Trong ngành dịch vụ cưới hỏi, việc duy trì dòng tiền và kiểm soát chi phí đóng vai trò then chốt để đảm bảo doanh nghiệp không chỉ đáp ứng được yêu cầu của khách hàng mà còn đạt được lợi nhuận ổn định. Tuy nhiên, các khoản chi phí cố định (thuê văn phòng, lương nhân viên, kho trang phục – thiết bị…) và chi phí biến đổi (trả cho đối tác MC, ban nhạc, mua nguyên vật liệu trang trí, chi phí marketing…) thường rất phức tạp nếu không có một hệ thống quản lý chặt chẽ. Đây chính là lúc Lark (Larksuite) trở thành trợ thủ đắc lực, giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cưới hỏi vừa kiểm soát dòng tiền hiệu quả, vừa đảm bảo báo cáo minh bạch và chính xác.

1. Cấu Trúc Chi Phí Rõ Ràng – Quản Lý Dễ Dàng

Trong dịch vụ cưới hỏi, chi phí thường chia làm ba nhóm chính:

1. Chi phí cố định: Bao gồm thuê văn phòng, lương nhân viên chính thức, kho trang phục – thiết bị…

2. 

3. Chi phí biến đổi: Thanh toán cho đối tác (MC, ban nhạc, trang điểm…), mua nguyên vật liệu trang trí, ăn uống…
4. Chi phí marketing: Quảng cáo, hội chợ, in ấn catalogue, duy trì website, fanpage…

Khi triển khai quản lý tài chính trên Lark, doanh nghiệp có thể:

• Tạo bảng tính (Sheet) online: Chia thành cột “cố định”, “biến đổi”, “marketing”. Các nhân viên liên quan (kế toán, quản lý dự án, marketing…) cùng nhập liệu theo thời gian thực, giảm sai sót khi tổng hợp.
• Phân quyền truy cập: Chỉ những ai được giao trách nhiệm mới chỉnh sửa, xem dữ liệu. Điều này tránh tình trạng thay đổi thông tin tùy tiện và đảm bảo tính bảo mật.
• Đính kèm hóa đơn, chứng từ: Mọi hóa đơn (thuê MC, mua hoa, in banner…) đều có thể tải lên trực tiếp trong Drive của Lark, link đến bảng tính tương ứng. Nhờ đó, việc kiểm tra, đối chiếu trở nên dễ dàng hơn.

2. Dòng Tiền Chặt Chẽ – Tránh Rủi Ro Thất Thoát

Dòng tiền trong mảng cưới hỏi thường dựa trên khoản đặt cọc (30–50%) của khách, sau đó doanh nghiệp chi trả cho các nhà cung cấp, đối tác. Phần còn lại (50–70%) khách thanh toán sau khi sự kiện kết thúc hoặc trước sự kiện, tùy hợp đồng. Quy trình này tiềm ẩn rủi ro nếu doanh nghiệp không có công cụ hỗ trợ theo dõi rõ ràng:

• Tự động nhắc lịch thanh toán: Lark có tính năng Task và Reminder, giúp bạn cài đặt thời gian nhắc nhở khi đến hạn thu cọc hoặc cần thanh toán cho đối tác (nhà hàng, ban nhạc…).
• Ghi nhận giao dịch ngay trong kênh chat: Mỗi khi khách chuyển cọc, kế toán chỉ cần đăng thông báo vào kênh chat (có thể kèm ảnh chụp giao dịch). Tất cả liên quan (Giám đốc, Phòng Kế toán, Kinh doanh…) đều nắm được tức thì, hạn chế sai sót hoặc bỏ sót khoản thu.
• Kết nối đối tác linh hoạt: Trường hợp công ty cần ứng trước tiền mua nguyên vật liệu, Lark cho phép liên hệ nhà cung cấp, yêu cầu hóa đơn, xác nhận thanh toán online. Điều này giúp rút gọn quy trình, đảm bảo dòng tiền luân chuyển kịp thời.

3. Báo Cáo & Kiểm Soát Lợi Nhuận Minh Bạch

Để đánh giá hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần lập báo cáo định kỳ về doanh thu mùa cưới, chi phí, lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng. Bên cạnh đó, việc theo dõi công nợ với đối tác và quản lý nguồn quỹ cho mùa thấp điểm cũng hết sức quan trọng. Với Lark (Larksuite), bạn có thể:

1. Tạo báo cáo doanh thu – chi phí tự động: Sử dụng Sheets tích hợp, lập công thức để tính tổng chi phí, doanh thu theo ngày/tuần/tháng. Các dữ liệu được cập nhật tự động khi nhân viên nhập liệu.
2. Theo dõi công nợ: Số tiền còn thiếu của khách, hoặc khoản tạm ứng cho nhà cung cấp, đều được gắn nhãn (tag). Bạn có thể lọc dễ dàng theo tình trạng “Chờ thanh toán” / “Đã thanh toán” / “Quá hạn”.
3. Phân tích lợi nhuận gộp – ròng: Bảng tính chia rõ cột “Doanh thu – Tổng chi” để tính ra lãi gộp, trừ thêm các chi phí cố định để ra lợi nhuận ròng. Nhờ tính năng báo cáo của Lark, Ban Giám đốc nhanh chóng xem con số cuối cùng, đưa ra quyết định đầu tư hay điều chỉnh ngân sách marketing.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Lark Cho Quản Lý Tài Chính Dịch Vụ Cưới Hỏi

1. Tiết kiệm thời gian: Không cần gửi file Excel qua email, chờ duyệt… Mọi dữ liệu tài chính cập nhật online, người phụ trách nhìn thấy ngay.
2. Giảm thiểu sai sót: Tất cả hóa đơn, phiếu thu, chi phí đều lưu trữ khoa học, đối chiếu dễ dàng.
3. Quy trình nhất quán: Ban Giám đốc, Kế toán, Nhân sự, Phòng Vận hành… đều kết nối trên cùng một nền tảng, phối hợp mượt mà.
4. Bảo mật thông tin: Lark cho phép phân quyền truy cập, đảm bảo dữ liệu nhạy cảm (lương nhân viên, hợp đồng, báo cáo tài chính) được an toàn.
5. Dự đoán và chuẩn bị cho mùa thấp điểm: Dựa trên các báo cáo kinh doanh (doanh thu, chi phí…), doanh nghiệp biết khi nào “mùa cưới” sắp kết thúc để tối ưu dòng tiền, tránh tồn kho trang phục – thiết bị, chủ động tiếp thị hoặc triển khai dịch vụ mới.

Kết Luận

Quản lý tài chính và dòng tiền trong dịch vụ cưới hỏi là bài toán nhiều biến số, đòi hỏi sự kết hợp đồng bộ giữa các bộ phận. Việc triển khai Lark (Larksuite) không chỉ giúp kiểm soát chi phí, dòng tiền chặt chẽ mà còn cung cấp bức tranh tài chính tổng quát, minh bạch. Bất kể bạn đang điều hành một studio chụp ảnh, cung cấp dịch vụ trang trí, hay là đơn vị tổ chức tiệc trọn gói, Lark đều mang lại giải pháp tối ưu để tăng hiệu suất công việc, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đảm bảo lợi nhuận vững vàng cho doanh nghiệp.