Việc thu tiền nội bộ như sau các buổi tiệc trà sữa, bữa ăn trưa tập thể hay các khoản đóng góp chung trong doanh nghiệp thường gây ra sự e ngại và mất thời gian cho nhân viên. Hiểu được điều này, Lark đã phát triển tính năng thu tiền nội bộ tự động, giúp nhân sự dễ dàng thiết lập và quản lý các khoản thu một cách nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả.

Lợi ích của việc thu tiền nội bộ trên Lark

Giải pháp đơn giản, tiện lợi cho nhân sự

Thông thường, việc thu tiền nội bộ phải thực hiện qua nhiều bước như ghi chép, nhắc nhở từng cá nhân, hoặc thu trực tiếp gây mất thời gian và dễ xảy ra sai sót. Với Lark, bạn chỉ cần nhập số tiền mỗi người cần chi trả vào một form thông tin đơn giản, sau đó nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin thanh toán đến từng người liên quan qua messenger của Lark. Điều này giúp giảm thiểu sự e ngại khi phải nhắc nhở trực tiếp và đảm bảo tính minh bạch trong việc thu chi nội bộ.

Tự động hóa quy trình thu tiền

Nhân sự có thể thiết lập mức tiền cần thu cho từng sự kiện hoặc mục đích cụ thể, hệ thống Lark sẽ tự động gửi thông báo đến người cần thanh toán. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính nội bộ một cách khoa học và chính xác hơn. Ngoài ra, các thông báo nhắc nhở thanh toán được gửi tự động giúp giảm thiểu tình trạng quên hoặc chậm trễ thanh toán.

Hướng dẫn thiết lập thu tiền nội bộ trên Lark

Bước 1: Tạo form thu tiền trên Lark Base

Để bắt đầu, bạn cần tạo một form thu tiền nội bộ trên Lark Base – công cụ quản lý dữ liệu mạnh mẽ tích hợp trong hệ sinh thái Lark. Bạn có thể tạo bảng mới, đặt tên như "Thu tiền nội bộ" và thêm các trường thông tin cần thiết như tên người đóng, số tiền cần thu, mục đích thu tiền, ngày thu, v.v.

Bước 2: Nhập số tiền cần thu và thông tin liên quan

Sau khi tạo form, bạn nhập số tiền mỗi người cần chi trả vào trường thông tin tương ứng. Việc này rất đơn giản và nhanh chóng, không đòi hỏi kỹ năng kỹ thuật phức tạp.

Bước 3: Gửi thông tin thanh toán tự động

Khi hoàn tất nhập dữ liệu, bạn chỉ cần nhấn nút Gửi, hệ thống Lark sẽ tự động gửi thông tin thanh toán đến từng người cần thanh toán qua messenger hoặc email tích hợp trong Lark. Người nhận sẽ nhận được thông báo chi tiết về số tiền cần thanh toán và có thể xác nhận ngay trên nền tảng.

Bước 4: Theo dõi và tổng hợp thu chi

Với tính năng quản lý thu chi nội bộ trên Lark Base, bạn có thể dễ dàng theo dõi các khoản thu, tổng hợp theo từng mục đích hoặc theo tháng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng và chi tiết về tình hình tài chính nội bộ. Ngoài ra, bạn còn có thể tạo biểu đồ thống kê thu chi trực quan ngay trên Lark, hỗ trợ việc phân tích và ra quyết định tài chính hiệu quả hơn.

Những tính năng nổi bật hỗ trợ thu tiền nội bộ trên Lark

Tự động gửi thông báo và nhắc nhở

Lark cho phép thiết lập các quy trình tự động gửi thông báo nhắc nhở thanh toán đến từng cá nhân hoặc nhóm nhân sự liên quan, giúp đảm bảo mọi người đều nhận được yêu cầu thanh toán kịp thời và chính xác.

Tích hợp chatbot và workflow thông minh

Nhờ khả năng phát triển chatbot tùy chỉnh và sử dụng Lark Workflow, doanh nghiệp có thể tạo ra các tương tác tự động với nhân sự khi có khoản thu hoặc thanh toán mới. Chatbot có thể gửi tin nhắn yêu cầu xác nhận đã nhận tiền, giúp đơn giản hóa quy trình và đảm bảo mọi thông tin được ghi nhận chính xác.

Quản lý thu chi minh bạch và hiệu quả

Với Lark Base và các công cụ tích hợp, doanh nghiệp có thể lưu trữ, phân loại và tổng hợp các khoản thu chi nội bộ một cách khoa học. Các báo cáo và biểu đồ thu chi được cập nhật liên tục giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và điều chỉnh kế hoạch tài chính phù hợp.

Hỗ trợ làm việc từ xa và đa nền tảng

Lark hỗ trợ làm việc trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động, giúp nhân sự có thể theo dõi và thực hiện thanh toán mọi lúc mọi nơi, đặc biệt thuận tiện trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Lark để thu tiền nội bộ?

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Việc thu tiền trở nên nhanh chóng, không còn phải nhắc nhở thủ công hay ghi chép phức tạp.

• Minh bạch và chính xác: Mọi thông tin thu tiền được gửi tự động và lưu trữ rõ ràng, giảm thiểu sai sót và tranh cãi.

• Tăng cường sự phối hợp: Thông báo được gửi đến đúng người đúng lúc, giúp nhân sự phối hợp hiệu quả trong các hoạt động chung.

• Dễ dàng theo dõi và báo cáo: Các công cụ phân tích và biểu đồ trên Lark giúp quản lý tài chính nội bộ trở nên trực quan và dễ dàng hơn.

• Tích hợp đa dạng công cụ: Lark có thể liên kết với các phần mềm quản lý khác như Trello, Asana, giúp đồng bộ công việc và tài chính.

Kết luận

Tính năng thu tiền nội bộ trên Lark là một công cụ hữu ích giúp nhân sự trong doanh nghiệp giải quyết nhanh gọn các khoản thu tiền sau các sự kiện chung như tiệc trà sữa, bữa ăn trưa hay các khoản đóng góp nội bộ khác. Với quy trình thiết lập đơn giản, tự động gửi thông báo và quản lý thu chi minh bạch, Lark không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên.