Trong thời đại chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc quản lý dự án và công việc của nhân sự trở thành một trong những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, dù có quy mô lớn hay nhỏ, vẫn chưa thể tối ưu hóa quy trình quản lý tiến độ công việc và thời gian làm việc của nhân sự. Điều này dẫn đến việc lãng phí tài nguyên và sử dụng nguồn lực chưa hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ phân tích thực trạng quản lý task hiện nay của doanh nghiệp và giới thiệu cách quản lý công việc nhân sự hiệu quả trên nền tảng Lark Task – một công cụ quản lý dự án hiện đại, tiện lợi và hiệu quả.

Thực trạng quản lý task hiện nay của doanh nghiệp

1. Những khó khăn phổ biến trong quản lý công việc và dự án

Quản lý dự án và công việc là một quá trình phức tạp, đặc biệt khi doanh nghiệp phải xử lý nhiều dự án cùng lúc với nhiều thành viên tham gia. Dưới đây là một số thách thức thường gặp:

• Thiếu công cụ quản lý tập trung: Nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào các phương pháp truyền thống như email, bảng tính Excel hay ghi chép thủ công để theo dõi công việc. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây sai sót, thiếu đồng bộ thông tin.

• Khó khăn trong phân công và theo dõi tiến độ: Việc giao việc không rõ ràng, thiếu minh bạch khiến nhân viên không biết ưu tiên task nào trước, dẫn đến việc trễ tiến độ hoặc không hoàn thành đúng hạn.

• Thiếu dữ liệu để đánh giá hiệu suất: Quản lý thường phải thu thập báo cáo thủ công từ từng nhân sự, khiến việc đánh giá hiệu quả làm việc thiếu khách quan và không kịp thời.

• Giao tiếp và phối hợp nhóm kém hiệu quả: Khi không có công cụ hỗ trợ, việc trao đổi thông tin giữa các thành viên dễ bị gián đoạn, gây hiểu nhầm hoặc bỏ sót công việc.

• Lãng phí nguồn lực nhân sự: Theo các nghiên cứu, doanh nghiệp có thể đang lãng phí từ 10-20% tài nguyên nhân sự do quản lý công việc chưa hiệu quả, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và lợi nhuận.

2. Tác động của việc quản lý task chưa hiệu quả đến doanh nghiệp

Việc không quản lý tốt công việc và tiến độ dự án gây ra nhiều hệ quả tiêu cực như:

• Trì hoãn dự án: Tiến độ không được kiểm soát tốt dẫn đến các deadline bị trễ, ảnh hưởng đến kế hoạch tổng thể và uy tín doanh nghiệp.

• Giảm hiệu quả làm việc: Nhân viên không biết rõ nhiệm vụ ưu tiên, dễ bị quá tải hoặc lãng phí thời gian cho các công việc không quan trọng.

• Tăng chi phí vận hành: Việc phải làm lại công việc, xử lý sự cố do sai sót trong quản lý khiến chi phí tăng cao.

• Ảnh hưởng đến tinh thần nhân viên: Môi trường làm việc thiếu tổ chức và minh bạch gây áp lực, giảm động lực làm việc và tăng tỷ lệ nghỉ việc.

• Khó khăn trong việc đánh giá và phát triển nhân sự: Thiếu dữ liệu chính xác khiến việc đánh giá năng lực và đề xuất các biện pháp cải thiện trở nên khó khăn.

Cách quản lý công việc nhân sự hiệu quả trên Lark Task

Để giải quyết các vấn đề trên, doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ quản lý công việc hiện đại, giúp tự động hóa quy trình, minh bạch hóa tiến độ và nâng cao hiệu quả phối hợp nhóm. Lark Task là một giải pháp quản lý task được tích hợp trong hệ sinh thái Larksuite, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án và công việc một cách khoa học và hiệu quả.

1. Giới thiệu về Lark Task

Lark Task là công cụ quản lý tác vụ được thiết kế để giúp người dùng tạo, phân công, theo dõi và đánh giá tiến độ công việc ngay trong nền tảng Lark – một hệ sinh thái làm việc trực tuyến tích hợp chat, video call, lưu trữ đám mây và nhiều tính năng khác. Lark Task giúp doanh nghiệp:

• Tổ chức công việc rõ ràng theo từng cá nhân, nhóm hoặc phòng ban.

• Đặt deadline và nhắc nhở tự động để đảm bảo tiến độ.

• Theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực.

• Thu thập dữ liệu và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân sự dựa trên số lượng và chất lượng task hoàn thành.

