Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả là yếu tố then chốt giúp nâng cao năng suất và sự hợp tác giữa các nhân viên. Dữ liệu thường được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau, dẫn đến việc nhân viên gặp khó khăn và mất thời gian trong việc tìm kiếm khi cần sử dụng. Để giải quyết vấn đề này, Lark và Larksuite đã phát triển tính năng Wiki trên Lark, cho phép tập hợp tất cả dữ liệu của một phòng ban, bộ phận hoặc dự án về cùng một nơi để truy cập ngay lập tức. Hãy tưởng tượng Wiki trên Lark như một ngăn tủ hồ sơ kỹ thuật số với đầy đủ tài liệu, nơi nhân viên có thể mở ra theo danh mục đã định sẵn, sử dụng tại chỗ và cất lại đúng vị trí ban đầu.

Wiki trên Lark và tầm quan trọng của nó trong chia sẻ và lưu trữ dữ liệu qua Wiki

Wiki trên Lark là một tính năng quan trọng trong Larksuite, giúp tập hợp đường dẫn tắt (shortcut) của các file, thông tin, dữ liệu về một chỗ để phục vụ một nhu cầu sử dụng cụ thể, có thể là phòng ban, dự án hoặc vị trí làm việc. Quá trình này giúp nhân viên nhanh chóng tiếp cận đúng khu vực chứa dữ liệu với đầy đủ file làm việc, không bị phân tán hay rối. Wiki trên Lark về tổng quan cũng giống như một folder với đầy đủ các file làm việc, nhưng được trình bày trực quan, linh hoạt và mang lại trải nghiệm hiệu quả cho bất kỳ bộ phận hay vai trò nào trong tổ chức.

• Tập trung hóa dữ liệu: Thay vì dữ liệu bị phân tán ở nhiều nơi, Wiki trên Lark giúp tập hợp tất cả vào một chỗ, giúp việc chia sẻ và lưu trữ dữ liệu qua Wiki trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
• Tiết kiệm thời gian: Nhân viên không cần mất thời gian tìm kiếm tài liệu ở nhiều nơi khác nhau; chỉ cần truy cập vào Wiki trên Lark là có thể tìm thấy mọi thứ cần thiết.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Với việc truy cập nhanh chóng và dễ dàng, công việc được thực hiện một cách hiệu quả hơn, tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận.

Cách thiết lập các thành phần trên Wiki trong Larksuite

1. Xây dựng Wiki như một phòng ban trong tổ chức

Về chi tiết, Wiki trên Lark được xem như là một phòng ban trong tổ chức, bao gồm Nhân sự, Tài liệu, Quy trình và sự kết nối chặt chẽ giữa các thành phần với nhau. Khi đã thiết lập xong, nhân sự ở phòng ban nào chỉ cần vào Wiki của phòng ban đó làm việc là đủ, hầu như không cần phải tìm kiếm bất kỳ tài liệu hoặc quy trình làm việc ở nơi khác.

• Nhân sự: Tập hợp thông tin về nhân viên, nhiệm vụ, trách nhiệm.
• Tài liệu: Lưu trữ tất cả các tài liệu quan trọng, hướng dẫn, biểu mẫu.
• Quy trình: Mô tả các quy trình làm việc, quy định nội bộ.

2. Phân quyền truy cập và chỉnh sửa linh hoạt

Wiki trên Lark cho phép phân quyền truy cập và chỉnh sửa các file thông tin theo quyền truy cập chung của Wiki. Điều này giúp quá trình chia sẻ quyền truy cập trở nên đơn giản và linh hoạt hơn.

• Quản lý quyền truy cập: Chỉ những người được phân quyền mới có thể xem và chỉnh sửa tài liệu, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
• Chia sẻ dễ dàng: Nhân viên có thể chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp một cách nhanh chóng mà không cần thiết lập quyền truy cập riêng lẻ cho từng file.

