Thu thập nhu cầu thực tế, chuyển đổi thành quy trình

Xác định nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu triển khai KMS, việc đầu tiên cần làm là xác định rõ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

• Khảo sát nhân viên: Sử dụng Larksuite để gửi khảo sát và thu thập ý kiến từ các phòng ban.
• Phân tích quy trình hiện tại: Đánh giá các quy trình làm việc, tìm ra điểm mạnh và điểm yếu trong việc quản lý kiến thức.
• Xác định mục tiêu: Đặt ra các mục tiêu cụ thể cho KMS, như cải thiện hiệu suất, tăng cường hợp tác nội bộ.

Chuyển đổi nhu cầu thành quy trình

Sau khi thu thập được nhu cầu, bước tiếp theo là chuyển chúng thành các quy trình cụ thể.

• Thiết kế quy trình: Sử dụng Lark Base để tạo mô hình quy trình quản lý kiến thức.
• Xác định vai trò và trách nhiệm: Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò của mình.
• Thiết lập luồng thông tin: Định rõ cách thức thông tin được thu thập, lưu trữ và chia sẻ trong doanh nghiệp.

Sử dụng Larksuite để hỗ trợ quá trình

• Lark Download: Cung cấp khả năng truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ nhân viên trong quá trình làm việc.
• Lark Base: Lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm và cập nhật.

Thiết lập tất cả mẫu Approval theo nhu cầu

Tạo mẫu Approval trên Larksuite

Việc thiết lập các mẫu Approval giúp quy trình phê duyệt trở nên minh bạch và nhanh chóng.

• Sử dụng Lark Base: Tạo các mẫu Approval phù hợp với từng loại quy trình, như đề xuất ý tưởng, phê duyệt tài liệu.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Dễ dàng chỉnh sửa và cập nhật các mẫu theo nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

Phân quyền và thiết lập luồng phê duyệt

• Phân quyền rõ ràng: Xác định ai có quyền phê duyệt, ai có quyền xem và chỉnh sửa.
• Thiết lập thông báo tự động: Larksuite sẽ gửi thông báo khi có yêu cầu mới, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu nào.

Tích hợp với các công cụ khác

• Kết nối với Lark Docs: Chia sẻ tài liệu liên quan đến yêu cầu phê duyệt một cách dễ dàng.
• Sử dụng Lark Download: Tải xuống và lưu trữ các tài liệu quan trọng để tham khảo ngoại tuyến.

Chạy thử, xuất dữ liệu thử về Base

Thực hiện chạy thử quy trình

Trước khi triển khai chính thức, cần tiến hành chạy thử để kiểm tra và điều chỉnh.

• Mô phỏng quy trình: Sử dụng một nhóm nhỏ để thử nghiệm các quy trình mới.
• Ghi nhận phản hồi: Thu thập ý kiến từ người tham gia để cải thiện.

Xuất dữ liệu thử về Lark Base

• Kiểm tra tính tương thích: Đảm bảo dữ liệu được lưu trữ và hiển thị đúng trên Lark Base.
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng dữ liệu thử để đánh giá hiệu quả của quy trình.

Điều chỉnh và hoàn thiện

• Sửa lỗi và tối ưu hóa: Dựa trên kết quả chạy thử, tiến hành điều chỉnh quy trình.
• Cập nhật tài liệu hướng dẫn: Đảm bảo tất cả các tài liệu đều phản ánh đúng quy trình mới.

Đào tạo và chuyển giao cho các bộ phận liên quan

Tổ chức đào tạo cho nhân viên

Việc đào tạo đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu và áp dụng đúng quy trình mới.

• Sử dụng Lark Meeting: Tổ chức các buổi đào tạo trực tuyến, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Chia sẻ tài liệu qua Lark Docs: Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết cho nhân viên.

Hỗ trợ sau đào tạo

• Thiết lập kênh hỗ trợ: Sử dụng Lark Messenger để giải đáp thắc mắc của nhân viên.
• Cập nhật thường xuyên: Định kỳ kiểm tra và hỗ trợ các bộ phận trong việc áp dụng KMS.

Chuyển giao và bàn giao

• Xác định đầu mối liên hệ: Mỗi bộ phận nên có một người chịu trách nhiệm về KMS.
• Bàn giao tài liệu và quyền truy cập: Đảm bảo các bộ phận có đầy đủ tài liệu và quyền truy cập cần thiết trên Lark Base.

Kết luận

Việc triển khai module KMS trong doanh nghiệp là một bước quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản lý kiến thức và tối ưu hóa quy trình làm việc. Larksuite, với các công cụ như Lark Base và Lark Download, cung cấp giải pháp toàn diện cho quá trình này. Từ việc thu thập nhu cầu thực tế, thiết lập quy trình, chạy thử cho đến đào tạo và chuyển giao, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ kiến thức một cách hiệu quả.

Hãy bắt đầu hành trình số hóa quản lý kiến thức của bạn bằng cách tải xuống Larksuite ngay hôm nay!