Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, onboarding nhân sự mới không chỉ còn là việc giới thiệu công việc đơn thuần mà đã trở thành một quy trình chiến lược, giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập, phát triển và đóng góp hiệu quả cho doanh nghiệp. Việc ứng dụng nền tảng Lark, đặc biệt là Lark Base, vào quy trình onboarding mang lại sự tự động hóa, minh bạch và chuyên nghiệp, đồng thời tối ưu hóa trải nghiệm cho cả nhân viên mới lẫn bộ phận nhân sự.

Lợi Ích Của Hệ Thống Onboarding Số Hóa Trên Lark

Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp tự động hóa các bước onboarding, giảm thiểu công việc thủ công, hạn chế sai sót và tăng tốc độ xử lý. Tất cả thông tin, tài liệu và lịch sử làm việc của nhân viên mới đều được lưu trữ tập trung trên Lark Base, dễ dàng truy xuất và cập nhật từ mọi thiết bị.

Nâng Cao Trải Nghiệm Nhân Viên

Nhân viên mới được tiếp cận đầy đủ thông tin, tài liệu, lịch trình đào tạo và các hướng dẫn cần thiết ngay từ ngày đầu tiên. Nhờ các tính năng tự động gửi thông báo, nhắc nhở và hỗ trợ trực tuyến, nhân viên cảm thấy được quan tâm, hỗ trợ sát sao và dễ dàng hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp.

Tăng Tính Minh Bạch Và Đo Lường Hiệu Quả

Hệ thống onboarding số hóa trên Lark cho phép theo dõi tiến độ hội nhập, đánh giá hiệu quả từng bước onboarding, đồng thời tổng hợp phản hồi để liên tục cải tiến quy trình. Các chỉ số về thời gian hoàn thành, mức độ hài lòng, kết quả đào tạo đều được cập nhật tự động, giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Các Thành Phần Cốt Lõi Trong Mô Hình Onboarding Trên Lark

Tích Hợp Chung Vào File Quản Lý Trên Lark Base

• Tạo bảng quản lý onboarding trên Lark Base với các trường thông tin cá nhân, vị trí, phòng ban, ngày nhận việc, người hướng dẫn, trạng thái hoàn thành từng bước.

• Thêm các trường dữ liệu, công thức tự động để tính toán tiến độ, tổng hợp trạng thái, phát hiện các bước còn tồn đọng hoặc chậm tiến độ.

• Thiết lập tính năng tự động hóa: Gửi thông báo nhắc nhở, cập nhật trạng thái, tổng hợp báo cáo tiến độ onboarding cho từng nhân viên mới.

Tự Động Gửi Tài Liệu Liên Quan Đến Công Việc

• Xây dựng bộ tài liệu onboarding mẫu trên Lark Docs hoặc Lark Wiki: Bao gồm giới thiệu công ty, chính sách nội bộ, hướng dẫn sử dụng hệ thống, quy trình làm việc, tài liệu đào tạo chuyên môn.

• Liên kết tài liệu với các bước trong checklist onboarding trên Lark Base: Khi nhân viên mới đến bước nào, hệ thống sẽ tự động gửi tài liệu tương ứng qua email hoặc Lark Messenger.

• Theo dõi lịch sử truy cập tài liệu: Quản lý có thể kiểm tra nhân viên mới đã đọc, hoàn thành bài kiểm tra hay chưa để đánh giá mức độ hội nhập.

Quản Lý Checklist Công Việc Và Đào Tạo

• Tạo checklist các đầu việc cần hoàn thành trong giai đoạn thử việc: Ví dụ, hoàn thành hồ sơ cá nhân, tham gia orientation, hoàn thành khóa đào tạo, thực hiện bài kiểm tra chuyên môn.

• Theo dõi tiến độ thực hiện từng đầu việc: Mỗi khi nhân viên mới hoàn thành một bước, trạng thái sẽ được cập nhật tự động trên hệ thống.

• Thiết lập báo cáo tổng hợp: Quản lý chỉ cần truy cập Lark Base để xem biểu đồ, bảng tổng hợp tiến độ onboarding của từng nhân viên mà không cần tổng hợp thủ công.

