Giảm Thời Gian Làm Việc Của Nhân Sự Nhờ Tính Năng Tải File Tự Động Trên Lark Base

Quản lý tài liệu và chia sẻ file là một trong những công việc hàng ngày mà nhân sự phải đối mặt. Việc tải lên và chia sẻ file một cách thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót, mất mát dữ liệu và khó khăn trong việc theo dõi tiến độ công việc. Lark Base của Larksuite (Lark) cung cấp giải pháp tự động hóa việc này, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

1. Tự Động Hóa Việc Lấy Tên File Tải Lên

Một trong những tính năng quan trọng của Lark Base là khả năng tự động lấy tên file tải lên và tạo liên kết dễ dàng cho các tài liệu. Thay vì phải nhập tên file thủ công mỗi khi tải lên, bạn có thể sử dụng công thức HYPERLINK để tự động hóa quá trình này.

2. Đảm Bảo Tính Chính Xác Và Đồng Nhất Trong Quản Lý Tài Liệu

Việc tự động lấy tên file giúp đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều được đặt tên một cách đồng nhất và chính xác. Điều này không chỉ giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu hoặc nhầm lẫn trong việc phân loại tài liệu.

3. Nâng Cao Hiệu Quả Làm Việc Nhóm

Khi các tài liệu được chia sẻ một cách tự động và chính xác, việc phối hợp giữa các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng hơn. Nhân sự có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác mà không phải lo lắng về việc quản lý tài liệu thủ công.

Cách Cài Đặt Lấy Tên File Tự Động Trên Lark Base

Việc thiết lập tính năng tự động lấy tên file tải lên trên Lark Base không quá phức tạp. Bạn chỉ cần thực hiện một số bước đơn giản để áp dụng công thức HYPERLINK, kết hợp với các hàm WEEKNUM và TEXT để tạo liên kết tự động cho các file tải lên. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước.

1. Dùng Hàm HYPERLINK Nhận 2 Tham Số

Hàm HYPERLINK trong Lark Base cho phép bạn tạo các liên kết dễ dàng bằng cách chèn URL và tên hiển thị cho liên kết đó. Công thức cơ bản của hàm HYPERLINK như sau:

HYPERLINK([File tải lên].[link], [File tải lên].[name])

Giải Thích Tham Số

• [link]: Đây là URL hoặc địa chỉ của liên kết mà bạn muốn tạo. Trong trường hợp này, nó sẽ là đường dẫn đến file đã tải lên trên Lark Base.
• [name]: Đây là văn bản sẽ được hiển thị cho liên kết đó. Thường là tên của file để dễ nhận biết và truy cập.

2. [File tải lên].[link]: Chứa Đường Dẫn URL Hoặc Liên Kết Của File Đã Tải Lên

Trong Lark Base, mỗi file tải lên đều có một đường dẫn URL riêng biệt. Trường [File tải lên].[link] chứa địa chỉ này, giúp bạn có thể truy cập trực tiếp vào file thông qua liên kết. Điều này giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm file và đảm bảo rằng mọi tài liệu đều được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy cập.

3. [File tải lên].[name]: Chứa Tên Hiển Thị

Trường [File tải lên].[name] chứa tên của file đã tải lên. Đây là phần văn bản sẽ được hiển thị cho liên kết trong bảng dữ liệu. Việc sử dụng tên hiển thị giúp người dùng dễ dàng nhận biết và truy cập vào các tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện.

4. Áp Dụng Công Thức Trong Lark Base

Sau khi hiểu rõ các tham số, bạn có thể áp dụng công thức HYPERLINK vào Lark Base như sau:

1. Mở Lark Base trong ứng dụng Lark.
2. Chọn bảng dữ liệu mà bạn muốn thêm liên kết tự động.
3. Thêm một cột mới và đặt tên là "Liên kết file" hoặc bất kỳ tên nào bạn muốn.

4. Nhập công thức sau vào ô đầu tiên của cột mới:

   HYPERLINK([File tải lên].[link], [File tải lên].[name])

5. Kéo công thức xuống toàn bộ cột để áp dụng cho tất cả các hàng trong bảng dữ liệu.

5. Ví Dụ Cụ Thể

Giả sử bạn có bảng dữ liệu quản lý tài liệu như sau trong Lark Base:

• Ở cột “tiêu đề file”. nhập công thức để tự động lấy tên file khi tải tệp lên.

• Sau đó tải các tệp ở cột “File tải lên”, hệ thống sẽ tự động lấy tên đồng nhất với tên mà bạn đã đặt lưu trữ trước đó.

Lợi Ích Khi Áp Dụng Công Thức Tự Động Lấy Tên Tiêu Đề File Tải Lên Trên Lark Base

1. Tiết Kiệm Thời Gian Và Nâng Cao Hiệu Quả Làm Việc

Việc tự động lấy tên file và tạo liên kết giúp giảm thiểu thời gian nhân sự phải dành cho việc nhập liệu thủ công. Nhân viên có thể nhanh chóng tải lên file và các liên kết sẽ được tạo tự động, từ đó họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.

2. Đảm Bảo Tính Chính Xác Và Đồng Nhất

Việc tự động hóa quá trình tạo liên kết đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều được đặt tên và liên kết một cách chính xác và đồng nhất. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và giảm thiểu sai sót trong quản lý tài liệu.

3. Tăng Tính Truy Cập Và Minh Bạch

Liên kết trực tiếp đến file giúp người dùng dễ dàng truy cập và chia sẻ tài liệu với các thành viên trong nhóm hoặc bên liên quan. Điều này tăng tính minh bạch và cải thiện khả năng phối hợp trong công việc.

4. Hỗ Trợ Quản Lý Tài Liệu Hiệu Quả

Khi tất cả các tài liệu đều được quản lý một cách hệ thống và tự động, việc tìm kiếm và truy cập các tài liệu cần thiết trở nên dễ dàng hơn. Điều này hỗ trợ quản lý dự án và các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả.

Kết Luận

Việc tự động lấy tên file tải lên trên Lark Base không chỉ giúp giảm thời gian làm việc của nhân sự mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu trong doanh nghiệp. Larksuite (Lark) cung cấp các công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình này một cách dễ dàng và chính xác. Bằng cách áp dụng công thức HYPERLINK, bạn có thể tạo ra các liên kết tự động cho các tài liệu đã tải lên, đảm bảo tính chính xác và đồng nhất trong quản lý tài liệu.

Hãy Download Lark ngay hôm nay và trải nghiệm những tiện ích mà Larksuite mang lại, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững và hiệu quả hơn trong quản lý tài liệu và công việc hàng ngày.