Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng phát triển, việc xây dựng một hệ thống quản lý quy trình onboarding nhân sự hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao trải nghiệm nhân viên mới. Lark Base là nền tảng linh hoạt, cho phép doanh nghiệp thiết lập kịch bản theo dõi và thông báo thông tin cho nhân sự mới một cách tự động, đồng bộ và dễ dàng tùy chỉnh. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xây dựng kịch bản onboarding toàn diện trên Lark Base, tích hợp với hệ thống HRIS, đồng thời kết hợp gửi tin nhắn và email tự động để đảm bảo nhân viên mới được hỗ trợ đầy đủ trong suốt quá trình thử việc.

Xây dựng kịch bản gửi tin nhắn tự động cho nhân viên mới trên Lark Base

Thiết lập bảng Base quản lý công việc onboarding

Để quản lý hiệu quả quá trình tiếp nhận nhân sự mới, doanh nghiệp cần tạo một bảng Base chuyên biệt, trong đó:

• Mỗi bản ghi tương ứng với một nhân viên mới hoặc một công việc onboarding cụ thể.

• Các trường dữ liệu bao gồm tên nhân viên, vị trí công việc, ngày bắt đầu làm việc, các công việc cần hoàn thành, và số ngày gửi thông tin liên quan.

• Trường chọn công việc (ví dụ: ký hợp đồng, đào tạo chính sách, nhận thiết bị, đánh giá thử việc) giúp phân loại các nhiệm vụ cần gửi thông báo.

• Trường số ngày gửi tin nhắn được dùng làm căn cứ để thiết lập lịch gửi tự động các thông tin onboarding theo từng giai đoạn.

Việc thiết kế bảng Base này giúp tạo nền tảng dữ liệu chuẩn, dễ dàng theo dõi tiến độ và tự động hóa quy trình gửi tin nhắn cho nhân viên mới.

Thiết lập quy trình Automation gửi tin nhắn theo kịch bản

Lark Base hỗ trợ tính năng automation giúp gửi tin nhắn tự động dựa trên dữ liệu trong bảng Base. Cụ thể:

• Khi đến ngày gửi được xác định trong trường số ngày, hệ thống sẽ kích hoạt gửi tin nhắn đến nhân viên mới.

• Tin nhắn có thể bao gồm nội dung hướng dẫn, link tài liệu onboarding, lịch đào tạo hoặc nhắc nhở hoàn thành các bước cần thiết.

• Hệ thống có thể gửi tin nhắn qua Lark Messenger với danh tính người gửi là bot hoặc quản lý, đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng bộ.

• Ngoài ra, có thể đính kèm hình ảnh, tài liệu hoặc liên kết trực tiếp trong tin nhắn để nhân viên dễ dàng truy cập.

• Quy trình này giúp đảm bảo nhân viên mới luôn nhận được thông tin đúng lúc, không bị bỏ sót bước quan trọng nào trong quá trình hòa nhập.

Tích hợp với hệ thống HRIS và bảng Onboarding chuyên biệt

Để quản lý toàn diện nhân sự, doanh nghiệp nên tích hợp bảng quản lý onboarding vào hệ thống HRIS hiện có, tạo thêm các bảng liên quan như:

• Bảng Onboarding: lưu trữ chi tiết các bước, công việc, trạng thái hoàn thành và ngày gửi thông báo.

• Bảng đếm ngày: tự động tính toán số ngày đã trôi qua kể từ ngày bắt đầu làm việc, làm cơ sở kích hoạt các bước gửi tin nhắn.

• Bảng kịch bản thử việc: quản lý các tiêu chí đánh giá, phản hồi và kết quả thử việc của nhân viên mới.

Việc tích hợp này giúp dữ liệu nhân sự được đồng bộ, dễ dàng theo dõi tổng thể tiến trình onboarding và thử việc ngay trong cùng một hệ thống.

Đính kèm link tài liệu và tài nguyên hỗ trợ quá trình onboarding

Một điểm mạnh của hệ thống onboarding trên Lark Base là khả năng lưu trữ và chia sẻ tài liệu tập trung. Doanh nghiệp có thể:

• Đính kèm sẵn các link liên quan đến quá trình onboarding như tài liệu giới thiệu công ty, chính sách nhân sự, quy trình làm việc, video đào tạo, biểu mẫu cần điền.

