Mô tả tổng quan
Dữ liệu có thể được quản lý ở nhiều nơi, nhân viên sẽ bị rối và mất thời gian tìm kiếm khi có nhu cầu sử dụng. Khi đó, người ta xây giải pháp tập hợp tất cả dữ liệu của một phòng ban, bộ phận hoặc dự án về cùng một nơi để có thể truy cập ngay lập tức. Hãy tưởng tượng Wiki như một ngăn tủ hồ sơ với đầy đủ tài liệu để đáp ứng nhu cầu của bộ phận bất kỳ, nhân viên có thể mở ra theo danh mục đã định sẵn, sử dụng tại chỗ và cất lại đúng chỗ đó.
Wiki là tính năng quan trọng trên Digital Workplace, cho phép tập hợp đường dẫn tắt (shortcut) của các file, thông tin, dữ liệu về một chỗ để phục vụ một nhu cầu sử dụng cụ thể, có thể là là phòng ban, dự án hoặc vị trí làm việc. Quá trình này giúp nhân viên nhanh chóng tiếp cận đúng khu vực chứa dữ liệu với đầy đủ file làm việc, không bị phân tán, không bị rối. Wiki về tổng quan cũng giống như 1 folder với đầy đủ các file làm việc, nhưng được trình bày trực quan, linh hoạt và mang trải nghiệm hiệu quả cho bất kì bộ phận, bất kì vai trò nào trong tổ chức.
Về chi tiết, Wiki được xem như là một phòng ban trong tổ chức, bao gồm Nhân sự - Tài liệu - Quy trình và sự kết nối chặt chẽ giữa các thành phần với nhau. Khi đã thiết lập xong, nhân sự ở phòng ban nào chỉ cần vào phòng ban đó làm việc là đủ, hầu như không cần phải tìm kiếm bất kỳ tài liệu hoặc quy trình làm việc ở nơi khác.
Wiki cho phép phân quyền truy cập và chỉnh sửa các file thông tin theo quyền truy cập chung của Wiki, vì vậy mà quá trình chia sẻ quyền truy cập trở nên đơn giản và linh hoạt hơn
Trên Lark, để tiện sử dụng và quản lý, Wiki chỉ nên đưa các file vào dưới dạng short-cut. Khi đó, mọi nhân sự vẫn có thể tiếp cận và xử lý thông tin trên file ở bất kì đâu mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm. Quá trình kiểm soát, chia sẻ quyền truy cập file cũng tiện hơn.
Dưới đây là những mẫu hệ thống quản lý được phát triển trên nền tảng Lark và có thể sử dụng để vận hành doanh nghiệp ở tất cả các bộ phận. Mọi tài liệu vận hành sẽ được tạo short-cut trên Wiki, tương tự như các phòng ban, sau đó chuyển giao cho nhân sự quản lý. Đây là bảng tổng quan dành cho quản lý, còn nhân sự phòng ban nào thì khi vào chỉ thấy được hình Wiki của phòng ban đó.
Vai trò
Wiki là một công cụ lý tưởng để tạo ra và duy trì một cơ sở tri thức tập trung, nơi các nhân viên có thể chia sẻ thông tin, kiến thức chuyên môn, quy trình làm việc, và các tài liệu hướng dẫn. Điều này giúp các thành viên trong doanh nghiệp dễ dàng truy cập thông tin cần thiết khi thực hiện công việc.
Tài liệu hóa quy trình và chính sách
Wiki thường được sử dụng để lưu trữ và quản lý các quy trình làm việc, quy định, và chính sách của doanh nghiệp. Các tài liệu này có thể được cập nhật thường xuyên và truy cập bởi tất cả các nhân viên, giúp đảm bảo sự nhất quán và tuân thủ các quy định.
Hỗ trợ làm dự án và hợp tác làm việc
Wiki cung cấp một không gian để các nhóm làm việc cùng nhau trên các dự án, chia sẻ tài liệu, ý tưởng, và thông tin liên quan. Điều này tạo ra một môi trường cộng tác hiệu quả, nơi mọi người có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật tiến độ của dự án.
Quản lý tài liệu và thông tin
Wiki có thể hoạt động như một hệ thống quản lý tài liệu nơi các tài liệu quan trọng được tổ chức, phân loại, và dễ dàng tìm kiếm. Điều này giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin và tài liệu trong doanh nghiệp.
Đào tạo và phát triển nhân viên
Wiki có thể được sử dụng để tạo ra các khóa đào tạo nội bộ, cung cấp tài liệu học tập, và làm nguồn tài nguyên cho việc tự học của nhân viên. Điều này giúp cải thiện kỹ năng và kiến thức của nhân viên theo cách tự chủ và linh hoạt.
Ghi chép và lưu trữ tri thức của doanh nghiệp (KMS)
Wiki là nơi lưu trữ các ý tưởng, bài học kinh nghiệm, và các ghi chép từ các cuộc họp hoặc các buổi thảo luận. Điều này giúp duy trì và truyền đạt kiến thức giữa các thế hệ nhân viên và các nhóm làm việc trong doanh nghiệp.
Tính năng chính của wiki bao gồm
Trang Wiki: Trên Lark, đây là nơi thể hiện nội dung của các file, cho phép trực tiếp xem hoặc chỉnh sửa.
Quản lý nội dung: Chỉnh sửa nội dung các file dễ dàng ngay trên Wiki
Phân quyền truy cập: Kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa trang wiki.
Tìm kiếm và tổ chức: Cho phép tìm kiếm và phân loại hoặc gắn thẻ trang để tiện tổ chức và truy cập.
Liên kết: Tạo liên kết giữa các trang wiki, giúp người dùng dễ dàng điều hướng qua lại giữa các chủ đề.
Hỗ trợ đa phương tiện: Khả năng đính kèm hoặc nhúng nội dung đa phương tiện, như hình ảnh và video.
Nhân sự chỉ được cấp quyền truy cập file và làm việc ở vị trí phù hợp với công việc.
Mọi người chỉ làm việc trên các file mẫu chuẩn duy nhất, không bị rối.
Kiểm soát toàn bộ quy trình, thông tin, nhân sự của doanh nghiệp chỉ trên 1 hệ thống này.
