Trong các doanh nghiệp hiện đại, việc phê duyệt đơn từ, đặc biệt là các phiếu xin nghỉ phép, thường là một quy trình quan trọng nhưng cũng có thể gây tốn thời gian và công sức nếu vẫn thực hiện thủ công qua tin nhắn, điện thoại hay email. Giải pháp Lark Approval ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp số hóa và tự động hóa quy trình phê duyệt này, mang lại sự nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả vượt trội. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về cách sử dụng Lark Approval để phê duyệt đơn từ, xin nghỉ phép, cũng như những lợi ích to lớn mà doanh nghiệp có thể nhận được khi áp dụng giải pháp này.

Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số quy trình phê duyệt đơn từ?

Thực trạng phê duyệt đơn từ truyền thống

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang duy trì phương thức phê duyệt đơn từ, xin nghỉ phép thủ công thông qua các kênh như tin nhắn, điện thoại, email hoặc giấy tờ. Phương thức này tồn tại nhiều hạn chế:

• Tốn thời gian và công sức: Việc gửi và nhận phê duyệt qua nhiều kênh khác nhau khiến quy trình bị kéo dài, gây chậm trễ trong xử lý.

• Khó kiểm soát và theo dõi: Quản lý khó nắm bắt được trạng thái phê duyệt của từng đơn, dễ xảy ra sai sót hoặc bỏ sót.

• Dữ liệu phân tán, khó tổng hợp: Thông tin phê duyệt không được lưu trữ tập trung, gây khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo hay phân tích dữ liệu.

• Thiếu minh bạch: Nhân sự không thể biết được tiến trình xử lý đơn của mình đang ở bước nào, gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp và không hài lòng.

Nhu cầu chuyển đổi số trong phê duyệt đơn từ

Trước những thách thức trên, chuyển đổi số quy trình phê duyệt đơn từ là giải pháp cần thiết để:

• Tự động hóa và chuẩn hóa quy trình: Giúp giảm thiểu thao tác thủ công, tăng tốc độ xử lý và đảm bảo quy trình diễn ra đúng chuẩn.

• Tăng tính minh bạch và kiểm soát: Quản lý dễ dàng theo dõi trạng thái phê duyệt, nhân sự cũng được cập nhật kịp thời.

• Tối ưu hóa lưu trữ và tổng hợp dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ tập trung, dễ dàng xuất báo cáo và phân tích.

• Nâng cao trải nghiệm người dùng: Nhân viên có thể gửi đơn và nhận kết quả phê duyệt nhanh chóng, thuận tiện trên cùng một nền tảng.

Lark Approval – Giải pháp phê duyệt đơn từ hiện đại và hiệu quả

Lark Approval là gì?

Lark Approval là một tính năng được tích hợp trong bộ công cụ Larksuite, cho phép doanh nghiệp xây dựng các quy trình phê duyệt đơn giản nhưng mạnh mẽ, phù hợp với nhiều loại hình sự kiện và nghiệp vụ như xin nghỉ phép, đề xuất mua sắm, thanh toán, và nhiều hơn nữa. Đặc điểm nổi bật của Lark Approval bao gồm:

• Tích hợp liền mạch trong hệ sinh thái Lark: Không cần cài đặt thêm phần mềm, hoạt động trực tiếp trên giao diện chat quen thuộc.

• Tính năng tùy biến cao: Doanh nghiệp có thể thiết kế biểu mẫu phê duyệt và quy trình phù hợp với đặc thù riêng.

• Hỗ trợ đa nền tảng: Sử dụng trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp phê duyệt mọi lúc mọi nơi.

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và thao tác hiệu quả.

Cách thức hoạt động của Lark Approval trong phê duyệt đơn từ, xin nghỉ phép

Phân chia phiếu xin nghỉ theo phòng ban

Khi nhân sự tạo phiếu xin nghỉ trên Lark Approval, hệ thống sẽ tự động phân loại đơn theo từng phòng ban. Điều này giúp:

• Người quản lý phụ trách phòng ban nhận được thông báo phê duyệt kịp thời.

• Bộ phận liên quan cũng được cập nhật để phối hợp xử lý công việc.

• Các nhân sự khác trong phòng ban có thể được thông báo để biết lịch nghỉ của đồng nghiệp, thuận tiện sắp xếp công việc.

Tự động gửi thông báo phê duyệt

Phiếu xin nghỉ sẽ được gửi tự động đến người quản lý có thẩm quyền phê duyệt. Người quản lý chỉ cần một cú nhấp chuột để đồng ý hoặc từ chối, giúp rút ngắn thời gian xử lý so với phương pháp truyền thống.

