• Khi chuyển đổi số, để có không gian làm việc chung cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, quản lý toàn bộ thông tin của doanh nghiệp, đồng thời tập hợp thông tin từ các nguồn bên ngoài...thì người ta cần 1 nền tảng chung. Khi đó, người ta phải cần đến Digital Workplace - nền tảng làm việc số.
• Digital Workplace gọi là môi trường làm việc số, tập hợp đầy đủ các công cụ với các nhóm chức năng cụ thể, giúp tăng cường khả năng làm việc của nhân viên một cách linh hoạt, hiệu quả và sáng tạo.
• Digital Workplace không chỉ đơn giản là sự chuyển đổi từ công việc giấy tờ sang định dạng số, mà còn tạo ra một môi trường làm việc toàn diện, nơi mà công nghệ giúp mọi người kết nối, cộng tác, và thực hiện công việc của họ từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào trên 1 nền tảng chung.

2. Lợi ích và vai trò của Digtal Workplace

• Một nền tảng làm việc số phải bao gồm đầy đủ 8 yếu tố cấu thành như bên dưới. Tám yếu tố này sẽ đảm bảo bao phủ được các nhu cầu của 1 doanh nghiệp bao gồm: Tương tác - Quản lý - Vận hành - Khai thác.
• Phần này sẽ cho chúng ta một góc nhìn khác so với việc quản lý công việc của doanh nghiệp theo góc nhìn các phòng ban và bộ phận như trước đây. Các thành phần này vẫn phối hợp với nhau để mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp nhưng được điều chỉnh để phù hợp với hình thức vận hành dựa trên công nghệ và số hóa. Các thành phần này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ khi mà số lượng nhân sự ít, không thể phân chia chi tiết thành các phòng ban và bộ phận chức năng như các doanh nghiệp lớn. Khi số lượng người ít, chúng ta cần tập trung vào phân chia theo công việc và trách nhiệm để mang lại hiệu quả cao nhất.

Công cụ giao tiếp

• Bao gồm các công cụ như chat, video meeting online, remote desktop services, email để nhân sự tương tác và hỗ trợ nhau trong công việc

• Đây là phần cốt lõi trong hệ quản trị của doanh nghiệp. Phần giao tiếp nhìn rất đơn giản nhưng là cánh cổng để kết nối đến các thành phần khác, cũng như xây dựng môi trường làm việc cho nhân viên.
• Truyền thông tương tác cho tất cả mọi bộ phận trong doanh nghiệp
• Đây là công cụ quan trọng hàng đầu, làm vai trò kết nối giữa người với người, kết nối giữa con người với công việc, thậm chí là các công việc với nhau.
• Giao tiếp nội bộ với nội bộ, nội bộ với bên ngoài.

Các tính năng của Larksuite (Lark) trong giao tiếp nội bộ

 

Tạo - lưu trữ - chia sẻ tài liệu

• Gồm các công cụ tạo nhiều loại file khác nhau để lưu trữ thông tin, dữ liệu.
• Cho phép chia sẻ và xử lý nội dung các file theo nhiều hướng, cho nội bộ hoặc bên ngoài theo cách thức tiện lợi nhất.
• Phân quyền theo level nhân sự để đảm bảo hiệu quả khai thác

Nguồn dữ liệu và các file trong doanh nghiệp hay bị phân tán do mỗi người làm một kiểu, không có mẫu chung. Khi không được lưu trữ cẩn thận thì không thể giữ lâu dài, dẫn tới việc không tích lũy được thông tin và dữ liệu để khai thác dài hạn.

Khi nhân sự thay đổi, đôi khi dữ liệu cũng bị mất theo.

Quá trình quản trị hệ thống phải không đơn giản và tốn nhiều thời gian nên nhiều doanh nghiệp không có thời gian tập trung vào.

• Là công cụ lưu trữ tài liệu chung theo tài khoản doanh nghiệp và lưu trữ riêng theo tài khoản cá nhân, để mọi người xây dựng hệ thống dữ liệu làm việc.
• Hệ thống quản lý tài liệu còn cho phép tính năng chia sẻ cho nhau để cùng phối hợp. Hệ thống dữ liệu phải đảm bảo các yếu tố thống nhất để tiện sử dụng và an toàn để tránh mất dữ liệu.
• Ngoài ra còn phải kiểm soát các yếu tố phân quyền để tránh rò rỉ thông tin, gây ảnh hưởng đến hoạt động nội bộ và ảnh hưởng đến khách hàng.

