Lâu nay mọi người thường quen với bộ Office của Microsoft hoặc Google Drive và Google Docs. Đây chính là hệ thống quản lý tài liệu số (Digital Management System - DMS), giải pháp để lưu trữ, quản lý và theo dõi các tài liệu. DMS cho phép tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc liên quan đến tạo, phê duyệt, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Các nền tảng làm việc số hiện tại đã hỗ trợ đầy đủ các yếu tố liên quan đến DMS.
Lark Drive và Lark Docs cũng là 1 hệ thống DMS hoàn chỉnh.
Lưu trữ tài liệu: DMS giúp tổ chức và lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống, các loại file dữ liệu phổ biến đều có thể được hỗ trợ. Tài liệu có thể được phân loại, gắn thẻ và chỉ mục để dễ dàng truy cập và tìm kiếm.
Quản lý phiên bản: Khi tài liệu được chỉnh sửa hoặc cập nhật, hệ thống có thể lưu trữ các phiên bản trước đó và theo dõi lịch sử thay đổi, đảm bảo rằng người dùng có thể quay lại phiên bản cũ nếu cần.
Tìm kiếm: DMS cung cấp các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép người dùng tìm tài liệu dựa trên từ khóa, metadata, tác giả, ngày tạo, và các tiêu chí khác.
Chia sẻ quyền truy cập: DMS cho phép quản lý quyền truy cập tài liệu, đảm bảo chỉ những người dùng có quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu nhất định.
Tích hợp: Nhiều DMS có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP), và các công cụ văn phòng khác, tạo điều kiện cho dòng thông tin liền mạch giữa các hệ thống.
Tự động hóa quy trình làm việc: DMS thường kèm theo các tính năng tự động hóa workflow, cho phép tự động hóa các quy trình xét duyệt, phê duyệt và phân phối tài liệu, giảm thiểu thời gian và nỗ lực cần thiết cho quản lý tài liệu thủ công.
Hỗ trợ đa thiết bị: Các hệ thống DMS hiện đại hỗ trợ truy cập từ xa và trên nhiều thiết bị, bao gồm điện thoại di động và máy tính bảng, cho phép người dùng truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi.
