Hệ thống quản lý dự án cho Agency Marketing trên Lark

Quản lý dự án dựa trên từng dự án, chức năng và công việc trong doanh nghiệp

Trong môi trường Agency Marketing, việc quản lý dự án hiệu quả đóng vai trò then chốt để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban như Account, Content, Designer và Strategic Planner. Trên nền tảng Lark, hệ thống quản lý dự án được xây dựng dựa trên mô hình phân chia rõ ràng theo từng dự án, từng chức năng và từng công việc cụ thể trong doanh nghiệp. Điều này giúp các nhóm làm việc dễ dàng theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực và phối hợp hiệu quả trong từng giai đoạn của dự án.

Lark cung cấp các công cụ quản lý đa dạng như Lark Tasks, Lark Base và các mẫu quản lý dự án sẵn có, giúp Agency dễ dàng tạo bảng công việc, phân công nhiệm vụ, đặt deadline và theo dõi trạng thái từng task. Giao diện trực quan với các chế độ xem như Kanban, Gantt chart hỗ trợ việc nắm bắt tổng thể tiến độ cũng như chi tiết từng công việc nhỏ trong dự án. Nhờ đó, mọi thành viên đều có thể cập nhật thông tin công việc nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong quản lý.

Thiết lập công thức và tự động hóa việc đánh giá dự án dựa trên các tiêu chí tiến độ công việc, tỷ lệ hoàn thành công việc, số lần trễ hạn và đánh giá chất lượng từng công việc

Một trong những điểm mạnh của hệ thống quản lý dự án trên Lark là khả năng thiết lập công thức tự động hóa đánh giá dự án dựa trên các tiêu chí quan trọng như:

• Tiến độ công việc: Theo dõi phần trăm hoàn thành so với kế hoạch đề ra.
• Tỷ lệ hoàn thành công việc: Đánh giá số lượng công việc đã hoàn thành trên tổng số công việc được giao.
• Số lần trễ hạn: Ghi nhận và cảnh báo các công việc bị trễ deadline.
• Đánh giá chất lượng công việc: Được thực hiện thông qua các phản hồi và chỉ số đánh giá nội bộ.

Nhờ tính năng tích hợp công thức trong Lark Base, doanh nghiệp có thể xây dựng các bảng tính tự động cập nhật dữ liệu và tính toán các chỉ số trên một cách chính xác và liên tục. Điều này giúp nhà quản lý nhanh chóng có cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc của từng cá nhân và toàn bộ dự án, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tiến độ và chất lượng.

Tự động báo cáo và thống kê tiến độ công việc theo từng dự án, từng tháng

Sau khi các tiêu chí đánh giá được thiết lập và dữ liệu được cập nhật liên tục, hệ thống trên Lark sẽ tự động tổng hợp báo cáo và thống kê tiến độ công việc theo từng dự án và theo chu kỳ tháng. Các báo cáo này được trình bày dưới dạng biểu đồ, bảng số liệu trực quan, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, nhận diện các điểm nghẽn và đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân sự.

Nhờ vào tính năng báo cáo tự động, doanh nghiệp không còn phải mất nhiều thời gian cho việc tổng hợp thủ công, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong quản lý dự án. Các báo cáo cũng giúp xác định rõ ràng nhân sự nào đang đảm nhận dự án nào, mức độ hoàn thành ra sao, từ đó hỗ trợ việc phân bổ nguồn lực hợp lý và kịp thời.

Lợi ích khi xây dựng hệ thống quản lý dự án trên Lark cho Agency Marketing

Tăng cường hiệu quả phối hợp và giao tiếp trong nội bộ

Với tính năng giao tiếp tập trung qua Lark Messenger, Meeting, Calendar và Mail, toàn bộ thông tin liên quan đến dự án được tập hợp trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp các phòng ban trong Agency Marketing như Account, Content và Designer phối hợp nhịp nhàng, tránh nhầm lẫn và bỏ sót thông tin quan trọng trong quá trình thực hiện dự án.

Quản lý đa dự án cùng lúc một cách khoa học

Agency Marketing thường phải xử lý nhiều dự án cùng lúc với quy mô và yêu cầu đa dạng. Hệ thống quản lý dự án trên Lark cho phép theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và quản lý tài nguyên một cách khoa học, giúp đảm bảo mọi dự án đều được vận hành trơn tru và đạt kết quả như kỳ vọng.

Tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất

Việc tự động hóa đánh giá tiến độ và báo cáo giúp giảm thiểu các công việc thủ công, tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý và nhân viên. Đồng thời, việc theo dõi tiến độ công việc, tỷ lệ hoàn thành và số lần trễ hạn giúp phát hiện sớm các vấn đề, từ đó kịp thời điều chỉnh quy trình làm việc để nâng cao năng suất và chất lượng.

Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác

Báo cáo và thống kê tiến độ công việc theo từng dự án, từng tháng cung cấp dữ liệu minh bạch và chính xác cho lãnh đạo. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá năng lực nhân sự, phân bổ nguồn lực hợp lý và lên kế hoạch phát triển bền vững.

Kết luận

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp xây dựng hệ thống quản lý dự án chuyên nghiệp cho Agency Marketing, hãy liên hệ ngay với Yspace để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết. Với kinh nghiệm triển khai các giải pháp chuyển đổi số trên nền tảng Lark, Yspace cam kết mang đến cho doanh nghiệp bạn một hệ thống quản lý dự án hiệu quả, tối ưu quy trình làm việc và nâng cao năng suất đội ngũ.

Việc xây dựng hệ thống quản lý dự án trên Lark không chỉ giúp Agency Marketing quản lý công việc một cách bài bản, khoa học mà còn tận dụng tối đa các tính năng tự động hóa, báo cáo và giao tiếp tập trung. Đây chính là chìa khóa để các Agency nâng cao hiệu quả vận hành, đáp ứng linh hoạt các yêu cầu từ khách hàng và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.