Chia sẻ và lưu trữ dữ liệu qua Workplace của Larksuite

Quản lý dự án và công việc theo quy trình

• Phân tách công việc cụ thể, theo dõi tiến độ và quản lý tiến độ dự án bằng nhiều mô hình khác nhau, thuận tiện cho nhiều lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
• Nhân sự phối hợp làm việc với nhau thông qua lộ trình có sẵn và khả năng tối ưu liên tục

Đây là phần lõi để tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp.

Vấn đề thường phát sinh là công việc luân chuyển qua từng bộ phận mà không được kết nối cụ thể, dẫn tới mất thời gian chờ đợi, hao phí nguồn lực. Từ đó giảm trải nghiệm khách hàng, không kích thích danh thu.

• Các công cụ để mọi người theo dõi tiến trình công việc đã làm tới đâu, biết được việc gì đến lượt ai để làm.
• Quản lý công việc, thúc đẩy hiệu quả công việc

Quản lý dự án thông qua tính năng Lark Base

Quản lý nhân sự

• Các giải pháp để tuyển dụng nhân sự phù hợp
• Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả.
• Các giải pháp đo đếm hiệu quả làm việc thực tế của nhân sự

• Giải pháp tổng quan về nhân sự: gồm quá trình tuyển dụng - đào tạo và quản lý và đánh giá con người trong 1 tổ chức
• Quản lý và nâng cao được chất lượng nhân sự là mong muốn của tất cả doanh nghiệp. Người ta tìm mọi cách như tích hợp công nghệ, đào tạo, kết hợp văn hóa...cuối cùng là để nâng cao chất lượng nhân sự.

Quản lý nhân sự thông qua Lark Base của Larksuite (Lark)

 

Quan hệ khách hàng

Các công cụ tùy biến cho phép quản lý, chăm sóc và tương tác với khách hàng theo thời gian. Ngoài ra công cụ còn có thể phân tích rồi dự đoán nhu cầu của khách hàng trong tương lai từ đó doanh nghiệp sẽ có phương án tiếp cận phù hợp.

• Quản lý thông tin khách hàng
• Tương tác với khách khi cần thiết
• Tự động chăm sóc khách hàng
• Ngoài ra công cụ còn có thể phân tích rồi dự đoán nhu cầu của khách hàng trong tương lai từ đó doanh nghiệp sẽ có phương án tiếp cận phù hợp.

Hầu hết khách hàng hiện nay đến với doanh nghiệp chỉ được khai thác ở giai đoạn đầu, các thông tin khách hàng thậm chí không được lưu trữ hoặc lưu trữ sai cách. Lâu dần không giữ được khách cũ, dữ liệu khách thì không có nên không tối ưu trải nghiệm được.

• Mang trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng cũ và mới
• Quản lý khách hiệu quả, thúc đẩy cơ hội khai thác khách hàng cũ suốt vòng đời
• Thúc đẩy cơ hội tiếp cận khách hàng mới
• Các công cụ tùy biến cho phép quản lý, chăm sóc và tương tác với khách hàng theo thời gian.

Quan hệ khách hàng thông qua Lark

Quản lý kiến thức - kinh nghiệm

Trong suốt quá trình làm việc, mọi người sẽ tích lũy được kinh nghiệm, đây là những thứ có giá trị lâu bền với doanh nghiệp. Vì vậy cần được tích lũy lại thông qua các công cụ và quy chế phù hợp. Nhân sự có thể dễ dàng tiếp cận và học hỏi kiến thức lẫn nhau.

• Khai thác kiến thức cũ từ nhân sự có kinh nghiệm thực tế.
• Tích lũy các kiến thức thành hệ thống để có thể truy cập bất cứ lúc nào một cách dễ dàng.
• Xây dựng thành hệ thống học tập bắt buộc cho nhân sự
• Kết hợp với hệ thống đào tạo nội bộ bắt buộc cho tất cả nhân sự

Trong doanh nghiệp, kiến thức được tích lũy là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, hầu như không ai để ý đến vấn đề này, mỗi nhân viên tự học nhưng không tích lũy kiến thức từ những người đi trước nên quá trình tự học vừa bị chậm vừa không hiệu quả. Điều này làm cho nhân viên không tiến bộ, doanh nghiệp không tận dụng được kiến thức để phát triển nhân viên.