Quy Trình Onboarding Số Hóa Chuẩn Trên Lark

Giai Đoạn 1: Chuẩn Bị Trước Ngày Nhận Việc

• Nhập thông tin ứng viên đã nhận offer vào Lark Base.

• Tự động gửi email hoặc tin nhắn chào mừng, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần thiết.

• Cung cấp tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, chính sách, quy định cơ bản để nhân viên mới tìm hiểu trước khi nhận việc.

Giai Đoạn 2: Ngày Đầu Tiên Làm Việc

• Tự động gửi lịch trình orientation, thông tin liên hệ người hướng dẫn.

• Giao checklist các đầu việc cần hoàn thành trong ngày đầu tiên: Ký nhận tài sản, tham quan văn phòng, gặp gỡ đồng nghiệp, nhận tài khoản hệ thống.

• Nhắc nhở tự động các bên liên quan chuẩn bị cho ngày đầu của nhân viên mới.

Giai Đoạn 3: Đào Tạo Chuyên Môn Và Đánh Giá Thử Việc

• Tự động gửi tài liệu, video đào tạo chuyên môn phù hợp với vị trí công việc.

• Tích hợp bài kiểm tra, khảo sát đánh giá kiến thức trên Lark Docs.

• Theo dõi tiến độ học tập, kết quả kiểm tra, phản hồi từ nhân viên mới ngay trên Lark Base.

• Thiết lập tiêu chí đánh giá thử việc, nhập kết quả lên hệ thống để tổng hợp tự động.

Giai Đoạn 4: Đánh Giá Cuối Kỳ Và Chính Thức Nhận Việc

• Gửi thông báo nhắc nhở hoàn thành các đầu việc còn lại trước khi kết thúc thử việc.

• Tổ chức buổi gặp mặt, trao đổi trực tiếp để giải đáp thắc mắc, định hướng phát triển.

• Tổng hợp báo cáo đánh giá cuối kỳ, lưu trữ lịch sử onboarding cho từng nhân viên.

Lợi Ích Khi Áp Dụng Mô Hình Onboarding Trên Lark

Quản Lý Dữ Liệu Tập Trung, Bảo Mật Cao

Tất cả thông tin, tài liệu, lịch sử đánh giá đều được lưu trữ trên Lark Base, đảm bảo truy xuất nhanh, bảo mật và phân quyền rõ ràng giữa các phòng ban.

Tự Động Hóa, Tiết Kiệm Thời Gian, Giảm Thiểu Sai Sót

Các thao tác gửi tài liệu, nhắc nhở, cập nhật tiến độ đều được tự động hóa, giảm tải công việc thủ công cho bộ phận nhân sự, hạn chế thiếu sót và tăng tính chuyên nghiệp.

Cá Nhân Hóa Trải Nghiệm Onboarding

Quy trình onboarding có thể tùy chỉnh theo từng phòng ban, vị trí, đảm bảo nhân viên mới nhận đúng thông tin, tài liệu cần thiết, tạo cảm giác được quan tâm và hỗ trợ sát sao.

Đánh Giá Minh Bạch, Công Bằng

Kết quả đào tạo, thử việc được cập nhật và tổng hợp tự động, giúp quản lý đánh giá khách quan, minh bạch, đồng thời dễ dàng đưa ra quyết định tiếp nhận chính thức.

Kết Luận: Lark – Nền Tảng Onboarding Số Hóa Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp

Hệ thống onboarding cho nhân sự mới trên Lark giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình hội nhập, từ nhập thông tin, gửi tài liệu, đào tạo, đánh giá đến báo cáo tổng hợp. Nhờ tích hợp tự động hóa trên Lark Base, mọi thao tác trở nên nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp. Nhân viên mới được tiếp cận đầy đủ thông tin, hỗ trợ sát sao, từ đó rút ngắn thời gian thử việc và phát huy năng lực tối đa.

Liên hệ ngay Yspace để được tư vấn, thiết lập và triển khai hệ thống onboarding số hóa tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!