2. Các tính năng nổi bật của Lark Task giúp quản lý dự án hiệu quả

a. Tạo và phân loại task linh hoạt

Người dùng có thể dễ dàng tạo task mới với đầy đủ thông tin như tên công việc, mô tả chi tiết, deadline, người phụ trách và mức độ ưu tiên. Task có thể được phân loại theo dự án, nhóm hoặc loại công việc, giúp quản lý dễ dàng lọc và sắp xếp.

b. Giao việc rõ ràng, minh bạch

Lark Task cho phép giao việc cụ thể cho từng cá nhân hoặc nhóm, đảm bảo mọi người đều biết rõ trách nhiệm của mình. Người quản lý có thể theo dõi ai đang làm task nào và tiến độ ra sao ngay trên giao diện.

c. Cập nhật tiến độ và trao đổi trực tiếp

Nhân viên có thể cập nhật trạng thái task (đang làm, hoàn thành, trì hoãn), đính kèm tài liệu liên quan và bình luận trao đổi ngay trên task đó. Điều này giúp giảm thiểu việc trao đổi qua nhiều kênh, tăng tính minh bạch và hiệu quả phối hợp nhóm.

d. Tự động nhắc nhở và cảnh báo

Hệ thống tự động gửi thông báo nhắc deadline sắp đến hoặc cảnh báo task quá hạn, giúp nhân viên và quản lý kịp thời điều chỉnh kế hoạch và ưu tiên công việc.

e. Báo cáo và đánh giá hiệu suất

Lark Task cung cấp các báo cáo tổng hợp tiến độ dự án và hiệu suất làm việc của từng cá nhân dựa trên dữ liệu task hoàn thành. Quản lý có thể dễ dàng đánh giá năng lực và đưa ra các biện pháp cải thiện hoặc khen thưởng phù hợp.

3. Lợi ích khi sử dụng Lark Task trong quản lý dự án

• Tiết kiệm thời gian và công sức quản lý: Tự động hóa quy trình theo dõi và tổng hợp giúp giảm thiểu công việc thủ công, cho phép quản lý tập trung vào các quyết định chiến lược.

• Nâng cao hiệu quả làm việc: Theo dõi tiến độ và đánh giá chính xác giúp phát hiện sớm các vấn đề, tăng cường động lực làm việc cho nhân viên.

• Tăng cường phối hợp nhóm: Mọi thành viên đều có thể truy cập thông tin tiến độ chung, trao đổi và hỗ trợ nhau kịp thời.

• Minh bạch và công bằng: Việc công khai tiến độ và kết quả đánh giá tạo môi trường làm việc công bằng, thúc đẩy sự cạnh tranh lành mạnh.

• Hỗ trợ chuyển đổi số: Lark Task là một phần trong hệ sinh thái Larksuite, giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp công cụ quản lý công việc vào quy trình làm việc số hóa, tăng cường hiệu quả vận hành.

4. Hướng dẫn thêm task và theo dõi tiến độ trên Lark Task

Để sử dụng Lark Task hiệu quả, doanh nghiệp và nhân viên có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Tạo task mới

• Truy cập vào giao diện Lark Task trên ứng dụng hoặc nền tảng web.

• Nhấn nút “Tạo task” và điền các thông tin cần thiết như tên task, mô tả chi tiết, deadline, người phụ trách và mức độ ưu tiên.

Bước 2: Phân loại và gán nhãn

• Gán nhãn task theo dự án, loại công việc hoặc mức độ ưu tiên để dễ dàng quản lý và lọc.

Bước 3: Giao việc

• Chỉ định người thực hiện task, có thể giao cho một hoặc nhiều người tùy theo tính chất công việc.

Bước 4: Cập nhật tiến độ

• Nhân viên cập nhật trạng thái task (đang làm, hoàn thành, trì hoãn).

• Đính kèm tài liệu hoặc bình luận để trao đổi thông tin liên quan.

Bước 5: Theo dõi và nhắc nhở

• Hệ thống tự động gửi thông báo nhắc deadline và cảnh báo các task sắp đến hạn hoặc quá hạn.

Bước 6: Báo cáo và đánh giá

• Quản lý theo dõi báo cáo tiến độ tổng thể và đánh giá hiệu suất dựa trên dữ liệu task.

Tổng kết

Quản lý dự án hiệu quả và theo dõi tiến độ công việc của từng nhân sự là bài toán quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều phải giải quyết. Việc không tối ưu quy trình quản lý task có thể khiến doanh nghiệp lãng phí từ 10–20% tài nguyên nhân sự, ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất và lợi nhuận.

Lark Task là giải pháp quản lý công việc hiện đại, tích hợp đầy đủ các tính năng phân công, theo dõi, tự động hóa và đánh giá hiệu suất, giúp doanh nghiệp khắc phục những hạn chế của phương pháp quản lý truyền thống. Bằng cách sử dụng Lark Task, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian quản lý, nâng cao hiệu quả làm việc của từng cá nhân và toàn bộ nhóm, đồng thời thúc đẩy quá trình chuyển đổi số một cách hiệu quả.

Việc thêm task, phân công rõ ràng và theo dõi tiến độ công việc trên Lark Task giúp đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn, minh bạch và công bằng trong đánh giá. Đây chính là bước tiến quan trọng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.