3. Sử dụng short-cut để quản lý file hiệu quả trên Lark

Trên Lark, để tiện sử dụng và quản lý, Wiki chỉ nên đưa các file vào dưới dạng short-cut. Khi đó, mọi nhân sự vẫn có thể tiếp cận và xử lý thông tin trên file ở bất kỳ đâu mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm.

• Tiết kiệm dung lượng: Sử dụng short-cut giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên Larksuite.
• Dễ dàng cập nhật: Khi file gốc được cập nhật, mọi short-cut đều tự động cập nhật theo, đảm bảo thông tin luôn mới nhất.

Lợi ích của việc chia sẻ và lưu trữ dữ liệu qua Wiki trên Lark

• Tăng cường sự hợp tác: Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin, nâng cao tinh thần làm việc nhóm.
• Quản lý tập trung: Tất cả dữ liệu được quản lý tại một nơi, giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi và đánh giá.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu việc sử dụng các công cụ lưu trữ dữ liệu khác, tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

Các mẫu hệ thống quản lý trên nền tảng Lark sử dụng Wiki

Dưới đây là những mẫu hệ thống quản lý được phát triển trên nền tảng Lark và có thể sử dụng để vận hành doanh nghiệp ở tất cả các bộ phận. Mọi tài liệu vận hành sẽ được tạo short-cut trên Wiki, tương tự như các phòng ban, sau đó chuyển giao cho nhân sự quản lý. Đây là bảng tổng quan dành cho quản lý; còn nhân sự phòng ban nào thì khi vào chỉ thấy được hình Wiki của phòng ban đó.

1. Phòng Nhân sự (HR)

• Wiki trên Lark tập hợp tất cả các tài liệu về quy trình tuyển dụng, đào tạo, chính sách công ty.
• Nhân viên mới có thể dễ dàng truy cập vào Lark Docs để tìm hiểu về quy trình làm việc.

2. Phòng Kế toán - Tài chính

• Lưu trữ các báo cáo tài chính, hóa đơn, hợp đồng trên Larksuite.
• Chia sẻ và lưu trữ dữ liệu qua Wiki giúp các bộ phận liên quan dễ dàng truy cập thông tin cần thiết.

3. Phòng Kinh doanh

• Quản lý danh sách khách hàng, lịch sử giao dịch trên Wiki.
• Sử dụng Lark Base để theo dõi tiến độ công việc và doanh số bán hàng.

4. Phòng Marketing

• Lưu trữ kế hoạch chiến lược, chiến dịch quảng cáo trên Larksuite
• Wiki trên Lark giúp đội ngũ marketing cập nhật và chia sẻ ý tưởng một cách nhanh chóng.

Bắt đầu với Larksuite: Cách tạo và quản lý Wiki trên Lark

Để bắt đầu sử dụng Wiki trên Lark, bạn cần tải về Larksuite download và cài đặt trên thiết bị của mình. Sau khi đăng nhập, bạn có thể bắt đầu tạo Wiki cho từng phòng ban hoặc dự án.

• Tạo Wiki mới: Chọn "Tạo mới" và đặt tên cho Wiki theo phòng ban hoặc dự án.
• Thêm short-cut: Thêm các đường dẫn tắt đến tài liệu trên Lark Docs hoặc Lark Base.
• Phân quyền truy cập: Thiết lập quyền truy cập cho từng nhân viên hoặc nhóm.

• Quản lý và cập nhật: Thường xuyên cập nhật thông tin và tài liệu trên Wiki để đảm bảo dữ liệu luôn mới nhất.

  

Kết luận

Việc chia sẻ và lưu trữ dữ liệu qua Wiki trên Lark mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc tập trung hóa dữ liệu, nâng cao hiệu suất làm việc đến tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận. Lark và Larksuite cung cấp một giải pháp toàn diện cho việc quản lý thông tin, giúp doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả và linh hoạt. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý dữ liệu, Wiki trên Lark chính là lựa chọn hoàn hảo.