Quá trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp, một mục tiêu không thể không nói đến đó là việc giảm thiểu các quy trình giấy tờ thủ công. Thực tế cho thấy, các nghiên cứu và báo cáo đã chỉ ra rằng các quy trình để tự động hóa thường là các quy trình dựa trên giấy tờ thủ công, chính vì vậy chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu thời gian.

Một số quy trình giấy tờ thủ công phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay:
1. Bảng chấm công: Doanh nghiệp có số lượng nhân sự càng lớn thì mỗi năm có thể mất rất nhiều chi phí cho việc xây dựng và kiểm soát các bảng chấm công truyền thống. Khi bạn tích hợp chuyển đổi số vào bảng chấm công sẽ giải quyết được vấn đề này một cách hiệu quả

2. Xử lý hóa đơn: Đây là phần mang lại khó khăn lớn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là phòng Hành chính - Kế toán. Áp dụng chuyển đổi số có thể sẽ giảm chi phí xử lý hóa đơn và tiết kiệm thời gian xử lý một cách đáng kể

3. Đơn đặt hàng: Khi xử lý đơn hàng theo cách truyền thống có thể sẽ gặp phải rất nhiều vấn đề, nhưng khi sử dụng công nghệ quy trình xử lý đơn đặt hàng sẽ cải thiện toàn bộ những vấn đề liên quan trong quá trình 

4. Hợp đồng: Bất kể doanh nghiệp nào cũng vậy, quy tình xử lý hợp đồng thường rắc rối và phức tạp. Tính tinh gọn trong xử lý hợp đồng là điều cần thiết tối ưu cho quá trình này

5. Văn bản hành chính nhân sự: Bộ phận nhân sự thường tốn nhiều thời gian trong việc xử lý các văn bản hành chính, quá trình tự động hóa có thể sẽ giải phóng rất nhiều thời gian và có không gian để tập trung vào các nhiệm vụ lớn hơn 

1. Lợi ích khi dùng Lark để số hóa quy trình

Lark - nền tảng làm việc “All in one” giải quyết tất cả những thách thức do quá trình giấy tờ thủ công gây ra. Với việc cung cấp một không gian làm việc số toàn diện, đáp ứng mọi yêu cầu về vận hành cơ bản, Lark sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình số hóa, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.

2. Cộng tác trong thời gian thực

Với Lark, làm việc nhóm cùng nhau trên các tài liệu, dự án trong thời gian thực, loại bỏ việc in ấn và chia sẻ tài liệu giấy. Các tài liệu số hóa có khả năng hiển thị đầy đủ các thay đổi đã được thực hiện trước đó, các số liệu cũng được cập nhật trong thời gian thực, điều không thể làm được với tài liệu giấy.

3. Chế độ xem dữ liệu trên biểu đồ trực quan

Lark Base cung cấp các chế độ xem biểu mẫu một cách trực quan, chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, phân tích và báo cáo dữ liệu. Điều này sẽ giúp loại bỏ việc phải tạo bảng so sánh dữ liệu thủ công từ giấy sang Excel và các loại định dạng khác. Tính năng này giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất công việc.

4. Tự động hóa quy trình

Quy trình tự động hóa của Lark cho phép tinh giản và tối ưu, giảm sự phụ thuộc vào giấy tờ. Thay vì làm thủ công mọi thứ như trước đây, thì nay nhân viên có thể sử dụng quy trình tự động của Lark để tạo và gửi biểu mẫu tự động, tích hợp được nhiều việc khác nhau, có thời gian để làm những nhiệm vụ khác quan trọng hơn.

Quá trình tự động hóa sẽ giúp nhân sự dễ dàng tìm kiếm thông tin, tăng cường tính bảo mật. Với những tính năng mang tính nâng cao chỉ những người liên quan trong bộ phận mới có quyền truy cập vào, điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành của mình.

Kết luận:

Dùng Lark, doanh nghiệp có thể nói lời tạm biệt với những quy trình cũ, những giấy tờ truyền thống và bắt tay tiếp cận với công nghệ trong thời đại kỹ thuật số hiện nay. Lark cung cấp khả năng cộng tác theo thời gian thực, thiết lập quy trình làm việc tự động giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả.