Trong môi trường làm việc hiện đại, việc quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ thống theo dõi tiến độ, đánh giá và báo cáo rõ ràng, trực quan. Lark với bộ công cụ mạnh mẽ như Lark Base, Lark Docs, và các tính năng automation (tự động hóa) giúp doanh nghiệp xây dựng một dashboard quản lý dự án trực quan, liên kết dữ liệu chặt chẽ, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian làm báo cáo lên đến 85%.

Hiểu về dashboard quản lý dự án trên Lark

Dashboard là gì và vai trò trong quản lý dự án?

Dashboard là bảng điều khiển trực quan tổng hợp các dữ liệu quan trọng của dự án, giúp người quản lý và các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ, hiệu suất và các chỉ số then chốt (KPIs) một cách nhanh chóng và trực quan1. Trên Lark, dashboard không chỉ là nơi hiển thị số liệu mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tạo nên một hệ thống quản lý dự án đồng bộ và hiệu quả.

Lợi ích khi tạo dashboard trên Lark

• Tiết kiệm 85% thời gian làm báo cáo: Nhờ tính năng liên kết dữ liệu tự động và tổng hợp thông minh, doanh nghiệp không phải mất nhiều thời gian thu thập và xử lý dữ liệu thủ công.

• Dữ liệu liên kết chặt chẽ: Sử dụng công thức và automation giúp các bảng dữ liệu liên kết với nhau một cách chính xác, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công hoặc dữ liệu bị lệch.

• Trực quan và dễ hiểu: Dashboard trên Lark hỗ trợ nhiều loại biểu đồ như biểu đồ radar, biểu đồ phân tán, biểu đồ phễu,... giúp trình bày dữ liệu một cách sinh động và dễ nắm bắt.

• Tối ưu quy trình làm việc: Kết hợp nhiều công cụ trong cùng một nền tảng giúp đồng bộ hóa quy trình, từ quản lý nhiệm vụ đến báo cáo kết quả, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Các bước tạo dashboard quản lý dự án trực quan trên Lark

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu quản lý dự án trên Lark Base

Lark Base là nền tảng quản lý dữ liệu dạng bảng, tương tự bảng tính nhưng mạnh mẽ hơn với khả năng liên kết dữ liệu và tự động hóa.

• Tạo các bảng dữ liệu riêng biệt cho từng phần của dự án như danh sách dự án, nhiệm vụ, nhân sự, tiến độ, chi phí,...

• Sử dụng các trường dữ liệu đa dạng như số, văn bản, ngày tháng, hộp kiểm, liên kết một chiều hoặc hai chiều giữa các bảng để kết nối dữ liệu với nhau.

• Áp dụng các trường công thức để tính toán tự động các chỉ số như tổng số task, phần trăm hoàn thành, chi phí dự kiến,...

Bước 2: Liên kết dữ liệu giữa các bảng bằng công thức và automation

• Dùng các trường LOOKUP để tham chiếu dữ liệu từ bảng này sang bảng khác, giúp đồng bộ thông tin liên quan như trạng thái dự án, người phụ trách, tiến độ từng nhiệm vụ.

• Thiết lập automation để tự động cập nhật trạng thái, gửi thông báo hoặc tạo báo cáo khi có thay đổi dữ liệu, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và sai sót.

• Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bảng trong cùng một cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán và chính xác3.

Bước 3: Tổng hợp dữ liệu vào bảng Base chung

• Tạo một bảng tổng hợp trong Lark Base để gom các dữ liệu quan trọng từ các bảng con, ví dụ như bảng tổng hợp tiến độ dự án, đánh giá kết quả, chi phí thực tế,...

• Sử dụng các công thức tổng hợp như SUM, AVERAGE, COUNTIF để tính toán các chỉ số tổng quan.

• Áp dụng bộ lọc và phân nhóm dữ liệu để dễ dàng theo dõi từng khía cạnh của dự án.

