Nội Dung Email Tuyển Dụng Theo Từng Trạng Thái Trên Lark

Việc gửi email tuyển dụng đúng nội dung dựa trên từng trạng thái của ứng viên không chỉ giúp tăng cường hiệu quả trong quá trình tuyển dụng mà còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Lark Base trong Larksuite cho phép bạn tạo và quản lý các mẫu email tùy chỉnh dựa trên trạng thái của ứng viên một cách dễ dàng.

Bước 1: Tạo Bảng Nội Dung Email Chia Theo Từng Trạng Thái

Trước hết, bạn cần tạo một bảng cố định chứa nội dung email cho từng trạng thái của ứng viên. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý và cập nhật các mẫu email mà không cần phải thao tác thủ công từng email một.

Các Cột Cần Thiết Trong Bảng Nội Dung Email

• Trạng thái ứng viên: Ví dụ như "Gửi mail phỏng vấn lần 1", "Gửi mail từ chối lần 1", "Gửi mail phỏng vấn lần 2", "Gửi mail từ chối lần 2", "Gửi mail đề xuất thử việc", "Offer chính thức".
• Nội dung email: Mẫu email tương ứng với từng trạng thái.

Bước 2: Tạo Trường Lookup Nội Dung Email

Để tự động hóa việc lựa chọn nội dung email dựa trên trạng thái của ứng viên, bạn cần tạo thêm trường Lookup trong bảng quản lý ứng viên để tham chiếu đến bảng nội dung email.

Cách Tạo Trường Lookup

1. Mở bảng quản lý ứng viên trong Lark Base.
2. Thêm một cột mới và đặt tên là "Nội dung email".
3. Thiết lập cột này thành trường Lookup và liên kết với bảng nội dung email đã tạo ở bước 1.
4. Chọn trường "Trạng thái ứng viên" làm điều kiện để Lookup chọn nội dung email tương ứng.

Bước 3: Thiết Lập Công Thức Cho Trường Nội Dung Gửi Email

Sau khi đã thiết lập Lookup, bạn cần sử dụng công thức để tự động hiển thị nội dung email dựa trên trạng thái của ứng viên.

IFS([Trạng thái] = "Gửi mail phỏng vấn lần 1",FORMAT([Nội dung Email - Ngân],[Họ và tên ứng viên], [Vị trí ứng tuyển],TEXT([Thời gian PV lần 1], "HH:MM - DD/MM/YYYY")),[Trạng thái] = "Gửi mail từ chối lần 1",FORMAT([Nội dung Email - Ngân],[Họ và tên ứng viên],[Vị trí ứng tuyển]),[Trạng thái] = "Gửi mail phỏng vấn lần 2",FORMAT([Nội dung Email - Ngân],[Họ và tên ứng viên],[Vị trí ứng tuyển],TEXT([Thời gian PV lần 2], "HH:MM - DD/MM/YYYY") ),[Trạng thái] = "Gửi mail từ chối lần 2",FORMAT([Nội dung Email - Ngân],[Họ và tên ứng viên],[Vị trí ứng tuyển]),[Trạng thái] = "Gửi mail đề xuất thử việc", FORMAT([Nội dung Email - Ngân], [Họ và tên ứng viên], [Vị trí ứng tuyển], TEXT([Thời gian bắt đầu thử việc], "DD/MM/YYYY"), TEXT([Mức lương offer], "#,##0 ₫")),[Trạng thái] = "Offer chính thức",FORMAT( [Nội dung Email - Ngân],[Họ và tên ứng viên],[Vị trí ứng tuyển]))

• Giải thích:
  • IFS: Kiểm tra các điều kiện một cách tuần tự và trả về giá trị tương ứng với điều kiện đầu tiên được đáp ứng.
  • FORMAT: Kết hợp các trường dữ liệu vào một mẫu văn bản cụ thể.
  • TEXT: Định dạng ngày và số theo mẫu đã chỉ định.

Ví dụ cụ thể khi sử dụng công thức gửi nội dung Email trên Larksuite (Lark)

Sau khi có các dữ liệu đầu vào, chúng ta áp dụng công thức như sau:

• Dựa vào tên, vị trí, ngày và giờ trên dữ liệu, Lark sẽ tự động điền vào nội dung Email để gửi cho tất cả các ứng viên.

Larksuite (Lark) là ứng dụng phần mềm chuyển đổi số được các doanh nghiệp trong và ngoài nước rất ưa chuộng. Lark Base là một trong một trong những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm, bởi các tính năng automation giúp công việc được thực hiện nhanh chóng và tối ưu được chi phí cho doanh nghiệp đáng kể.

Cùng tìm hiểu thêm các công thức cũng như tính năng của Lark Base tại đây: https://yspacevn.sg.larksuite.com/docx/Cp6ndM8QgoldbIxj6UBlQU0Ngfe