Tại sao cần tối ưu hóa cuộc họp?

Cuộc họp kém hiệu quả làm lãng phí nguồn lực

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, mỗi giờ họp có thể tiêu tốn hàng triệu đồng nếu tính theo chi phí lao động của các phòng ban tham gia. Việc thiếu định hướng đầu ra, không có dữ liệu chuẩn bị trước, và không có công cụ theo dõi khiến cuộc họp kéo dài nhưng không đi đến kết luận cụ thể.

Cuộc họp hiệu quả tạo ra giá trị thực

Một cuộc họp hiệu quả giúp:

• Giải quyết vấn đề nhanh chóng.
• Đưa ra quyết định kịp thời.
• Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban.
• Tối ưu thời gian và công sức của đội ngũ.

Và để đạt được điều đó, Lark chính là một trợ thủ đắc lực mà mọi doanh nghiệp hiện đại không thể thiếu.

Lark – Nền tảng hội họp thông minh cho doanh nghiệp

Giới thiệu tổng quan về Lark

Lark là một nền tảng Digital Workplace tích hợp tất cả các công cụ thiết yếu như chat, email, lịch, tài liệu, bảng dữ liệu (Lark Base), quản lý công việc (Lark Task) và đặc biệt là công cụ họp trực tuyến Lark Meeting.

Không chỉ hỗ trợ giao tiếp, Lark còn giúp xây dựng môi trường họp có định hướng, hiệu quả và minh bạch.

1. Xác định định hướng đầu ra ngay trên Lark Docs

Thiết lập mục tiêu rõ ràng trong Lark

Trước khi bắt đầu một cuộc họp, người tổ chức nên tạo sẵn tài liệu agenda (chương trình họp) trên Lark Docs. Mỗi agenda cần ghi rõ:

• Mục tiêu cuộc họp là gì?
• Dự kiến kết quả cần đạt được là gì?
• Các tài liệu/dữ liệu cần chuẩn bị.

Cộng tác thời gian thực

Ưu điểm lớn nhất của Lark Docs là khả năng chia sẻ và chỉnh sửa nội dung theo thời gian thực. Các thành viên có thể:

• Góp ý trực tiếp vào nội dung.
• Đánh dấu các mục tiêu đã hoàn thành.
• Đính kèm các dữ liệu từ Lark Base, file Excel, hình ảnh, video,...

Việc này giúp định hướng cuộc họp luôn rõ ràng và bám sát mục tiêu.

2. Quản lý dữ liệu phục vụ cuộc họp bằng Lark Base

Chuẩn bị dữ liệu nhanh chóng

Lark Base giúp bạn tổng hợp các số liệu liên quan để trình bày trong cuộc họp, chẳng hạn:

• Doanh số theo tuần, tháng.
• Báo cáo KPI nhân sự.
• Chi phí hoạt động theo phòng ban.

Phân quyền hiển thị rõ ràng

Với Lark Base, bạn có thể cài đặt 3 chế độ hiển thị:

• Công khai: Dành cho toàn bộ tổ chức.
• Khoá: Chỉ người được cấp quyền mới xem được.
• Riêng tư: Dành cho cá nhân hoặc phòng ban nhất định.

Tính năng này đảm bảo bảo mật thông tin trong mọi cuộc họp.

3. Giao việc trực tiếp sau cuộc họp với Lark Task

Tránh thất lạc công việc sau họp

Sau mỗi cuộc họp, một trong những vấn đề phổ biến nhất là "người thì hiểu, người thì không", hoặc "việc thì ai làm?". Với Lark Task, người điều phối có thể:

• Tạo task từ nội dung họp.
• Giao việc trực tiếp cho từng người.
• Đặt thời hạn hoàn thành.
• Theo dõi tiến độ công việc rõ ràng.

Tích hợp chặt chẽ với Lark Calendar

Các task được giao có thể đồng bộ sang Lark Calendar, giúp nhân viên không bỏ sót deadline.

4. Ghi hình và trích xuất nội dung họp từ Lark Meeting

Ghi lại toàn bộ cuộc họp

Lark Meeting hỗ trợ ghi hình chất lượng cao, lưu trữ trên cloud, giúp các thành viên vắng mặt có thể xem lại cuộc họp dễ dàng.

Trích xuất nội dung quan trọng

• Có thể đánh dấu các mốc thời gian quan trọng.
• Tạo highlight để chia sẻ nội dung cô đọng.

Điều này giúp đội ngũ tiết kiệm thời gian khi cần rà soát lại.

5. Tạo báo cáo tổng kết họp trên Lark Docs

Tự động hóa báo cáo cuộc họp

Lark Docs hỗ trợ tạo mẫu báo cáo họp có sẵn. Sau cuộc họp, chỉ cần điền nhanh các mục:

• Người tham dự.
• Kết quả đạt được.
• Việc cần làm tiếp theo.

Tất cả đều có thể được chia sẻ tự động qua Lark Chat hoặc email nội bộ.

6. Mẹo tổ chức cuộc họp hiệu quả với Lark

H3: Sử dụng biểu mẫu check-in đầu giờ họp

Dùng Lark Form để khảo sát nhanh các vấn đề cần ưu tiên trước khi họp.

H3: Giới hạn thời lượng họp với Lark Calendar

Lên lịch họp có giới hạn thời gian giúp tránh lan man, đảm bảo tính tập trung cao độ.

H3: Gửi reminder tự động

Lark Calendar sẽ tự động nhắc nhở người tham dự trước giờ họp, tránh trễ hoặc quên.

Kết luận

Cuộc họp không chỉ là nơi thảo luận mà còn là bước khởi đầu cho hành động. Việc tổ chức cuộc họp hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị, định hướng rõ ràng, công cụ hỗ trợ phù hợp — và Lark chính là nền tảng đáp ứng đầy đủ điều đó.

Với các công cụ tích hợp như Lark Docs, Lark Base, Lark Task, Lark Meeting, Lark Calendar, doanh nghiệp có thể xây dựng một mô hình họp thông minh, hiệu quả và có định hướng đầu ra rõ ràng.