Bước 4: Tạo báo cáo và dashboard trực quan

• Sử dụng tính năng tạo biểu đồ trong Lark Base hoặc Lark Sheets để trực quan hóa dữ liệu tổng hợp thành các biểu đồ cột, đường, radar, phễu,... giúp dễ dàng phân tích và trình bày.

• Tùy chỉnh dashboard với các widget biểu đồ, bảng số liệu, tiến độ,... để phù hợp với nhu cầu quản lý và báo cáo của doanh nghiệp.

• Chia sẻ dashboard cho các phòng ban, nhóm dự án để mọi người cùng theo dõi và cập nhật thông tin kịp thời.

Các tính năng nổi bật hỗ trợ tạo dashboard quản lý dự án trên Lark

Công cụ trực quan phong phú

Lark cung cấp đa dạng các loại biểu đồ và công cụ trình bày dữ liệu giúp người dùng dễ dàng tạo ra các báo cáo trực quan, sinh động, từ đó nâng cao khả năng phân tích và ra quyết định.

Tự động hóa và liên kết dữ liệu

Tính năng automation giúp tự động cập nhật trạng thái, nhắc nhở, và tạo báo cáo theo quy trình định sẵn, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý. Liên kết dữ liệu giữa các bảng Base giúp dữ liệu luôn đồng bộ và chính xác.

Mẫu báo cáo và dashboard có sẵn

Lark cung cấp các mẫu báo cáo và dashboard tiêu chuẩn, giúp doanh nghiệp nhanh chóng bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý dự án mà không mất nhiều thời gian thiết kế từ đầu.

Đồng bộ và chia sẻ dễ dàng

Dashboard và báo cáo trên Lark có thể được chia sẻ linh hoạt trong nội bộ doanh nghiệp, hỗ trợ làm việc nhóm và phối hợp liên phòng ban hiệu quả.

Kinh nghiệm và lưu ý khi xây dựng dashboard quản lý dự án trên Lark

Thiết kế dashboard theo mục tiêu quản lý

• Xác định rõ các chỉ số quan trọng cần theo dõi như tiến độ, chi phí, chất lượng, rủi ro,...

• Lựa chọn loại biểu đồ phù hợp để thể hiện dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu.

Tối ưu hóa liên kết dữ liệu

• Sử dụng trường liên kết (LOOKUP) và công thức một cách hợp lý để đảm bảo dữ liệu liên kết chính xác và dễ bảo trì.

• Tránh tạo quá nhiều bảng phụ không cần thiết để giảm độ phức tạp và dễ dàng quản lý.

Tận dụng automation để giảm thao tác thủ công

• Thiết lập các quy trình tự động cập nhật trạng thái, gửi thông báo, hoặc tạo báo cáo định kỳ.

• Kiểm tra và điều chỉnh automation thường xuyên để đảm bảo hoạt động hiệu quả.

Thường xuyên cập nhật và cải tiến dashboard

• Thu thập phản hồi từ người dùng để điều chỉnh dashboard phù hợp hơn với nhu cầu thực tế.

• Bổ sung các chỉ số mới hoặc loại bỏ các thông tin không cần thiết để dashboard luôn hữu ích và dễ sử dụng.

Kết luận

Việc tạo dashboard quản lý dự án trực quan trên Lark là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót dữ liệu. Bằng cách liên kết các dữ liệu trong bảng với nhau thông qua công thức và automation, tổng hợp vào một bảng Base chung và trình bày dưới dạng báo cáo trực quan, Lark giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, chi tiết và chính xác về tiến độ, hiệu suất dự án.

Sử dụng Lark không chỉ giúp tiết kiệm đến 85% thời gian làm báo cáo mà còn tạo ra một hệ thống quản lý dự án linh hoạt, dễ dàng mở rộng và phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Hãy bắt đầu xây dựng dashboard quản lý dự án trên Lark ngay hôm nay để nâng tầm hiệu quả công việc của bạn và đội ngũ