Làm thế nào để xây dựng một doanh nghiệp tối ưu hóa và tự động vận hành?

Trong quá trình kinh doanh nhiều năm, không ít doanh nhân đã đạt được những thành công nhất định, nhưng cũng bắt đầu cảm thấy mệt mỏi với việc phải dành quá nhiều thời gian và công sức để quản lý doanh nghiệp của mình. Họ mong muốn có thể giảm bớt thời gian dành cho doanh nghiệp, nhưng vẫn đảm bảo rằng công ty hoạt động tốt, có sự tăng trưởng bền vững và lợi nhuận ổn định. Suy nghĩ thông thường là tìm kiếm một CEO tài năng để thay thế mình, giao KPI cụ thể và mong đợi họ hoàn thành theo yêu cầu. Nếu đạt được mục tiêu thì tiếp tục hợp tác, nếu không thì chia tay. Ý tưởng này nghe có vẻ hợp lý, nhưng thực tế cho thấy rất ít trường hợp thành công theo cách này.

Thay vì phụ thuộc vào một cá nhân, một cách tiếp cận khác hiệu quả hơn là biến doanh nghiệp trở thành một hệ thống tự động hóa, tối ưu hóa mọi quy trình vận hành, giảm thiểu chi phí và thời gian, đồng thời tăng tỷ lệ lợi nhuận. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể loại bỏ nhiều vấn đề mệt mỏi liên quan đến quản lý nhân sự, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn và linh hoạt hơn.

Các bước cần thiết để xây dựng doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa

Để đạt được mục tiêu này, cần phải trải qua ít nhất 4 bước cơ bản, mỗi bước cần khoảng 3 tháng để thực hiện một cách nghiêm túc và cẩn thận, bất kể quy mô của doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Tổng thời gian cho toàn bộ quá trình sẽ vào khoảng một năm. Quan trọng hơn, chủ doanh nghiệp cần có tư duy sẵn sàng đổi mới, kiên trì và kỷ luật để đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện hiệu quả.

Bước 1: Chuẩn hóa tất cả mọi thứ trong doanh nghiệp trên nền tảng Lark hoặc Larksuite

Đầu tiên, cần chuẩn hóa mọi quy trình, hệ thống và hoạt động trong doanh nghiệp đến từng chi tiết nhỏ nhất. Mục tiêu là để tất cả các thành phần trong doanh nghiệp có thể được gọi tên, đo lường và đánh giá một cách chính xác. Điều này bao gồm:

• Thiết lập hệ thống vận hành cơ bản với đầy đủ các thành phần như tài liệu, file dữ liệu, quy trình làm việc và các công cụ quản lý khác.

• Xác định rõ ràng từng quy trình làm việc, từ đó đánh giá được từng công việc cụ thể và xác định nguồn lực cần thiết cho mỗi nhiệm vụ. Giai đoạn này có thể xây trên nền tảng Lark - Larksuite

• Xây dựng các tiêu chuẩn và quy định để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo một khuôn khổ thống nhất.

Việc chuẩn hóa giúp doanh nghiệp có một nền tảng vững chắc để phát triển, đồng thời giảm thiểu sự phụ thuộc vào cá nhân và tránh những sai sót không đáng có.

Bước 2: Áp dụng hệ thống vào thực tế và tối ưu hóa quy trình

Sau khi đã chuẩn hóa, bước tiếp theo là áp dụng hệ thống này vào thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Trong giai đoạn này, cần:

• Thu thập và đo lường các số liệu ban đầu, từ đó phân tích hiệu suất hiện tại của các quy trình.

• Tối ưu hóa các quy trình công việc dựa trên dữ liệu thu thập được, bao gồm việc loại bỏ những bước không cần thiết, cải tiến phương pháp làm việc và sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực.

• Cắt giảm những vị trí không cần thiết, hoặc tái bố trí nhân sự để phù hợp hơn với nhu cầu thực tế.

• Nâng cao hiệu suất công việc và cải thiện năng suất lao động thông qua đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên.

