Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại ngày càng cần tối ưu hóa quy trình làm việc, việc quản lý thủ tục hành chính và phê duyệt tự động trở thành yếu tố then chốt giúp tăng hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Lark Approval, một giải pháp trong hệ sinh thái Lark Suite, đã được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu này bằng cách số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình phê duyệt, từ gửi yêu cầu đến phê duyệt và lưu trữ dữ liệu.

Tổng quan về Lark Approval

Lark Approval là gì?

Lark Approval là công cụ quản lý và thiết kế quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp, cho phép tạo và tùy chỉnh các biểu mẫu, luồng phê duyệt linh hoạt phù hợp với từng loại thủ tục hành chính và nghiệp vụ nội bộ. Giải pháp này giúp loại bỏ hoàn toàn các quy trình phê duyệt thủ công truyền thống, thay thế bằng quy trình trực tuyến nhanh chóng, dễ sử dụng và có thể truy cập trên nhiều thiết bị, đặc biệt là thiết bị di động.

Lợi ích chính của Lark Approval

• Tiết kiệm thời gian: Quy trình phê duyệt tự động giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và xử lý thủ tục, tăng tốc độ ra quyết định.

• Tăng tính chính xác: Hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ chính xác và dễ dàng truy xuất.

• Tính linh hoạt cao: Tùy chỉnh quy trình phê duyệt theo đặc thù từng doanh nghiệp chỉ với thao tác kéo thả đơn giản.

• Tích hợp liền mạch: Kết nối với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Lark như Lark Messenger, giúp thông báo và trao đổi thông tin nhanh chóng trong quá trình phê duyệt.

Quản lý thủ tục hành chính trên Lark Approval

Thống kê số thủ tục hành chính được phê duyệt hàng tháng, tuần, năm

Lark Approval cung cấp tính năng thống kê chi tiết số lượng thủ tục hành chính đã được phê duyệt theo các khoảng thời gian khác nhau như tuần, tháng, năm. Nhờ việc tự động ghi nhận và lưu trữ dữ liệu phê duyệt, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý công việc, đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận và có cơ sở để cải tiến quy trình nếu cần thiết.

Tỉ lệ phê duyệt theo từng thành phần, bộ phận

Hệ thống cho phép phân tích tỉ lệ phê duyệt dựa trên từng thành phần hoặc bộ phận trong tổ chức. Qua đó, người quản lý có thể đánh giá hiệu suất xử lý công việc của từng phòng ban, phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình và điều chỉnh phân bổ nguồn lực phù hợp. Việc minh bạch hóa tỉ lệ phê duyệt cũng giúp nâng cao trách nhiệm và tinh thần làm việc của nhân viên.

Quản lý các đề nghị thu chi, nghỉ phép, xin ứng lương, đi sớm - về trễ, mua sắm thiết bị

Lark Approval tích hợp sẵn các biểu mẫu phê duyệt phổ biến như đề nghị thu chi, nghỉ phép, xin ứng lương, đăng ký đi sớm về trễ, mua sắm thiết bị… Nhân viên có thể gửi yêu cầu nhanh chóng qua ứng dụng, còn người phê duyệt nhận thông báo và xử lý tức thì. Quy trình này giúp giảm thiểu thủ tục giấy tờ, đồng thời đảm bảo mọi yêu cầu đều được xử lý kịp thời, minh bạch và có lưu trữ đầy đủ.

Quy trình phê duyệt tự động và tiện lợi trên Lark

Phê duyệt trực tiếp qua Lark Approval trên thiết bị di động

Một trong những điểm mạnh của Lark Approval là khả năng phê duyệt mọi lúc mọi nơi trên thiết bị di động. Người phê duyệt chỉ cần mở ứng dụng Lark, nhận thông báo và xem xét các yêu cầu ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng mà không cần phải ở văn phòng. Điều này giúp tăng tốc độ xử lý công việc, giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao hiệu quả quản lý.

Tạo và tùy chỉnh quy trình phê duyệt linh hoạt

Lark Approval cho phép người quản trị dễ dàng tạo mới hoặc tùy chỉnh các mẫu phê duyệt bằng công cụ kéo thả không cần lập trình (no-code). Doanh nghiệp có thể thiết lập các luồng phê duyệt đa cấp, phân nhánh theo giá trị dữ liệu, hoặc tích hợp các điều kiện phê duyệt đặc thù phù hợp với từng loại thủ tục. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ tích hợp các mẫu phê duyệt từ bên thứ ba, giúp tập trung quản lý trên một nền tảng duy nhất.

Vai trò trong quy trình phê duyệt

• Người yêu cầu (Requester): Thành viên trong tổ chức gửi yêu cầu phê duyệt.

• Người phê duyệt (Approver): Các cấp quản lý hoặc bộ phận có thẩm quyền xử lý và quyết định phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.

• Quản trị viên (Administrator): Người quản lý toàn bộ hệ thống phê duyệt, thiết kế biểu mẫu, quy trình và phân quyền sử dụng.

Tự động lưu trữ và kết nối dữ liệu với Base

Lưu trữ dữ liệu tự động sau phê duyệt

Sau khi các yêu cầu được phê duyệt, toàn bộ dữ liệu sẽ được tự động lưu trữ vào file Base – một công cụ quản lý dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp. Việc này giúp loại bỏ hoàn toàn thao tác nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót và đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật chính xác, đầy đủ.

Hỗ trợ kế toán và nhân sự trong báo cáo và tính lương

Kế toán và bộ phận nhân sự có thể thiết lập các công thức tính toán trong Base để tự động tổng hợp báo cáo tài chính, chi tiêu nội bộ và tính lương cho nhân viên dựa trên dữ liệu phê duyệt thu chi, nghỉ phép, làm thêm giờ... Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và nhân sự một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch.

Lợi ích khi sử dụng Lark Approval trong quản lý thủ tục hành chính

Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc

Quy trình phê duyệt tự động giúp giảm thiểu các bước thủ công, rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu, từ đó tăng tốc độ ra quyết định và nâng cao năng suất làm việc chung của doanh nghiệp.

Tăng tính minh bạch và kiểm soát quy trình

Mọi yêu cầu và quyết định phê duyệt đều được ghi lại và lưu trữ có hệ thống, giúp dễ dàng theo dõi, kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân, phòng ban.

Tính linh hoạt và dễ sử dụng

Với giao diện thân thiện, khả năng tùy chỉnh cao và hỗ trợ trên đa nền tảng thiết bị, Lark Approval phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và quy mô khác nhau.

Tích hợp đồng bộ trong hệ sinh thái Lark

Việc tích hợp với Lark Messenger và các ứng dụng khác giúp tạo nên một môi trường làm việc thống nhất, liền mạch, từ giao tiếp đến xử lý công việc và phê duyệt.

Kết luận

Lark Approval là giải pháp quản lý thủ tục hành chính và phê duyệt tự động toàn diện, giúp doanh nghiệp số hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, phê duyệt nhanh chóng trên thiết bị di động và tự động lưu trữ dữ liệu vào Base để hỗ trợ báo cáo tài chính và tính lương, Lark Approval đang ngày càng trở thành công cụ không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp. Việc áp dụng Lark Approval sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nội bộ, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong thời đại số.