Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc quản lý và lưu trữ tài liệu một cách khoa học là yếu tố then chốt giúp tăng cường hiệu suất làm việc và sự hợp tác giữa các bộ phận. Một hệ thống đặt tên file rõ ràng, nhất quán không chỉ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu mà còn hỗ trợ trong việc chia sẻ và phân quyền. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về nguyên tắc đặt tên file và cách áp dụng chúng trên các nền tảng như Lark, Larksuite, Lark Base, và Lark Docs để tối ưu hóa quá trình làm việc của bạn.

1. Cấu trúc cơ bản của tên file

Tên file thường bao gồm các phần chính sau:

• [Mã phòng ban]-[Mã chức năng]-[Số thứ tự]-[Năm]_[Nội dung chính của file]

Cấu trúc mẫu:

• AAA-BBB-XX-YYYY_[Nội dung chính của file]
  • AAA: Tên rút gọn của phòng ban hoặc bộ phận.
  • BBB: Tên rút gọn của chức năng liên quan đến phòng ban.
  • XX: Số thứ tự, bắt đầu từ 01, dùng để sắp xếp vị trí và giúp nhớ tên file.
  • YYYY: Năm hiện tại; khi sang năm mới, bạn nên backup file cũ và cập nhật tên mới cho file mới.
  • Nội dung chính của file: Mô tả ngắn gọn về nội dung của file để dễ dàng tìm kiếm; có thể sử dụng tiếng Việt có dấu hoặc không dấu.

Ví dụ cụ thể:

• Báo cáo phòng tài chính: FIN-RPO-01-2024_Bảng theo dõi dòng tiền
• Content phòng marketing: MAR-CTN-01-2024_Quản lý content marketing
• Quản lý nhân sự: HRM-HRIS-01-2024_Quản lý thông tin nhân sự

Việc áp dụng cấu trúc này trên Lark Base và Lark Docs sẽ giúp bạn quản lý tài liệu một cách hiệu quả trên Larksuite.

2. Ứng dụng nguyên tắc đặt tên file trên Lark và Larksuite

Lark và Larksuite là những công cụ mạnh mẽ hỗ trợ quản lý tài liệu và công việc trong doanh nghiệp. Việc áp dụng nguyên tắc đặt tên file trên các nền tảng này sẽ mang lại nhiều lợi ích:

• Dễ dàng tìm kiếm và truy cập: Với cấu trúc tên file rõ ràng, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm tài liệu cần thiết trên Larksuite.
• Quản lý phiên bản hiệu quả: Khi sử dụng Lark Docs, bạn có thể theo dõi các phiên bản khác nhau của tài liệu dựa trên năm và số thứ tự trong tên file.
• Chia sẻ và phân quyền dễ dàng: Trên Lark Base, việc chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp trở nên đơn giản hơn khi tên file đã thể hiện rõ ràng nội dung và phòng ban liên quan.

Cách đặt tên trên Lark Base:

• Sử dụng cấu trúc tên file như đã đề cập để tạo ra một hệ thống tài liệu nhất quán.
• Khi tải tài liệu lên Lark Docs hoặc Lark Base, hãy đảm bảo tên file tuân theo nguyên tắc này để đồng bộ hóa với hệ thống quản lý của Larksuite.

3. Danh sách mã phòng ban và chức năng

Để áp dụng nguyên tắc đặt tên file một cách hiệu quả, dưới đây là danh sách mã phòng ban và chức năng phổ biến trong doanh nghiệp:

1. Bộ phận Ban Giám Đốc (Board of Director)

• Business Planning: Viết tắt BOD-EXE
  • Ví dụ: BOD-EXE-01-2024_Kế hoạch kinh doanh năm 2024

• Onboarding Document (Đào tạo nhân sự mới): Viết tắt HRM-ONB

  • Ví dụ: HRM-ONB-03-2024_Chương trình đào tạo nhân sự mới

  

2. Bộ phận Nhân sự (Human Resource Management)

• Onboarding Document: Viết tắt HRM-ONB
  • Ví dụ: HRM-ONB-02-2024_Hướng dẫn nhân viên mới
• Quản lý thông tin nhân sự: Viết tắt HRM-HRIS
  • Ví dụ: HRM-HRIS-01-2024_Danh sách nhân viên
• Hệ thống quản lý thủ tục hành chính: Viết tắt HRM-APR
  • Ví dụ: HRM-APR-04-2024_Quy trình phê duyệt nghỉ phép
• Đào tạo - chia sẻ kiến thức - kinh nghiệm: Viết tắt HRM-KMS
  • Ví dụ: HRM-KMS-05-2024_Tài liệu đào tạo kỹ năng mềm
• Quản lý công việc và chất lượng nhân sự: Viết tắt HRM-PMS
  • Ví dụ: HRM-PMS-06-2024_Báo cáo đánh giá hiệu suất
• Tuyển dụng nhân sự tự động: Viết tắt HRM-ATS
  • Ví dụ: HRM-ATS-07-2024_Danh sách ứng viên tiềm năng