Nếu kiến thức được tích lũy và khai thác phù hợp, nhân viên mới sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian đào tạo tại doanh nghiệp. Nhân viên cũ thì học hỏi lẫn nhau để cùng tiến bộ, giảm thiểu rủi ro.

• Trong suốt quá trình làm việc, mọi người sẽ tích lũy được kinh nghiệm, đây là những thứ có giá trị lâu bền với doanh nghiệp. Vì vậy cần được tích lũy lại thông qua các công cụ và quy chế phù hợp.
• Nhân sự có thể dễ dàng tiếp cận và học hỏi kiến thức lẫn nhau.

Lưu trữ dữ liệu đào tạo thông qua Workplace của Larksuite

Phân tích dữ liệu

Dữ liệu phù hợp được tích lũy theo thời gian được coi là giá trị như vàng cho doanh nghiệp. Các nền tảng làm việc số có thể được tích hợp giải pháp lưu trữ dữ liệu và phân tích dữ liệu dài hạn. Bộ phận quản lý trong doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả phân tích để đưa ra các quyết định hiệu quả.

• Khai thác và lưu trữ dữ liệu tự động và liên tục theo thời gian
• Phát hiện các điểm bất thường và cảnh báo theo kịch bản
• Phân tích dữ liệu theo thời gian bất kì

Dữ liệu càng ngày càng trở nên có giá với doanh nghiệp. Dữ liệu giúp đưa ra các thông tin chi tiết về quá trình hoạt động kinh doanh, từ đó các quyết định mới sẽ chính xác hơn.

Càng nhiều thì càng có giá trị, vì vậy doanh nghiệp phải tìm cách tích lũy dữ liệu từ nhiều nguồn và nhiều cách khác nhau, bao gồm dữ liệu nhân sự, tài chính, khách hàng, sản phẩm.

• Dữ liệu phù hợp được tích lũy theo thời gian được coi là giá trị như vàng cho doanh nghiệp. Các nền tảng làm việc số có thể được tích hợp giải pháp lưu trữ dữ liệu và phân tích dữ liệu dài hạn.
• Bộ phận quản lý trong doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả phân tích để đưa ra các quyết định hiệu quả trong chiến lược phát triển doanh nghiệp.

Phân tích dữ liệu đa lĩnh vực qua tính năng của Lark Base

Công cụ Tự động hoá và AI

• Thực hiện các giải pháp tự động hóa cho các công việc lặp đi lặp lại.
• Tự động hóa các công việc theo quy trình và kịch bản đã có sẵn.
• Làm nền tảng và không gian để kết hợp với các công cụ ở bên ngoài, tăng khả năng và tăng hiệu suất cho các công việc.

Các công cụ tự động hóa giúp cho quá trình làm việc trở nên tinh gọn và hiệu quả. Có những việc trước đây cần nhiều thời gian và nhân sự thì hiện nay đã giảm được rất nhiều. Phần này giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình cho khách hàng, giảm thiểu chi phí hoạt động, tối ưu hoạt động nhân viên. Tất cả sẽ phục vụ mục đích phát triển nhanh hơn.

• ử dụng công nghệ như AI và tự động hoá để tối ưu hoá các quy trình làm việc, giảm thiểu công việc lặp lại và tăng năng suất.
• AI có thể giúp nhân sự tiếp cận kiến thức và tìm ra phương án giải quyết các vấn đề một cách rất nhanh gọn.

Tự động chấm công thông qua Lark Attendance

 

KẾT LUẬN

Workplace là nền tảng phù hợp cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng hiệu suẩt làm việc, giảm thiểu sai sót và giảm thời gian làm của nhân sự. Larksuite với nhiều tính năng như Lark Messenger, Lark Base, Lark Mail, Lark Doc, Lark Meeting,… đáp ứng được hầu hết yêu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay.

 

Mọi người có thể trải nghiệm sử dụng Lark miễn phí tại Lark Download: https://www.larksuite.com/vi_vn/download