Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng chuyển mình mạnh mẽ sang mô hình làm việc số (Digital Workplace), việc cộng tác trực tuyến và chia sẻ tài liệu trong thời gian thực trở thành yếu tố then chốt trong năng suất làm việc. Tuy nhiên, đi kèm với sự tiện lợi ấy là những rủi ro không thể tránh khỏi như: chỉnh sửa nhầm nội dung, mất dữ liệu quan trọng, hay cần khôi phục thông tin cũ để kiểm tra hoặc đối chiếu.

Lark Docs – nền tảng tài liệu trực tuyến tích hợp trong hệ sinh thái Lark – đã nhanh chóng khẳng định vị thế nhờ khả năng hỗ trợ làm việc nhóm mạnh mẽ. Một trong những tính năng nổi bật và ít người tận dụng đúng mức chính là khôi phục phiên bản cũ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về tính năng này, từ cách hoạt động đến lợi ích thực tế, cùng một số mẹo hữu ích mà có thể bạn chưa từng biết.

1. Lưu Trữ Phiên Bản Tự Động – Nền Tảng Cho Sự An Tâm

Không giống như các công cụ truyền thống buộc người dùng phải nhấn "Lưu" mỗi lần chỉnh sửa, Lark Docs tự động lưu mọi thay đổi mà bạn hoặc đồng đội thực hiện. Mỗi lần nội dung bị thay đổi, Lark không chỉ ghi lại bản sao của tài liệu tại thời điểm đó, mà còn lưu thông tin người chỉnh sửa, thời gian chỉnh sửa, và nội dung thay đổi cụ thể.

Điều này có nghĩa là bạn không bao giờ thực sự mất dữ liệu – ngay cả khi vô tình xóa đi toàn bộ nội dung hay bị ai đó chỉnh sửa nhầm. Việc quay trở lại các phiên bản trước đó chỉ mất vài cú nhấp chuột.

Tính năng nổi bật:

• Lưu mọi phiên bản tài liệu theo thời gian thực.

• Hiển thị tên người chỉnh sửa tương ứng với từng phiên bản.

• Không giới hạn số lượng phiên bản được lưu, giúp theo dõi toàn bộ vòng đời của tài liệu.

2. So Sánh Dễ Dàng Với Giao Diện Hiển Thị Thay Đổi Bằng Màu Sắc

Một trong những yếu tố khiến Lark vượt trội so với các nền tảng tài liệu trực tuyến khác chính là giao diện trực quan khi so sánh các phiên bản. Mỗi thay đổi đều được thể hiện bằng màu sắc khác nhau, giúp bạn dễ dàng phân biệt đoạn nào được thêm vào, đoạn nào bị xóa hoặc chỉnh sửa.

Ví dụ:

• Nội dung được thêm vào sẽ có màu xanh.

• Nội dung bị xóa đi sẽ được gạch ngang và hiển thị màu đỏ.

• Nội dung chỉnh sửa sẽ đi kèm tên người chỉnh và thời gian cụ thể.

Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc nhóm, nơi tài liệu thường xuyên bị chỉnh sửa bởi nhiều người. Việc nắm bắt ai làm gì, khi nào và thay đổi như thế nào trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

3. Khôi Phục Phiên Bản Cũ – Dễ Dàng Và Chính Xác

Khi phát hiện một phiên bản tài liệu trước đó phù hợp hơn, bạn có thể khôi phục hoàn toàn tài liệu về phiên bản đó chỉ bằng một cú click. Không cần sao chép thủ công từng đoạn, không cần tải xuống rồi dán lại – mọi thứ được thực hiện trực tiếp trên trình duyệt.