• Tạo thư mục tài liệu trên Lark Docs hoặc lưu trữ link trên bảng Base để nhân viên dễ dàng truy cập mọi lúc.

• Cập nhật liên tục các tài liệu mới, đảm bảo nhân viên mới luôn có nguồn thông tin chính xác và đầy đủ.

• Tích hợp các checklist công việc cần hoàn thành kèm theo tài liệu hướng dẫn chi tiết, giúp nhân viên tự chủ trong quá trình hòa nhập.

Việc này giúp rút ngắn thời gian làm quen của nhân viên mới, nâng cao hiệu quả đào tạo và giảm tải cho bộ phận nhân sự.

Sử dụng email tự động kết hợp Anycross hoặc dịch vụ email bên ngoài

Tích hợp gửi email tự động từ Lark Base

Ngoài gửi tin nhắn qua Lark Messenger, doanh nghiệp có thể sử dụng các dịch vụ bên ngoài như Anycross để thiết lập gửi email tự động cho nhân viên mới. Cách thức hoạt động bao gồm:

• Đồng bộ dữ liệu nhân sự từ bảng Base sang Anycross thông qua API hoặc các trigger tự động.

• Tạo mẫu email chuẩn với nội dung cá nhân hóa dựa trên thông tin nhân viên và công việc onboarding.

• Thiết lập lịch gửi email theo kịch bản đã xây dựng trong bảng Base, ví dụ gửi email chào mừng, hướng dẫn sử dụng phần mềm, nhắc nhở hoàn thành thủ tục, thông báo đào tạo.

• Hệ thống Anycross hỗ trợ gửi email có định dạng phong phú, đính kèm tài liệu, hình ảnh, giúp email chuyên nghiệp và dễ tiếp nhận.

Lợi ích của việc gửi email tự động

• Giảm thiểu công việc thủ công cho bộ phận nhân sự, tránh sai sót và quên gửi thông tin quan trọng.

• Đảm bảo nhân viên mới nhận được đầy đủ thông tin onboarding, kể cả khi không thường xuyên sử dụng Lark Messenger.

• Tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp nội bộ, giúp nhân viên cảm nhận được sự quan tâm và hỗ trợ từ doanh nghiệp.

• Dễ dàng theo dõi lịch sử gửi email và phản hồi từ nhân viên để điều chỉnh kịch bản phù hợp hơn.

Lợi ích tổng thể của hệ thống onboarding tự động trên Lark Base

Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự

Việc thiết lập kịch bản onboarding tự động giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các thao tác thủ công, từ đó tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự và quản lý. Các bước gửi thông báo, nhắc nhở, cập nhật tiến độ đều được thực hiện tự động, đảm bảo không bỏ sót công việc quan trọng.

Cải thiện trải nghiệm nhân viên mới

Nhân viên mới được tiếp cận đầy đủ tài liệu, thông tin và hỗ trợ kịp thời ngay từ ngày đầu tiên, giúp họ nhanh chóng hòa nhập và phát huy năng lực. Việc nhận tin nhắn và email tự động giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm, tạo động lực làm việc tích cực.

Đảm bảo tính minh bạch và đồng bộ dữ liệu

Tất cả thông tin về quá trình onboarding, thử việc, đánh giá đều được lưu trữ tập trung trên Lark Base và hệ thống HRIS, giúp quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác, minh bạch.

Dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng

Hệ thống kịch bản onboarding trên Lark Base có thể linh hoạt điều chỉnh theo đặc thù từng doanh nghiệp, từng vị trí công việc hoặc từng giai đoạn phát triển. Việc tích hợp với các công cụ khác như Anycross hay hệ thống email bên ngoài cũng giúp mở rộng khả năng tự động hóa và nâng cao hiệu quả vận hành.

Kết luận

Việc thiết lập kịch bản onboarding nhân sự trên Lark Base là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quá trình tiếp nhận và hòa nhập nhân viên mới. Từ việc xây dựng bảng Base quản lý công việc, thiết lập quy trình gửi tin nhắn tự động, tích hợp với hệ thống HRIS, đến việc đính kèm tài liệu và sử dụng email tự động qua Anycross, tất cả đều hướng tới mục tiêu nâng cao trải nghiệm nhân viên và tối ưu hóa nguồn lực nhân sự. Áp dụng hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong kỷ nguyên chuyển đổi số.