Trong môi trường làm việc hiện đại, việc đảm bảo nhân sự hoàn thành công việc đúng tiến độ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Một trong những giải pháp hữu hiệu nhất chính là thiết lập cảnh báo tự động để nhắc nhở công việc trước ngày bắt đầu và khi task sắp đến hạn phải hoàn thành. 

Lark cung cấp nhiều công cụ mạnh mẽ để người dùng có thể dễ dàng thiết lập các cảnh báo này theo nhiều khung thời gian khác nhau, giúp nhân viên không lo quên công việc và luôn làm việc đúng tiến độ.

Tại Sao Cần Thiết Lập Cảnh Báo Tự Động Trên Lark?

Đảm Bảo Tiến Độ Công Việc

Việc thiết lập cảnh báo tự động trên Lark giúp nhân sự nhận được nhắc nhở kịp thời về các nhiệm vụ sắp đến hạn, từ đó chủ động hoàn thành công việc đúng thời gian yêu cầu. Điều này đặc biệt quan trọng trong các dự án có nhiều task và deadline chồng chéo, giúp tránh tình trạng bị chậm tiến độ do quên hoặc bỏ sót công việc.

Giảm Áp Lực Quản Lý

Nhờ có các cảnh báo tự động, quản lý không cần phải liên tục theo dõi và nhắc nhở từng cá nhân, tiết kiệm thời gian và công sức trong việc giám sát tiến độ. Đồng thời, nhân sự cũng cảm thấy được hỗ trợ và có trách nhiệm hơn với công việc của mình.

Tăng Hiệu Suất Làm Việc Nhóm

Khi mọi thành viên đều nhận được nhắc nhở đúng lúc, công việc được phối hợp nhịp nhàng, tránh gián đoạn và sai sót do trễ deadline. Lark giúp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và minh bạch hơn.

Các Tính Năng Cảnh Báo Tự Động Trên Lark

Thiết Lập Nhắc Nhở Theo Nhiều Khung Thời Gian

Trên Lark, người dùng có thể dễ dàng thiết lập các nhắc nhở công việc theo nhiều khung thời gian linh hoạt như:

• Khi đến hạn (deadline)

• Trước 2 giờ

• Trước 1 giờ

• Trước 30 phút

Việc này giúp nhân viên có thể chuẩn bị và hoàn thành công việc đúng lúc, không bị động hay bị trễ deadline.

Tích Hợp Với Lark Base Và Lark Calendar

Lark Base là công cụ quản lý dự án và công việc mạnh mẽ của Lark, cho phép người dùng tạo các quy trình làm việc tự động (automation) để gửi nhắc nhở công việc theo các điều kiện đã thiết lập. Kết hợp với Lark Calendar, các cảnh báo sẽ được đồng bộ và gửi thông báo qua ứng dụng Lark Messenger, giúp nhân viên nhận được nhắc nhở ngay trên điện thoại hoặc máy tính.

Tự Động Hóa Quy Trình Nhắc Nhở

Người dùng có thể tạo các quy tắc tự động (automation) để hệ thống tự động kiểm tra trạng thái công việc và gửi cảnh báo khi task sắp đến hạn hoặc chưa hoàn thành. Ví dụ, nếu một task chưa được đánh dấu hoàn tất và gần đến deadline, Lark sẽ tự động gửi tin nhắn nhắc nhở đến người phụ trách hoặc nhóm liên quan.

Hướng Dẫn Chi Tiết Thiết Lập Cảnh Báo Tự Động Khi Task Sắp Quá Hạn Trên Lark

Bước 1: Truy Cập Vào Lark Base

• Mở ứng dụng Lark và vào phần Lark Base để quản lý các task và dự án.

• Chọn bảng công việc hoặc dự án cần thiết lập cảnh báo.

Bước 2: Tạo Quy Trình Tự Động (Automation)

• Trong bảng công việc, chọn mục Automation hoặc Quy trình làm việc tự động.

• Tạo một quy tắc mới với điều kiện kích hoạt là “Ngày đến hạn của task” hoặc “Ngày bắt đầu task”.

• Thiết lập điều kiện kiểm tra trạng thái task (ví dụ: trạng thái không phải là “Hoàn thành”).

Bước 3: Thiết Lập Thời Gian Nhắc Nhở

• Chọn thời điểm gửi cảnh báo như: ngay khi đến hạn, trước 2 giờ, 1 giờ hoặc 30 phút.

• Có thể thiết lập nhiều lần nhắc để đảm bảo nhân sự không bỏ lỡ.

Bước 4: Chọn Người Nhận Thông Báo

• Chọn người nhận cảnh báo là người phụ trách task, nhóm làm việc hoặc quản lý dự án.

• Có thể gửi thông báo qua Lark Messenger hoặc email tùy theo nhu cầu.

Bước 5: Lưu Và Kích Hoạt Quy Trình

• Lưu lại quy trình tự động và kích hoạt để hệ thống bắt đầu gửi cảnh báo theo thiết lập.

• Theo dõi và điều chỉnh quy trình khi cần thiết để phù hợp hơn với thực tế công việc.

Mẹo Tối Ưu Việc Sử Dụng Cảnh Báo Trên Lark

Sử Dụng Nhiều Mức Nhắc Nhở

Thiết lập nhắc nhở ở nhiều khung giờ khác nhau giúp nhân viên có thời gian chuẩn bị và điều chỉnh công việc kịp thời, tránh bị động khi deadline đến gần.

Kết Hợp Với Lịch Làm Việc Chung

• Đồng bộ các task với Lark Calendar để có cái nhìn tổng thể về lịch trình làm việc, từ đó dễ dàng điều phối và ưu tiên công việc hợp lý.

• Đào tạo nhân sự sử dụng Lark hiệu quả

• Đảm bảo mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ cách nhận và phản hồi các cảnh báo trên Lark để tận dụng tối đa tính năng này, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Cảnh Báo Tự Động Trên Lark

• Giúp nhân sự làm việc đúng tiến độ, không lo quên task quan trọng.

• Tăng cường kỷ luật và trách nhiệm cá nhân trong công việc.

• Giảm thiểu rủi ro trễ deadline, đảm bảo chất lượng và tiến độ dự án.

• Tiết kiệm thời gian quản lý, giảm tải công việc cho quản lý.

• Tăng hiệu quả phối hợp nhóm, nâng cao năng suất chung của tổ chức.

Kết Luận

Việc thiết lập cảnh báo tự động khi task sắp quá hạn trên Lark là một giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp và cá nhân quản lý công việc hiệu quả hơn. Với các tính năng linh hoạt về thời gian nhắc nhở và khả năng tự động hóa quy trình trên Lark Base, người dùng có thể dễ dàng kiểm soát tiến độ công việc, tránh bỏ sót và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Hãy tận dụng ngay các công cụ mạnh mẽ của Lark để nâng cao hiệu suất làm việc và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động.