Trong môi trường làm việc hiện đại, việc quản lý tài liệu dự án một cách khoa học và an toàn đóng vai trò then chốt giúp nâng cao hiệu quả công việc cũng như bảo vệ thông tin quan trọng của tổ chức. Lark Drive, một phần mềm lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến thuộc hệ sinh thái Lark, cung cấp giải pháp toàn diện giúp người dùng dễ dàng quản lý, lưu trữ và phân quyền truy cập tài liệu dự án một cách tối ưu. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lưu trữ và chia sẻ tài liệu dự án an toàn trên Lark Drive, đồng thời giới thiệu các tính năng phân quyền nâng cao giúp bảo vệ dữ liệu theo vai trò từng cá nhân trong tổ chức.

Vì sao nên sử dụng Lark Drive để lưu trữ và chia sẻ tài liệu dự án?

Tính năng lưu trữ tập trung, dễ quản lý

Lark Drive cho phép người dùng lưu trữ tất cả tài liệu dự án trong một không gian điện toán đám mây tập trung, giúp dễ dàng truy cập và quản lý mọi lúc mọi nơi. Việc tổ chức tài liệu theo từng thư mục riêng biệt giúp phân loại rõ ràng, thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu khi cần thiết.

Chia sẻ linh hoạt và phân quyền chi tiết

Một trong những ưu điểm nổi bật của Lark Drive là khả năng chia sẻ tài liệu linh hoạt với đồng nghiệp hoặc các phòng ban khác nhau trong tổ chức. Người dùng có thể phân quyền truy cập theo vai trò, từ quyền xem, chỉnh sửa đến quyền quản trị, đảm bảo chỉ những người có liên quan mới được phép truy cập dữ liệu nhạy cảm.

Bảo mật dữ liệu tối ưu với quyền nâng cao

Lark Drive hỗ trợ bật quyền nâng cao giúp giới hạn quyền xem dữ liệu một cách chi tiết theo từng cá nhân hoặc phòng ban. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng, tránh rò rỉ thông tin ra ngoài hoặc truy cập trái phép, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ chính sách nội bộ tổ chức.

Hướng dẫn cách lưu trữ và chia sẻ tài liệu dự án an toàn trên Lark Drive

Bước 1: Tổ chức tài liệu dự án theo từng thư mục riêng biệt

Để quản lý tài liệu dự án hiệu quả trên Lark Drive, việc đầu tiên cần làm là tạo các thư mục riêng biệt tương ứng với từng phòng ban hoặc từng nhóm dự án cụ thể. 

Ví dụ:

• Thư mục “Nhân sự” chứa các tài liệu liên quan đến quản lý nhân sự, hợp đồng lao động, chính sách nội bộ.

• Thư mục “Sale” lưu trữ dữ liệu khách hàng, báo cáo KPI, hiệu suất bán hàng.

• Thư mục “Dự án A” dành riêng cho các tài liệu, báo cáo, kế hoạch của dự án A.

Việc phân chia tài liệu theo từng thư mục giúp dễ dàng kiểm soát và quản lý dữ liệu, đồng thời tạo nền tảng cho việc phân quyền truy cập chính xác.

Bước 2: Phân quyền truy cập theo vai trò cá nhân và phòng ban

Sau khi đã tổ chức tài liệu theo thư mục, bước tiếp theo là thiết lập phân quyền truy cập cho từng thư mục hoặc từng tài liệu cụ thể trên Lark Drive. Người quản trị có thể:

• Cấp quyền xem cho những người chỉ cần tham khảo tài liệu.

• Cấp quyền chỉnh sửa cho những người trực tiếp làm việc và cập nhật dữ liệu.

• Cấp quyền quản trị cho các trưởng nhóm hoặc quản lý dự án để họ có thể kiểm soát toàn bộ nội dung trong thư mục.

Ví dụ, phòng Nhân sự chỉ được phép xem và chỉnh sửa các tài liệu liên quan đến công việc của phòng, không thể truy cập dữ liệu của phòng Sale hoặc các phòng ban khác. Tương tự, nhân sự Sale chỉ được xem dữ liệu khách hàng, KPI, hiệu suất riêng của mình.

Bước 3: Bật quyền nâng cao để giới hạn quyền xem dữ liệu

Để tăng cường bảo mật dữ liệu, Lark Drive cung cấp tính năng bật quyền nâng cao, cho phép người quản trị giới hạn quyền xem dữ liệu một cách chi tiết hơn theo từng cá nhân hoặc phòng ban.

• Người quản trị có thể thiết lập để chỉ một số người nhất định mới có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.

• Có thể giới hạn quyền truy cập theo thời gian hoặc theo điều kiện cụ thể.

• Hạn chế chia sẻ tài liệu ra ngoài tổ chức hoặc với những người không có quyền.

Việc sử dụng quyền nâng cao giúp đảm bảo dữ liệu dự án luôn được bảo vệ an toàn, tránh rò rỉ thông tin quan trọng ra bên ngoài.

Bước 4: Chia sẻ tài liệu an toàn với đồng nghiệp và đối tác

Khi cần chia sẻ tài liệu dự án với đồng nghiệp hoặc các bên liên quan, người dùng chỉ cần gửi liên kết chia sẻ trên Lark Drive với quyền truy cập đã được phân quyền rõ ràng. Điều này giúp:

• Tránh việc gửi file qua email dễ bị thất lạc hoặc bị truy cập trái phép.

• Quản lý và theo dõi ai đã xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.

• Thu hồi quyền truy cập nhanh chóng khi không còn cần thiết.

Các lưu ý quan trọng khi lưu trữ và chia sẻ tài liệu trên Lark Drive

Luôn cập nhật phân quyền theo vai trò và nhu cầu công việc

Phân quyền truy cập cần được cập nhật thường xuyên theo sự thay đổi về nhân sự hoặc vai trò trong dự án để đảm bảo tính chính xác và bảo mật.

Sử dụng mật khẩu mạnh và bật xác thực hai yếu tố (2FA)

Để bảo vệ tài khoản Lark và dữ liệu trên Lark Drive, người dùng nên sử dụng mật khẩu mạnh và kích hoạt bảo mật 2 lớp (2FA) nhằm ngăn chặn truy cập trái phép.

Sao lưu dữ liệu định kỳ

Mặc dù Lark Drive có hệ thống lưu trữ đám mây an toàn, việc sao lưu dữ liệu định kỳ vẫn rất quan trọng để phòng tránh mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật hoặc lỗi người dùng.

Đào tạo nhân viên về bảo mật dữ liệu

Tổ chức nên thường xuyên đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên về tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu, cách sử dụng đúng các tính năng phân quyền trên Lark Drive để đảm bảo an toàn thông tin.

Kết luận

Việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu dự án an toàn trên Lark Drive không chỉ giúp tổ chức quản lý dữ liệu hiệu quả mà còn bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các nguy cơ rò rỉ hoặc truy cập trái phép. Bằng cách tổ chức tài liệu theo từng thư mục riêng biệt, phân quyền truy cập chi tiết theo vai trò cá nhân và phòng ban, đồng thời bật quyền nâng cao để giới hạn quyền xem dữ liệu, người dùng có thể đảm bảo an toàn tối đa cho dữ liệu dự án của mình.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp lưu trữ và chia sẻ tài liệu dự án bảo mật, tiện lợi và dễ sử dụng, Lark Drive chính là lựa chọn hoàn hảo. Hãy bắt đầu tổ chức và phân quyền tài liệu dự án ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả làm việc và bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của bạn một cách toàn diện.