Cách thực hiện:

1. Mở file Docs cần khôi phục.

2. Nhấn vào biểu tượng "Lịch sử phiên bản" (Version History).

3. Duyệt qua danh sách phiên bản – Lark sẽ liệt kê đầy đủ tên người chỉnh sửa và thời gian.

4. Nhấp vào phiên bản bạn muốn xem chi tiết.

5. Nhấn “Khôi phục” (Restore) nếu muốn hoàn nguyên.

Điều đặc biệt:

• Phiên bản sau khi khôi phục cũng sẽ được ghi lại như một phiên bản mới, không làm mất dữ liệu gốc.

• Bạn có thể so sánh phiên bản hiện tại với bất kỳ phiên bản cũ nào trước khi quyết định khôi phục.

4. Mỗi Người, Một Quyền Truy Cập Riêng

Trong Lark, người dùng có thể được phân quyền khác nhau đối với từng tài liệu: chỉnh sửa, chỉ xem, hoặc nhận thông báo thay đổi. Tuy nhiên, nếu bạn là người được cấp quyền chỉnh sửa, bạn hoàn toàn có thể khôi phục tài liệu về phiên bản trước mà không cần quyền admin hay IT can thiệp.

Điều này giúp các nhóm làm việc linh hoạt hơn, tránh tình trạng "bị động" khi chờ người khác xử lý lỗi hay cấp lại quyền truy cập.

5. Lợi Ích Thực Tiễn Trong Môi Trường Doanh Nghiệp

Việc có thể khôi phục phiên bản tài liệu mang lại lợi ích rõ ràng cho nhiều bộ phận trong tổ chức:

• Phòng nhân sự: Quản lý form đăng ký, chính sách nội bộ hay hợp đồng – tất cả đều cần được lưu trữ và kiểm soát thay đổi chặt chẽ.

• Marketing: Nội dung bài viết, kế hoạch truyền thông, slide thuyết trình – khi cần so sánh giữa các phương án hoặc lấy lại bản cũ sau khi thử nghiệm thất bại.

• Bộ phận kỹ thuật: Tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm, thông số kỹ thuật – khi chỉnh sửa sai có thể gây hậu quả nghiêm trọng.

Ngoài ra, tính năng khôi phục phiên bản còn là lá chắn bảo vệ dữ liệu khỏi các rủi ro do thao tác người dùng – điều mà không ít doanh nghiệp từng phải trả giá vì bỏ qua.

6. Mẹo Tận Dụng Hiệu Quả Tính Năng Lưu Phiên Bản Trên Lark

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn khai thác tối đa khả năng khôi phục phiên bản trên Lark:

• Đặt tên phiên bản thủ công: Trong quá trình làm việc, bạn có thể lưu thủ công một phiên bản quan trọng với tên dễ nhớ (ví dụ: “Gửi khách hàng lần 1”) để tiện quay lại sau.

• Bật thông báo khi tài liệu thay đổi: Giúp bạn kịp thời phát hiện các chỉnh sửa không mong muốn và xử lý ngay.

• Kết hợp cùng bình luận: Mỗi thay đổi nên đi kèm giải thích bằng comment, tránh hiểu lầm khi nhiều người cùng tham gia chỉnh sửa.

7. Tính Năng Này Có Miễn Phí Không?

Tin vui là tính năng khôi phục phiên bản cũ đã được tích hợp miễn phí trong hầu hết các gói sử dụng của Lark, kể cả gói Free. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp lớn hoặc có nhu cầu kiểm soát tài liệu chặt chẽ hơn, Lark còn cung cấp tính năng mở rộng cho quản trị viên, giúp kiểm tra lịch sử chỉnh sửa trên toàn hệ thống.

Kết Luận

Tính năng khôi phục phiên bản cũ trên Lark không chỉ đơn thuần là một phương tiện “quay ngược thời gian” – mà còn là một phần trong chiến lược bảo vệ dữ liệu, tăng tính minh bạch, và cải thiện hiệu suất làm việc nhóm. Trong thời đại số, việc kiểm soát thông tin không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc.

Hãy bắt đầu tận dụng tính năng này từ hôm nay để không còn phải lo lắng mỗi khi lỡ tay xóa nhầm hay chỉnh sửa sai tài liệu!