Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng hướng tới tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả vận hành, tự động hoá trên Lark (hay còn gọi là Larksuite) đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho các phòng ban, đặc biệt là phòng Hành chính - Nhân sự. Tự động hoá trên Lark là tính năng được tích hợp trong phiên bản PC của Lark Base, cho phép người dùng thiết lập các quy trình làm việc tự động dựa trên mô hình Kích hoạt - Hành động. Khi một sự kiện (kích hoạt) xảy ra, Lark sẽ tự động thực hiện hành động tương ứng mà không cần sự can thiệp thủ công, giúp giảm thiểu thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại và tăng tính chính xác trong xử lý công việc.

Lợi ích khi sử dụng tính năng tự động hoá trên Lark

Tính năng này giúp phòng Hành chính - Nhân sự định hình lại quy trình làm việc, từ việc quản lý hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn, đến việc xử lý các tác vụ nội bộ như quản lý lịch nghỉ hay thông báo sự kiện quan trọng trong công ty. Nhờ đó, đội ngũ nhân sự có thể tập trung vào các công việc chiến lược hơn thay vì mất thời gian cho các thao tác thủ công. Ngoài ra, tự động hoá trên Lark còn giúp tăng cường giao tiếp nội bộ và giảm thiểu sai sót do con người gây ra, đồng thời nâng cao trải nghiệm của nhân viên và ứng viên trong quy trình tuyển dụng cũng như quản lý nhân sự.

Việc thiết lập tự động hoá trên Lark Base rất đơn giản, người dùng chỉ cần chọn mẫu tự động hoá có sẵn hoặc tạo mới theo nhu cầu riêng, sau đó xác định các trigger (kích hoạt) và hành động tương ứng. Điều này giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể nhanh chóng áp dụng công nghệ tự động hoá vào quản lý nhân sự mà không cần đầu tư quá nhiều về mặt kỹ thuật.

Các tính năng tự động hoá trong phòng hành chính - nhân sự trên Lark

Phòng Hành chính - Nhân sự có rất nhiều công việc mang tính chất lặp lại và yêu cầu xử lý kịp thời, do đó việc ứng dụng các tính năng tự động hoá trong phòng hành chính - nhân sự trên Lark sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý. Dưới đây là các tính năng tiêu biểu mà doanh nghiệp có thể triển khai trên nền tảng Lark:

Thông báo khi có ứng viên mới nộp hồ sơ ứng tuyển

Khi một ứng viên gửi hồ sơ vào hệ thống, Lark sẽ tự động gửi thông báo ngay lập tức tới đội ngũ HR qua Lark Messenger. Điều này giúp nhân sự tuyển dụng không bỏ lỡ bất kỳ hồ sơ nào và có thể phản hồi nhanh chóng.

Gửi tin nhắn thông báo tới HR kết quả vòng review CV trong quy trình tuyển dụng

Lark hỗ trợ tính năng review CV tự động bằng AI, giúp sàng lọc và đánh giá hồ sơ ứng viên dựa trên tiêu chí đã thiết lập. Kết quả đánh giá sẽ được gửi tự động tới HR để họ có thể nhanh chóng biết được ứng viên nào phù hợp, từ đó quyết định bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng.

Thông báo khi có khách hàng mới được cập nhật vào file quản lý khách hàng

Trong trường hợp phòng Hành chính - Nhân sự hoặc bộ phận kinh doanh quản lý khách hàng trên Lark Base hoặc tích hợp với hệ thống CRM như Salesforce, Lark sẽ tự động gửi thông báo khi có khách hàng mới được thêm vào hệ thống. Điều này giúp các bộ phận liên quan kịp thời nắm bắt và xử lý thông tin khách hàng.

Tự động đồng bộ lịch nghỉ của nhân sự từ Approval lên lịch cá nhân

Khi nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép và được phê duyệt qua hệ thống Approval trên Lark Base, lịch nghỉ này sẽ được tự động đồng bộ lên Lark Calendar cá nhân của nhân viên và người quản lý. Nhờ đó, mọi người đều có thể theo dõi lịch nghỉ của nhau một cách chính xác và thuận tiện.

Tự động thông báo lịch phỏng vấn nhân sự tới HR - Leader

Lark cho phép tự động tạo và gửi thông báo lịch phỏng vấn tới các bên liên quan như HR và trưởng nhóm (Leader). Việc này giúp đảm bảo các cuộc phỏng vấn được tổ chức đúng giờ, tránh trùng lịch và nâng cao hiệu quả phối hợp trong quy trình tuyển dụng.

Tự động thông báo nhận có task - nhận task - hoàn thành task

Các công việc được giao trong phòng Hành chính - Nhân sự có thể được quản lý trên Lark Base với tính năng tự động gửi thông báo khi task được giao, khi nhân sự nhận task và khi hoàn thành task. Điều này giúp theo dõi tiến độ công việc rõ ràng, minh bạch và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

Tự động thông báo lịch ngày sinh nhật nhân sự tới HR

Lark còn có thể thiết lập tự động gửi thông báo ngày sinh nhật nhân viên tới phòng Hành chính - Nhân sự để chuẩn bị các hoạt động chúc mừng, tạo môi trường làm việc thân thiện và gắn kết nhân viên.

Như vậy, việc ứng dụng các tính năng tự động hoá trong phòng hành chính - nhân sự trên Lark không chỉ giúp giảm tải các công việc thủ công, tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng quản lý và trải nghiệm của nhân viên. Đặc biệt, với hơn 80% công việc tuyển dụng có thể được thực hiện tự động bằng AI và công nghệ, doanh nghiệp sẽ có lợi thế lớn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài trong thị trường lao động cạnh tranh ngày nay.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm giải pháp tự động hoá hiệu quả cho phòng Hành chính - Nhân sự, hãy liên hệ ngay với Yspace để được tư vấn và hỗ trợ triển khai các tính năng tự động hoá trên Lark phù hợp nhất với quy mô và đặc thù công việc của bạn.