Lark Base là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, cho phép người dùng tổ chức, theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách chia sẻ và thiết lập quyền trên file Base, giúp tối ưu hóa khả năng cộng tác và bảo mật dữ liệu.

Các điều cần biết về thiết lập quyền chia sẻ trên file Base

Chia sẻ dữ liệu theo từng phòng ban hoặc từng nhân sự trong một file Base

• Lark Base cho phép người dùng tùy chỉnh quyền chia sẻ dữ liệu theo nhu cầu cụ thể của từng phòng ban hoặc từng cá nhân. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn phân quyền rõ ràng giữa các nhóm hoặc nhân viên trong tổ chức:

• Theo phòng ban: Bạn có thể tạo các nhóm quyền riêng biệt cho từng bộ phận như kinh doanh, marketing, hay kỹ thuật. Ví dụ, phòng kinh doanh chỉ được xem dữ liệu tổng quan nhưng có thể chỉnh sửa các bảng liên quan đến khách hàng.

• Theo nhân sự: Quyền có thể được thiết lập riêng cho từng cá nhân, đảm bảo chỉ những người được chỉ định mới có thể truy cập hoặc chỉnh sửa thông tin cụ thể.

Việc phân quyền theo phòng ban hoặc nhân sự giúp đảm bảo tính bảo mật và giảm thiểu rủi ro khi dữ liệu bị truy cập bởi những người không có thẩm quyền.

Các quyền trên Base bao gồm: Chỉ được xem, sao chép, nhận xét, chỉnh sửa và quyền quản lý

Trong Lark Base, bạn có thể thiết lập các cấp độ quyền khác nhau để phù hợp với nhu cầu sử dụng:

• Chỉ được xem: Người dùng chỉ có thể xem nội dung mà không thực hiện bất kỳ thao tác nào khác.

• Sao chép: Cho phép người dùng tạo bản sao của dữ liệu để sử dụng riêng.

• Nhận xét: Người dùng có thể thêm nhận xét vào các trường hoặc bản ghi mà họ được cấp quyền.

• Chỉnh sửa: Quyền này cho phép người dùng thay đổi nội dung trong bảng hoặc trường.

• Quản lý: Đây là quyền cao nhất, cho phép người dùng quản lý toàn bộ nội dung và thiết lập các quyền khác.

Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp nhiều điều kiện chia sẻ với nhau. Ví dụ: Thiết lập nhân sự trong tổ chức có thể xem và sao chép dữ liệu nhưng không được chỉnh sửa.

Hướng dẫn cách thiết lập quyền chia sẻ file Base trên Lark

Bật tính năng chia sẻ cơ bản

• Mở file Base cần chia sẻ.

• Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ ở góc trên bên phải màn hình.

• Chọn phạm vi chia sẻ: Người trong tổ chức, người ngoài tổ chức (nếu cần).

• Thiết lập mức độ quyền (xem, chỉnh sửa, nhận xét) cho từng đối tượng cụ thể.

Kích hoạt tính năng quyền nâng cao

Quyền nâng cao giúp bạn kiểm soát chi tiết hơn về cách dữ liệu được truy cập:

• Mở file Base và nhấp vào biểu tượng Quản lý quyền nâng cao ở góc trên bên phải.

• Bật tính năng "Quyền vai trò tùy chỉnh".

• Tùy chỉnh vai trò:

  - Tạo vai trò mới (ví dụ: Nhóm kinh doanh).

  - Gán quyền cụ thể cho vai trò đó (xem bảng tổng quan nhưng chỉnh sửa bảng CRM).

  - Lưu thay đổi và gán vai trò cho các thành viên liên quan.

Mời cộng tác viên

• Nhấp vào nút Invite Collaborators (Mời cộng tác viên).

• Chọn tên hoặc email của người cần mời.

• Gán mức độ quyền phù hợp:

  - Quyền xem: Đảm bảo cộng tác viên chỉ xem nội dung mà không thay đổi gì.

  - Quyền quản lý: Cho phép cộng tác viên kiểm soát toàn bộ nội dung và thiết lập.

Thiết lập kết hợp điều kiện chia sẻ

• Bạn có thể kết hợp nhiều điều kiện chia sẻ để tối ưu hóa việc sử dụng:

• Ví dụ: Nhân viên trong tổ chức có thể xem và sao chép tài liệu nhưng không được chỉnh sửa.

• Để thực hiện, hãy chọn "Permission Settings" (Cài đặt Quyền) và tùy chỉnh các điều kiện phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc thiết lập quyền chia sẻ trên Lark Base

• Bảo mật dữ liệu: Giảm nguy cơ rò rỉ thông tin khi chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập.

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Phân bổ nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban và cá nhân.

• Dễ dàng quản lý: Chủ sở hữu file Base có toàn quyền kiểm soát nội dung và cấu hình các mức độ truy cập.

Với hướng dẫn trên, bạn đã nắm vững cách chia sẻ và thiết lập quyền trên file Base của Lark để hỗ trợ công việc hiệu quả hơn!