Trong một doanh nghiệp, việc quản lý tài liệu không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ mà còn phải đảm bảo tính khoa học, dễ tìm kiếm và dễ chia sẻ giữa các nhân viên và bộ phận. Lark, Larksuite, và Lark Base cung cấp các giải pháp tối ưu cho việc này, giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ, linh hoạt, và hiệu quả. Hệ thống tài liệu không chỉ là nơi lưu trữ, mà còn là lõi của việc quản lý và phối hợp công việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Lưu trữ tài liệu truyền thống và sự chuyển đổi số sang Lark và Larksuite

Trước đây, nhiều doanh nghiệp lưu trữ tài liệu trực tiếp trên máy tính cá nhân, gây khó khăn trong việc chia sẻ và tìm kiếm thông tin khi cần thiết. Tuy nhiên, với sự ra đời của các giải pháp Lark, Larksuite, và Lark Base, việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu đã trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Các giải pháp cloud hiện đại như Larksuite không chỉ hỗ trợ lưu trữ trực tuyến mà còn cung cấp các công cụ quản lý tài liệu hiệu quả, giúp các doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hệ thống dữ liệu của mình.

Nhân viên không được đào tạo và thiếu các quy chuẩn lưu trữ đã từng dẫn đến việc hệ thống tài liệu trở nên lộn xộn và khó kiểm soát. Với Lark Docs và các tính năng của Larksuite download, việc thiết lập hệ thống quản lý tài liệu đã trở nên đơn giản hơn. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những điều cơ bản như cách đặt tên file, thư mục, và phân quyền truy cập.

Nguyên tắc xây dựng cấu trúc file và folder trong Lark và Larksuite

Để có một hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau khi làm việc với Lark, Larksuite

1. Đặt tên thư mục và tệp tin theo cấu trúc hợp lý

 Sử dụng một quy tắc đặt tên tệp và thư mục nhất quán là yếu tố quan trọng để tạo nên một hệ thống dễ quản lý. Ví dụ, trong Larksuite và Lark Docs, bạn có thể đưa số thứ tự vào đầu tên file hoặc folder để các tệp tin và thư mục luôn nằm đúng thứ tự và dễ dàng tìm kiếm. Quy tắc này không chỉ giúp người dùng nhanh chóng nhận biết nội dung mà còn tiết kiệm thời gian mở và tìm kiếm tài liệu.

2. Sử dụng đúng định dạng file trong Lark Docs

 Một trong những nguyên tắc quan trọng là sử dụng đúng định dạng file để lưu trữ dữ liệu. Lark Docs cung cấp nhiều lựa chọn định dạng khác nhau, và việc xác định đúng định dạng giúp đảm bảo tính khả dụng của tài liệu trong thời gian dài. Nếu sử dụng sai định dạng, tác động có thể không thấy ngay lập tức, nhưng về lâu dài, việc chuyển đổi sẽ gặp nhiều khó khăn, làm giảm hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

3. Cấu trúc thư mục phân cấp

 Trong Larksuite, việc thiết lập một cấu trúc thư mục phân cấp là cần thiết để phản ánh tổ chức hoặc quy trình làm việc của doanh nghiệp. Hệ thống này cần đảm bảo rằng các thư mục chỉ phân chia thành tối đa ba cấp độ (level), từ thư mục gốc cho đến tệp tin làm việc chính thức. Cách tiếp cận này giúp việc di chuyển giữa các thư mục dễ dàng và tối ưu hóa quy trình truy cập tài liệu.

4. Quyền truy cập tài liệu

 Với Larksuite, doanh nghiệp có thể dễ dàng cấp quyền truy cập cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng cụ thể. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có quyền truy cập hoặc chỉnh sửa tài liệu quan trọng. Lark cung cấp một hệ thống quản lý quyền truy cập chặt chẽ, giúp doanh nghiệp bảo vệ các thông tin nhạy cảm và ngăn chặn việc truy cập trái phép.

5. Tránh lưu trữ tập tin không cần thiết hoặc trùng lặp

 Một nguyên tắc quan trọng là giảm thiểu số lượng tệp tin không cần thiết hoặc trùng lặp. Mục tiêu của hệ thống DMS trên Lark Docs là giữ cho số lượng tệp tin tối thiểu nhưng vẫn đầy đủ thông tin. Việc này giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm thời gian tìm kiếm tài liệu.

6. Rà soát định kỳ và tái cấu trúc

 Với Larksuite, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc rà soát và tái cấu trúc hệ thống thư mục định kỳ. Hàng tháng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ cấu trúc và nội dung thư mục, đảm bảo rằng hệ thống phản ánh chính xác quy trình làm việc hiện tại của công ty. Lark Base hỗ trợ quá trình này bằng cách cung cấp các công cụ báo cáo chi tiết về việc sử dụng tài liệu.

7. Xóa bỏ tệp tin và thư mục không còn sử dụng

 Trong Lark và Larksuite, việc xóa bỏ các tệp tin và thư mục không còn sử dụng là một phần quan trọng trong quá trình quản lý tài liệu. Bằng cách loại bỏ những tài liệu không còn giá trị, doanh nghiệp có thể duy trì một hệ thống lưu trữ gọn gàng và hiệu quả hơn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn giúp nhân viên tập trung vào các tài liệu thực sự cần thiết.

Lợi ích của việc sử dụng Lark và Larksuite trong quản lý tài liệu

Việc sử dụng Lark, Larksuite, và Lark Base mang lại nhiều lợi ích vượt trội trong việc quản lý tài liệu cho doanh nghiệp. Lark Docs cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp tổ chức, chia sẻ và kiểm soát quyền truy cập một cách hiệu quả. Với Larksuite, nhân viên có thể dễ dàng truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào, đảm bảo tính linh hoạt và tính di động trong công việc hàng ngày.

Một trong những ưu điểm lớn nhất của Lark Base là khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống quản lý khác trong doanh nghiệp như CRM hoặc ERP. Điều này giúp tạo ra một luồng thông tin liền mạch, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, đồng thời giảm bớt các vấn đề về trùng lặp dữ liệu.

Kết luận

Nguyên tắc tạo, đặt tên và lưu trữ tài liệu đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả. Các giải pháp hiện đại như Lark, Larksuite cung cấp cho doanh nghiệp một công cụ mạnh mẽ để quản lý và kiểm soát tài liệu. Từ việc đặt tên file, quản lý quyền truy cập, cho đến cấu trúc phân cấp thư mục, tất cả đều được tối ưu hóa để đáp ứng nhu cầu công việc và phát triển của doanh nghiệp. Với Lark, việc quản lý tài liệu không chỉ trở nên đơn giản hơn mà còn mang lại hiệu quả cao hơn trong toàn bộ quy trình làm việc.