1. Tại Sao Việc Thiết Lập Ban Đầu Trên Lark Lại Quan Trọng?

1.1 Thiết lập ban đầu quyết định cấu trúc vận hành doanh nghiệp

Khi bắt đầu sử dụng Lark, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân chia và chuyển đổi toàn bộ cơ cấu phòng ban, nhân sự lên hệ thống. Đây là bước nền tảng để đảm bảo mọi quy trình, phân quyền và tương tác trong tổ chức được vận hành trơn tru và đồng bộ.

1.2 Một số dữ liệu không thể thay đổi sau khi thiết lập

Ví dụ điển hình là thông tin về Domain Name – đây là tên miền doanh nghiệp dùng để đăng ký và quản lý tài khoản trên Lark. Theo quy định, Domain Name chỉ được phép thay đổi một lần duy nhất sau khi đăng ký, nên việc lựa chọn và thiết lập chính xác ngay từ đầu là rất quan trọng.

2. Hướng Dẫn Đăng Nhập Và Tạo Tài Khoản Tổ Chức Trên Lark

2.1 Đăng ký tài khoản Lark

• Trước tiên, bạn cần tải phiên bản Lark mới nhất (phiên bản 6.2 trở lên) trên điện thoại hoặc máy tính.

• Bạn có thể đăng ký tài khoản bằng địa chỉ email hoặc số điện thoại cá nhân.

• Sau khi đăng ký thành công, bạn sẽ tạo tài khoản tổ chức – đây là tài khoản quản trị cao nhất, có quyền thiết lập và quản lý toàn bộ tổ chức trên Lark.

2.2 Tạo tài khoản tổ chức (Organization)

• Người tạo tài khoản tổ chức sẽ là người duy nhất có quyền giải tán tổ chức và quản lý toàn bộ hệ thống.

• Việc tạo tài khoản tổ chức nên do người có trách nhiệm và được tin tưởng nhất trong doanh nghiệp thực hiện để tránh rủi ro quản lý.

• Các bước tạo tài khoản tổ chức bao gồm điền thông tin tên tổ chức, ngành nghề, email quản trị, mật khẩu và xác nhận mã OTP gửi về email.

2.3 Đăng nhập vào Admin Console để quản lý tổ chức

• Sau khi tạo tài khoản tổ chức, bạn đăng nhập vào Admin Console của Lark để bắt đầu thiết lập các thông tin quan trọng như phòng ban, nhân sự, phân quyền sử dụng và các cài đặt khác.

   

3. Thiết Lập Cơ Bản Cho Doanh Nghiệp Trên Lark

3.1 Phân chia cơ cấu phòng ban và nhân sự

• Trong Admin Console, bạn có thể tạo và phân chia các phòng ban, bộ phận theo đúng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

• Thêm từng nhân viên vào phòng ban tương ứng, tạo tài khoản cho họ để đồng bộ thông tin và quản lý hiệu quả hơn34.

• Việc này giúp đảm bảo các quy trình làm việc, giao tiếp nội bộ được diễn ra trơn tru, tránh nhầm lẫn hay thiếu sót trong quản lý nhân sự.

3.2 Thiết lập quyền truy cập và phân quyền

• Lark cho phép chủ doanh nghiệp hoặc quản trị viên phân quyền chi tiết cho từng nhân sự, nhóm phòng ban.

• Bạn có thể thiết lập quyền truy cập tài liệu, chat nhóm, lịch làm việc, phê duyệt công việc… để đảm bảo bảo mật thông tin và tối ưu quy trình làm việc.

3.3 Cấu hình tên miền (Domain Name)

• Đây là bước quan trọng không thể bỏ qua, vì tên miền sẽ gắn liền với toàn bộ hệ thống tài khoản và dịch vụ của doanh nghiệp trên Lark.

• Sau khi cấu hình, tên miền chỉ được phép thay đổi một lần duy nhất, nên cần lựa chọn kỹ càng.

4. Hướng Dẫn Đăng Nhập Và Sử Dụng Các Tính Năng Cơ Bản Trên Lark

4.1 Đăng nhập vào Lark

• Nhân viên có thể đăng nhập bằng email hoặc số điện thoại đã được quản trị viên thêm vào hệ thống.

• Sau khi đăng nhập, giao diện chính của Lark sẽ hiển thị các công cụ như Lark Messenger, Calendar, Docs, giúp nhân viên dễ dàng bắt đầu công việc.

4.2 Sử dụng Lark Messenger để giao tiếp và quản lý công việc

• Nhân viên có thể chat nhóm, chat riêng tư, gọi video hoặc gửi tin nhắn khẩn cấp.

• Chủ doanh nghiệp có thể quản lý và tương tác trực tiếp với nhân viên ngay trên Lark Messenger, hạn chế nhầm lẫn và tăng hiệu quả giao tiếp.

4.3 Sử dụng Lark Calendar để quản lý lịch làm việc

• Nhân viên có thể xem lịch làm việc của nhau khi được cấp quyền, dễ dàng sắp xếp cuộc họp và công việc chung.

• Lịch làm việc đồng bộ trên mọi thiết bị, có tính năng nhắc nhở tự động giúp tránh bỏ lỡ sự kiện quan trọng.

4.4 Sử dụng Lark Docs để soạn thảo và cộng tác tài liệu

• Tạo tài liệu mới, tải lên file, sử dụng các mẫu có sẵn để soạn thảo nhanh chóng.

• Chia sẻ và mời cộng tác chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm.

5. Lời Khuyên Khi Thiết Lập Ban Đầu Trên Lark

• Chọn người chịu trách nhiệm tạo tài khoản tổ chức và quản trị hệ thống là người có thẩm quyền và tin cậy.

• Lên kế hoạch phân chia phòng ban, nhân sự rõ ràng trước khi nhập dữ liệu vào hệ thống.

• Lưu ý kỹ khi thiết lập Domain Name vì đây là thông tin quan trọng và khó thay đổi.

• Tận dụng các tài liệu, video hướng dẫn chính thức của Lark để làm quen với các tính năng và quy trình quản lý.

Kết Luận

Việc đăng nhập và thiết lập cơ bản trên Lark là bước đầu tiên nhưng mang tính quyết định đến sự thành công trong vận hành doanh nghiệp số. Với các hướng dẫn chi tiết trên, doanh nghiệp bạn có thể nhanh chóng khởi tạo môi trường làm việc số chuyên nghiệp, đồng bộ và hiệu quả trên nền tảng Lark. Đừng quên theo dõi các video hướng dẫn và tài liệu hỗ trợ để khai thác tối đa tiềm năng của Lark trong quản lý và phát triển doanh nghiệp