Lưu trữ và tổng hợp dữ liệu tự động

Mọi phiếu xin nghỉ phép sau khi được phê duyệt sẽ tự động lưu trữ vào file Base – một công cụ quản lý dữ liệu tích hợp trong Larksuite. Điều này giúp:

• Doanh nghiệp không phải mất thời gian tổng hợp thủ công.

• Dữ liệu được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy xuất và quản lý.

• Có thể xuất dữ liệu ra file Excel chỉ với một cú nhấp chuột để phục vụ báo cáo hoặc phân tích.

Hướng dẫn sử dụng Lark Approval để phê duyệt đơn từ và xin nghỉ phép

Bước 1: Truy cập ứng dụng Approval trên Lark

Người dùng mở ứng dụng Approval trên thanh công cụ bên trái trong giao diện Lark. Đây là nơi tập trung tất cả các yêu cầu phê duyệt.

Bước 2: Tạo phiếu xin nghỉ phép

• Nhân viên chọn mẫu phiếu xin nghỉ phù hợp.

• Điền đầy đủ thông tin cần thiết như ngày nghỉ, lý do, loại nghỉ (phép năm, nghỉ ốm, nghỉ không lương…).

• Gửi phiếu để khởi tạo quy trình phê duyệt.

Bước 3: Phân phối và phê duyệt

• Phiếu sẽ tự động gửi đến người quản lý và các bộ phận liên quan.

• Người quản lý nhận thông báo và có thể phê duyệt hoặc từ chối ngay trên Lark.

• Các bên liên quan được cập nhật trạng thái phê duyệt tức thì.

Bước 4: Lưu trữ và quản lý dữ liệu

• Phiếu sau khi phê duyệt được lưu trữ tự động trong Base.

• Quản lý có thể truy cập để xem lịch sử, theo dõi tình hình nghỉ phép của nhân sự.

• Dữ liệu có thể được xuất ra file Excel phục vụ báo cáo hoặc phân tích.

Lợi ích khi sử dụng Lark Approval cho phê duyệt đơn từ và xin nghỉ phép

Tiết kiệm thời gian và tăng tốc quy trình

Nhờ tự động hóa toàn bộ quy trình phê duyệt, doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý đơn từ. Người quản lý chỉ cần một thao tác đơn giản để phê duyệt, không còn phải mất thời gian gọi điện hay nhắn tin xác nhận.

Tăng tính minh bạch và kiểm soát

Mọi bước trong quy trình phê duyệt đều được ghi nhận và cập nhật tức thì trên hệ thống. Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi trạng thái các đơn, tránh bỏ sót hoặc trì hoãn xử lý.

Dữ liệu tập trung và dễ dàng quản lý

Việc lưu trữ phiếu xin nghỉ phép tự động trên Base giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung, dễ dàng tổng hợp, phân tích và báo cáo. Việc xuất dữ liệu ra Excel cũng rất đơn giản, thuận tiện cho các bộ phận kế toán, nhân sự trong công tác quản lý.

Nâng cao trải nghiệm người dùng

Nhân viên có thể gửi đơn và nhận kết quả phê duyệt nhanh chóng ngay trên ứng dụng Lark quen thuộc, không phải chuyển đổi qua nhiều kênh khác nhau. Điều này giúp nâng cao sự hài lòng và tinh thần làm việc.

Tối ưu hóa phối hợp nội bộ

Việc thông báo tự động đến các bộ phận liên quan và nhân sự trong phòng ban giúp tăng cường sự phối hợp, tránh ảnh hưởng công việc khi có nhân viên nghỉ phép.

Tổng kết

Lark Approval là công cụ phê duyệt đơn từ và xin nghỉ phép hiện đại, giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn các quy trình thủ công, rườm rà và tốn thời gian. Với khả năng tự động phân loại phiếu theo phòng ban, gửi thông báo phê duyệt nhanh chóng, lưu trữ dữ liệu tập trung và hỗ trợ xuất báo cáo dễ dàng, Lark Approval mang đến giải pháp toàn diện để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.

Việc áp dụng Lark Approval không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng tính minh bạch mà còn cải thiện trải nghiệm của nhân viên và tối ưu hóa phối hợp nội bộ. Đây chính là bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt và chuyên nghiệp hơn trong môi trường làm việc hiện đại.

Nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang sử dụng các phương pháp phê duyệt thủ công, hãy thử ngay Lark Approval để trải nghiệm sự khác biệt và nâng tầm hiệu quả quản lý!