Đây là giai đoạn quan trọng để xác định những điểm yếu và cơ hội cải tiến trong doanh nghiệp, từ đó xây dựng một hệ thống hoạt động hiệu quả hơn.

Bước 3: Xây dựng hệ thống chỉ số báo cáo sức khỏe doanh nghiệp

Khi các quy trình đã được tối ưu hóa, cần xây dựng một hệ thống chỉ số (KPI) để báo cáo và theo dõi sức khỏe của doanh nghiệp ở tất cả các phòng ban và bộ phận. Để làm được điều này, cần:

• Kết nối tất cả các nguồn thông tin trong doanh nghiệp vào một nơi phù hợp, tạo ra một bức tranh toàn cảnh về hoạt động của công ty.

• Thiết lập các chỉ số đo lường cụ thể cho từng phòng ban, bộ phận và quy trình, đảm bảo chúng phản ánh chính xác hiệu suất và hiệu quả công việc.

• Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý để tự động hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu, giúp việc báo cáo trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Các chỉ số này không chỉ đảm bảo rằng các phần trước đó đã được thực hiện hiệu quả, mà còn giúp chủ doanh nghiệp tìm ra phương hướng để nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị trường và phát triển chiến lược dài hạn.

Bước 4: Xây dựng hệ thống quản trị theo mục tiêu và tự động hóa

Cuối cùng, cần xây dựng một hệ thống quản trị theo mục tiêu (MBO - Management by Objectives), trong đó nhân sự làm việc dựa trên các mục tiêu cụ thể của chính họ, được liên kết với các chỉ số đã được thiết lập trước đó. Dựa trên hệ thống này, doanh nghiệp có thể:

• Đặt ra các mục tiêu phù hợp cho từng cá nhân và bộ phận, đảm bảo chúng hỗ trợ lẫn nhau và hướng tới mục tiêu chung của công ty.

• Tính toán các chỉ số cần thiết để đạt được các mục tiêu đề ra, từ đó điều chỉnh chiến lược và kế hoạch hành động kịp thời.

• Sử dụng hệ thống tự động để đo lường các chỉ số, phát hiện các điểm bất thường và thông báo cho chủ doanh nghiệp để xử lý kịp thời.

Khi đó, doanh nghiệp sẽ hoạt động gần như tự động, và chủ doanh nghiệp chỉ cần can thiệp khi thực sự cần thiết. Hệ thống này không chỉ giúp tăng hiệu quả hoạt động, mà còn tạo ra một môi trường làm việc nơi nhân viên cảm thấy được tin tưởng và có động lực để phấn đấu.

Kết luận

Nhìn chung, những điều này hoàn toàn khả thi trong bối cảnh hiện tại với sự hỗ trợ mạnh mẽ của công nghệ và tư duy quản lý hiện đại. Vấn đề cốt lõi là chủ doanh nghiệp có sẵn lòng và dám thực hiện những thay đổi cần thiết hay không. Việc thực hiện quá trình trên một cách phù hợp không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp, mà còn gián tiếp xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, tạo điều kiện để chọn lọc và giữ chân những nhân sự phù hợp nhất.

Thêm vào đó, quá trình này cũng giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với những biến đổi của thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh và tạo ra giá trị bền vững trong dài hạn. Việc tự động hóa và tối ưu hóa không chỉ là một xu hướng, mà đã trở thành một yêu cầu tất yếu đối với các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong thời đại công nghệ số.

Cuối cùng, việc xây dựng một doanh nghiệp tối ưu hóa và tự động vận hành không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng với quyết tâm và chiến lược đúng đắn, đây là mục tiêu hoàn toàn có thể đạt được. Nó đòi hỏi sự cam kết từ ban lãnh đạo, sự hợp tác từ toàn bộ nhân viên và một kế hoạch hành động chi tiết. Nhưng kết quả mang lại sẽ là một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, lợi nhuận cao hơn và một môi trường làm việc tốt hơn cho tất cả mọi người.