Mô tả
Muốn đánh giá chất lượng của nhân sự thì phải đo đến các thông số tương ứng với quá trình làm việc của nhân sự để thực hiện các công việc.
Muốn có các công việc thì phải xây dựng hệ thống công việc theo mô hình WBS, đây là mô hình chia nhỏ dự án hoặc chia nhỏ công việc đến mức có thể tách biệt theo từng nhân sự và đo đếm cụ thể được về thời gian làm, nguồn lực cần thiết.
WBS là một sơ đồ phân cấp (hierarchical) chia dự án thành các phần tử nhỏ hơn, mỗi phần tử là một nhiệm vụ cụ thể, gọi là công việc (work package).
Mục tiêu của WBS là giúp quản lý dự án hiểu rõ hơn về các yếu tố cần thực hiện, từ đó phân bổ nguồn lực, ngân sách và thời gian một cách hợp lý.
Mỗi cấp độ trong WBS đại diện cho một mức độ chi tiết của dự án.
Lợi ích của WBS
Quản lý rõ ràng: WBS giúp chia nhỏ các công việc phức tạp, khó quản lý thành các phần dễ xử lý hơn, từ đó đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ quan trọng nào.
Phân bổ nguồn lực: Dễ dàng xác định nguồn lực, thời gian và chi phí cần thiết cho từng công việc nhỏ.
Theo dõi tiến độ: WBS giúp giám sát tiến độ dự án một cách chi tiết, từ đó dễ dàng phát hiện ra các điểm tắc nghẽn hoặc trì hoãn.
Giao tiếp rõ ràng: Cung cấp một cái nhìn tổng quan và chi tiết về công việc, giúp các thành viên trong dự án hiểu rõ nhiệm vụ của mình.
Đánh giá rủi ro: WBS cho phép phân tích và xác định các rủi ro tiềm ẩn trong từng công việc nhỏ.
Nguyên tắc phân chia công việc theo Work Breakdown Structure (WBS),
Có một số nguyên tắc quan trọng cần tuân thủ để đảm bảo rằng WBS được xây dựng hợp lý, hiệu quả và hỗ trợ tốt cho quá trình quản lý dự án. Dưới đây là các nguyên tắc chính:
1. Nguyên tắc 100% (100% Rule)
Tất cả các cấp độ của WBS phải bao gồm 100% công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án. Không được bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ hoặc phần việc nào.
Mỗi công việc trong WBS phải đóng góp trực tiếp vào việc hoàn thành công việc ở cấp trên.
2. Tính phân cấp (Hierarchy)
WBS phải có tính phân cấp rõ ràng, trong đó các công việc được chia từ lớn đến nhỏ, từ tổng quan đến chi tiết.
Mỗi cấp độ phải chi tiết hơn cấp độ trên, và không được có sự chồng chéo về công việc giữa các cấp độ hoặc các đơn vị công việc.
3. Có thể quản lý được (Work Packages Should Be Manageable)
WBS phải có tính phân cấp rõ ràng, trong đó các công việc được chia từ lớn đến nhỏ, từ tổng quan đến chi tiết.
Mỗi cấp độ phải chi tiết hơn cấp độ trên, và không được có sự chồng chéo về công việc giữa các cấp độ hoặc các đơn vị công việc.
4. Có thể quản lý được (Work Packages Should Be Manageable)
Công việc cuối cùng (work package) trong WBS phải đủ nhỏ và cụ thể để có thể quản lý, theo dõi và ước lượng thời gian, chi phí, và nguồn lực.
Mỗi công việc nên có thể hoàn thành trong một thời gian ngắn (thường từ 8 đến 80 giờ) và có thể đo lường được.
5. Tính độc lập (Mutually Exclusive)
6. Tính định hướng theo kết quả (Deliverable-Oriented)
WBS nên tập trung vào các kết quả cần đạt được (deliverables), không phải là các hoạt động hay quy trình. Mỗi công việc trong WBS phải là một kết quả cụ thể và có thể đo lường được.
Điều này giúp tập trung vào việc hoàn thành các phần sản phẩm cụ thể thay vì chỉ đơn thuần thực hiện các hoạt động.
7. Không bao gồm công việc ngoài phạm vi (No Scope Creep)
Chỉ các công việc liên quan trực tiếp đến phạm vi dự án đã được xác định mới được đưa vào WBS. Những công việc ngoài phạm vi không nên được thêm vào vì sẽ làm tăng quy mô không cần thiết.
WBS giúp kiểm soát phạm vi dự án, đảm bảo các bên liên quan có cùng hiểu biết về các yêu cầu.
8. Phân chia đến mức hợp lý (Level of Detail)
WBS phải được chia nhỏ đến mức hợp lý, không quá chi tiết đến mức khó quản lý nhưng cũng không quá sơ sài đến mức không rõ ràng.
Quy tắc chung là chỉ nên phân chia đến mức mà mỗi công việc cuối cùng có thể quản lý và giám sát dễ dàng về tiến độ, chi phí và nguồn lực.
9. Xác định trách nhiệm (Assign Responsibility)
Mỗi công việc nhỏ trong WBS phải được gán trách nhiệm cho một nhóm hoặc cá nhân cụ thể. Điều này giúp đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ qua và mọi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình.
Trách nhiệm và quyền hạn nên được xác định rõ ràng để tránh sự mơ hồ và xung đột.
10. Xác định điểm kết thúc rõ ràng (Clearly Defined End Points)
11. Sử dụng phương pháp phân tích từ trên xuống (Top-Down Approach)
Khi xây dựng WBS, nên áp dụng phương pháp phân tích từ trên xuống, nghĩa là bắt đầu từ mục tiêu chính của dự án và dần dần chia nhỏ thành các công việc cụ thể.
Phương pháp này giúp duy trì sự nhất quán trong việc phân bổ công việc và đảm bảo các nhiệm vụ nhỏ đều có sự liên kết với mục tiêu tổng thể.
12. Kiểm soát tiến độ và chi phí (Control Scope and Costs)
WBS giúp kiểm soát tiến độ và chi phí dự án bằng cách phân nhỏ các công việc để đo lường và theo dõi từng phần một cách chi tiết.
Mỗi công việc phải có thể được ước lượng về thời gian và chi phí, từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý ngân sách.
by Yspace Team