắt đầu chuyển đổi số với Lark, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá hiện trạng để hiểu rõ về tình hình hoạt động hiện tại.

• Phân tích quy trình hiện tại: Xem xét các quy trình kinh doanh đang diễn ra, nhận diện điểm mạnh và điểm yếu.
• Xác định điểm nghẽn: Tìm ra những khâu trong quy trình gây lãng phí thời gian, nguồn lực hoặc có hiệu suất kém.
• Đánh giá công nghệ sử dụng: Kiểm tra các công cụ, phần mềm hiện có và mức độ hiệu quả của chúng.

Lark Base có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thu thập và quản lý dữ liệu đánh giá, giúp quá trình này diễn ra thuận lợi hơn.

2. Xác Định Mục Tiêu Cụ Thể

Sau khi đánh giá hiện trạng, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể cho quá trình chuyển đổi số.

• Đặt ra mục tiêu rõ ràng: Ví dụ như tăng năng suất lao động, giảm chi phí vận hành, cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Phù hợp với chiến lược dài hạn: Mục tiêu chuyển đổi số cần liên kết chặt chẽ với tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
• Thiết lập KPIs: Đưa ra các chỉ số đo lường hiệu quả để theo dõi tiến độ và kết quả.

Sử dụng Lark giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý mục tiêu một cách hiệu quả thông qua các công cụ như Tasks và OKRs.

3. Lựa Chọn Công Nghệ Phù Hợp

Việc lựa chọn công nghệ phù hợp là bước quan trọng quyết định thành công của quá trình chuyển đổi số.

• Đánh giá nhu cầu: Xác định các tính năng và công cụ cần thiết cho doanh nghiệp.
• Chọn nền tảng linh hoạt: Lark cung cấp giải pháp tích hợp nhiều tính năng như chat, email, quản lý tài liệu, lịch làm việc, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
• Tính khả dụng và dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ dàng Download Lark và sử dụng trên nhiều thiết bị giúp nhân viên nhanh chóng làm quen.

Lark không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn có khả năng mở rộng, tích hợp với các ứng dụng khác, hỗ trợ doanh nghiệp trong tương lai.

4. Đào Tạo Nhân Sự

Nhân viên là yếu tố then chốt trong quá trình chuyển đổi số, do đó việc đào tạo nhân sự là không thể thiếu.

• Tổ chức khóa đào tạo: Giới thiệu về cách chuyển đổi số trên Lark, hướng dẫn sử dụng các tính năng cơ bản và nâng cao.
• Khuyến khích tự học: Cung cấp tài liệu, video hướng dẫn để nhân viên có thể tự tìm hiểu và nâng cao kỹ năng.
• Hỗ trợ liên tục: Thiết lập kênh hỗ trợ trên Lark để giải đáp thắc mắc, giúp nhân viên nhanh chóng thích nghi.

Việc đào tạo hiệu quả sẽ giúp nhân viên tự tin sử dụng Lark, đóng góp tích cực vào quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

5. Thực Hiện Thử Nghiệm

Trước khi áp dụng rộng rãi, doanh nghiệp nên thực hiện thử nghiệm quy trình mới trên một phạm vi nhỏ.

• Chọn nhóm thử nghiệm: Lựa chọn một phòng ban hoặc dự án để triển khai Lark trước.
• Theo dõi và đánh giá: Sử dụng các công cụ trên Lark để theo dõi tiến độ, hiệu suất và thu thập phản hồi.
• Điều chỉnh và cải tiến: Dựa trên kết quả thử nghiệm, điều chỉnh quy trình và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Thử nghiệm thành công sẽ tạo tiền đề cho việc triển khai toàn diện, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hiệu quả khi áp dụng trên quy mô lớn.

Những Khó Khăn Thường Gặp Khi Chuyển Đổi Số Với Lark

Nhân Sự Cần Thời Gian Làm Quen Và Thích Nghi Với Công Nghệ Mới

Khó khăn:

• Nhân viên có thể cảm thấy bỡ ngỡ, lo lắng khi phải thay đổi cách thức làm việc quen thuộc.
• Thiếu kỹ năng công nghệ dẫn đến hiệu suất ban đầu giảm sút.

Giải pháp:

• Đào tạo liên tục: Cung cấp các khóa học, workshop để nhân viên nắm vững cách chuyển đổi số trên Lark.
• Hỗ trợ tận tình: Thiết lập đội ngũ hỗ trợ nội bộ hoặc thuê nhân sự ngoài có kinh nghiệm về Lark để giúp đỡ nhân viên.
• Khích lệ và động viên: Ghi nhận nỗ lực, khuyến khích tinh thần học hỏi của nhân viên.

Chưa Có Giải Pháp Phù Hợp Với Doanh Nghiệp Của Mình

Khó khăn:

• Doanh nghiệp lo ngại rằng Lark không đáp ứng đầy đủ nhu cầu đặc thù của mình.
• Thiếu hiểu biết về các tính năng và khả năng tùy chỉnh của Lark.

Giải pháp:

• Tư vấn chuyên nghiệp: Liên hệ với đội ngũ hỗ trợ hoặc thuê chuyên gia để được tư vấn giải pháp phù hợp.
• Khám phá tính năng: Dành thời gian tìm hiểu sâu hơn về Lark Base, Automation và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Sử dụng các công cụ tùy chỉnh trên Lark để điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Gặp Khó Khăn Trong Việc Thiết Lập Tự Động Hoá Trên Lark

Khó khăn:

• Không biết bắt đầu từ đâu để thiết lập tự động hoá trên Lark.
• Thiếu kỹ năng kỹ thuật để xây dựng quy trình tự động hoá phức tạp.

Giải pháp:

• Học hỏi từ cộng đồng: Tham gia các diễn đàn, nhóm chia sẻ kinh nghiệm về Lark để học hỏi từ người khác.
• Thuê nhân sự ngoài: Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể thuê chuyên gia hoặc nhân sự ngoài có kinh nghiệm để hỗ trợ thiết lập tự động hoá trên Lark. Yspace là doanh nghiệp chuyên hỗ trợ xây dựng các giải pháp chuyển đổi số tối ưu cho các doanh nghiệp với đa dạng quy mô trên Lark.

Kết Luận

Quá trình chuyển đổi số với Lark mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ tăng cường hiệu suất làm việc đến cải thiện khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, để thành công, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước cụ thể và chuẩn bị kỹ lưỡng, đồng thời sẵn sàng đối mặt và giải quyết các khó khăn phát sinh.

Với sự hỗ trợ của Lark và Larksuite, cùng việc tận dụng các công cụ như Lark Base, Automation, doanh nghiệp có thể vượt qua thách thức và đạt được mục tiêu chuyển đổi số một cách hiệu quả.