3. Bộ phận Tài chính (Finance)

• Department Onboarding: Viết tắt FIN-ONB
  • Ví dụ: FIN-ONB-01-2024_Hướng dẫn cho nhân viên mới phòng tài chính
• Finance Planning: Viết tắt FIN-PLA
  • Ví dụ: FIN-PLA-02-2024_Kế hoạch tài chính quý I
• Finance Report: Viết tắt FIN-RPO
  • Ví dụ: FIN-RPO-03-2024_Báo cáo tài chính tháng 1

4. Bộ phận Marketing

• Onboarding Marketing Department: Viết tắt MAR-ONB
  • Ví dụ: MAR-ONB-01-2024_Hướng dẫn nhân viên mới phòng marketing
• Branding Guideline: Viết tắt MAR-BRA
  • Ví dụ: MAR-BRA-02-2024_Hướng dẫn thương hiệu
• Campaign: Viết tắt MAR-CAM
  • Ví dụ: MAR-CAM-03-2024_Chiến dịch quảng cáo mùa xuân
• Content: Viết tắt MAR-CTN
  • Ví dụ: MAR-CTN-04-2024_Kế hoạch nội dung blog
• Report: Viết tắt MAR-RPO
  • Ví dụ: MAR-RPO-05-2024_Báo cáo hiệu quả chiến dịch

• 

5. Bộ phận Bán hàng (Sale)

• Onboarding Sale Department: Viết tắt SAL-ONB
  • Ví dụ: SAL-ONB-01-2024_Hướng dẫn nhân viên mới phòng bán hàng
• Sale Planning: Viết tắt SAL-PLA
  • Ví dụ: SAL-PLA-02-2024_Kế hoạch bán hàng quý I
• Sale Kit: Viết tắt SAL-KIT
  • Ví dụ: SAL-KIT-03-2024_Bộ công cụ bán hàng
• Sale Report: Viết tắt SAL-RPO
  • Ví dụ: SAL-RPO-04-2024_Báo cáo doanh số tháng 1

6. Sản phẩm - Dịch vụ - Dự án (Product - Service - Project)

• Product: Viết tắt PRO
  • Ví dụ: PRO-DEV-01-2024_Kế hoạch phát triển sản phẩm mới
• Service: Viết tắt SER
  • Ví dụ: SER-ERP-02-2024_Dịch vụ tư vấn ERP
• Partner (Đối tác): Viết tắt PAR
  • Ví dụ: PAR-AGM-03-2024_Hợp đồng hợp tác với đối tác A
• Research & Development: Viết tắt R&D
  • Ví dụ: R&D-RES-04-2024_Báo cáo nghiên cứu thị trường

7. Văn hóa doanh nghiệp

• Admin: Viết tắt HRM-ADM
  • Ví dụ: HRM-ADM-01-2024_Quy định nội bộ
• Culture: Viết tắt HRM-CUL
  • Ví dụ: HRM-CUL-02-2024_Chương trình gắn kết nhân viên

Áp dụng trên Larksuite và Larksuite download

Larksuite là một bộ công cụ làm việc toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý công việc, tài liệu và giao tiếp nội bộ một cách hiệu quả. Khi sử dụng Larksuite download, bạn có thể dễ dàng áp dụng các nguyên tắc đặt tên file như sau:

• Sử dụng Lark Docs: Tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên nền tảng, đảm bảo rằng tên file tuân theo cấu trúc đã đề ra.
• Quản lý tài liệu trên Lark Base: Sắp xếp và phân loại tài liệu theo phòng ban, chức năng, giúp việc tìm kiếm và chia sẻ trở nên thuận tiện.
• Đồng bộ hóa và truy cập mọi lúc, mọi nơi: Với Larksuite download, bạn có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào, đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

Lợi ích của việc tuân thủ nguyên tắc đặt tên file

• Tối ưu hóa tìm kiếm: Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu, tăng hiệu suất làm việc.
• Quản lý tài liệu hiệu quả: Hạn chế sự nhầm lẫn, trùng lặp trong quá trình lưu trữ.
• Hỗ trợ trong việc backup và khôi phục dữ liệu: Dễ dàng backup file cũ và cập nhật file mới khi có sự thay đổi.
• Tăng cường bảo mật: Phân quyền truy cập rõ ràng, hạn chế rủi ro về an ninh thông tin.

Kết luận

Việc áp dụng nguyên tắc đặt tên file một cách nhất quán và khoa học là bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả. Sử dụng các công cụ như Lark, Larksuite, Lark Base, và Lark Docs không chỉ hỗ trợ bạn trong việc tổ chức tài liệu mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và sự phối hợp giữa các bộ phận. Hãy bắt đầu triển khai ngay hôm nay để thấy được sự khác biệt mà một hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp mang lại cho doanh nghiệp của bạn.