Trong thời đại số hóa, việc quản lý task Marketing một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của các Agency du lịch. Bài viết này sẽ giới thiệu một hệ thống quản lý task toàn diện trên nền tảng Lark Suite, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất của phòng Marketing.

Tiếp nhận và phân phối công việc

Tiếp nhận yêu cầu công việc

Phòng Marketing sẽ nhận yêu cầu công việc từ cấp trên và các bộ phận khác thông qua hai kênh chính:

• Lark Form: Cho phép các bộ phận gửi yêu cầu công việc một cách có cấu trúc.

• Lark Approval: Hỗ trợ quy trình phê duyệt cho các yêu cầu cần sự chấp thuận từ cấp quản lý.

Việc sử dụng các công cụ này giúp chuẩn hóa quy trình tiếp nhận yêu cầu, đảm bảo mọi thông tin cần thiết được cung cấp đầy đủ ngay từ đầu.

Phân chia công việc

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, trưởng bộ phận Marketing sẽ:

• Tổng hợp các yêu cầu công việc

• Phân tích và ưu tiên các task

• Phân chia công việc cho từng nhân sự dựa trên kỹ năng và khối lượng công việc hiện tại

Quá trình này có thể được thực hiện thông qua Lark Base, cho phép trưởng bộ phận tạo bảng quản lý task với các trường như tên công việc, người phụ trách, deadline, và trạng thái.

Quản lý quy trình làm việc

Thiết lập Order task

Đối với các công việc có sự liên kết giữa các bộ phận và cần thực hiện theo trình tự, hệ thống sẽ thiết lập Order task. Tính năng này đảm bảo:

• Tự động chuyển giao task giữa các nhân sự

• Thông báo kịp thời cho người thực hiện công việc tiếp theo

• Theo dõi tiến độ của chuỗi công việc liên quan

Ví dụ: Khi content hoàn thành brief, hệ thống sẽ tự động chuyển giao task và thông báo đến cho nhân sự thiết kế.

Theo dõi tiến độ công việc

Lark Suite cung cấp nhiều công cụ để theo dõi tiến độ công việc:

• Lark Calendar: Hiển thị deadline của các task

• Lark Base: Cập nhật trạng thái công việc theo thời gian thực

• Lark Messenger: Gửi thông báo tự động về các task sắp đến hạn

Thiết lập thống kê

Giai đoạn cuối cùng trong quá trình quản lý task là thiết lập hệ thống thống kê để đánh giá hiệu suất làm việc. Các chỉ số quan trọng cần theo dõi bao gồm:

• Tình trạng hoàn thành công việc

• Tổng số đầu việc được giao

• Tỷ lệ hoàn thành công việc của từng nhân sự

• Thời gian trung bình để hoàn thành một task

Các chỉ số này có thể được tự động tính toán và hiển thị thông qua Lark Base và Lark Bitable.

Phân tích và báo cáo

Dựa trên dữ liệu thống kê, trưởng bộ phận Marketing có thể:

• Tạo báo cáo hiệu suất định kỳ

• Xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình làm việc

• Đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu suất

Lợi ích của hệ thống quản lý task Marketing trên Lark

1. Tăng cường minh bạch: Mọi thành viên trong team đều có thể theo dõi tiến độ công việc và trách nhiệm của từng người.

2. Cải thiện hiệu suất: Tự động hóa các quy trình đơn giản giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

3. Tăng cường cộng tác: Các công cụ truyền thông tích hợp giúp team dễ dàng trao đổi và làm việc cùng nhau.

4. Đánh giá khách quan: Dữ liệu thống kê cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu suất một cách công bằng và chính xác.

5. Linh hoạt và có thể mở rộng: Hệ thống dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu ngày càng tăng của Agency du lịch.

Kết luận

Việc xây dựng một hệ thống quản lý task Marketing toàn diện trên nền tảng Lark Suite mang lại nhiều lợi ích cho các Agency du lịch. Không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, hệ thống này còn nâng cao hiệu quả marketing và tạo ra lợi thế cạnh tranh trong ngành du lịch đầy biến động. Bằng cách tận dụng các công cụ như Lark Form, Lark Approval, và Lark Base, Agency du lịch có thể xây dựng một quy trình marketing linh hoạt, hiệu quả và dễ dàng mở rộng theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.