Trong thời đại số hóa hiện nay, việc quản lý nhân sự, chấm công và tính lương trở nên phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao. Lark, với nền tảng đa chức năng và khả năng tùy biến linh hoạt, đã phát triển một hệ thống quản lý chấm công – tính lương – quản lý nhân sự hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý hiện đại. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết về cách thức hoạt động và các tính năng nổi bật của hệ thống này, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhân sự và tài chính.

Quản lý Nhân sự thông qua Mã Nhân viên

Mã nhân viên – chìa khóa quản lý tập trung

Mỗi nhân viên trong hệ thống Lark được quản lý thông qua một mã nhân viên duy nhất. Thông tin cá nhân và mã này được lưu trữ trong một bảng riêng biệt, tạo thành cơ sở dữ liệu chuẩn mực cho toàn bộ hệ thống quản lý nhân sự. Việc sử dụng mã nhân viên làm điểm liên kết giúp các bảng dữ liệu khác như chấm công, tính lương, chính sách nhân sự có thể gọi và đồng bộ thông tin một cách chính xác và nhanh chóng.

Bảng thông tin nhân viên riêng biệt

Thông tin nhân viên được tách riêng trong một bảng riêng, bao gồm các dữ liệu như tên, phòng ban, chức vụ, ngày bắt đầu làm việc, và các thông tin liên quan khác. Việc này giúp dễ dàng cập nhật, quản lý và truy xuất dữ liệu khi cần thiết, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót do trùng lặp hoặc nhập liệu thủ công.

Quản lý Chế độ Chính sách Nhân sự Tách Biệt

Tách riêng các bảng chế độ chính sách

Để đảm bảo việc kiểm soát chính sách nhân sự hiệu quả, hệ thống Lark phân tách các thông tin liên quan đến chế độ, chính sách vào từng bảng riêng biệt. Mỗi bảng sẽ chứa các chính sách cụ thể như nghỉ phép, bảo hiểm, thưởng phạt, và các chế độ đãi ngộ khác theo từng nhân viên.

Kiểm soát và cập nhật chính sách linh hoạt

Việc tách riêng theo bảng giúp cho bộ phận nhân sự dễ dàng theo dõi, điều chỉnh và cập nhật các chính sách phù hợp với từng cá nhân hoặc nhóm nhân viên mà không ảnh hưởng đến dữ liệu chung. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ việc báo cáo và đối chiếu chính sách theo từng kỳ, giúp minh bạch và rõ ràng trong quản lý.

Hệ thống Chấm công và Xác nhận Pay-slip

Quản lý chấm công chính xác và linh hoạt

Lark cung cấp ứng dụng chấm công đa dạng, cho phép nhân viên dễ dàng điểm danh vào ra, ghi nhận giờ làm việc theo ca, làm thêm giờ, hay nghỉ phép. Mọi dữ liệu chấm công đều được liên kết với mã nhân viên, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận thời gian làm việc.

Quy trình xác nhận pay-slip cho nhân viên

Sau khi dữ liệu chấm công và tính lương được tổng hợp, hệ thống sẽ tạo pay-slip (bảng lương chi tiết) cho từng nhân viên. Quy trình này bao gồm bước gửi pay-slip để nhân viên kiểm tra và xác nhận. Việc xác nhận pay-slip giúp đảm bảo tính minh bạch, tạo sự tin tưởng giữa nhân viên và doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu các tranh chấp về lương bổng.

Quản lý Bảng Lương và Đồng Bộ Approval

Bảng lương cơ bản và bảng lương nhân viên riêng biệt

Hệ thống Lark xây dựng bảng lương cơ bản và bảng lương của từng nhân viên thành các bảng riêng biệt, phân chia theo từng tháng. Bảng lương cơ bản chứa các thông tin như mức lương cơ sở, phụ cấp, bảo hiểm,... còn bảng lương nhân viên sẽ tổng hợp các khoản thu nhập, khấu trừ và tính toán cụ thể dựa trên dữ liệu chấm công và chính sách đã áp dụng.

Đồng bộ thông tin Approval về Base

Các thông tin liên quan đến việc phê duyệt (Approval) về mức lương cơ bản được lưu trữ trong các bảng riêng biệt, có mã tháng và năm để dễ dàng kết nối và đồng bộ với các bảng lương nhân viên. Hệ thống Approval trên Lark cho phép quản lý phê duyệt nhanh chóng và minh bạch, mọi thay đổi đều được ghi nhận rõ ràng, giúp kiểm soát quy trình phê duyệt lương hiệu quả.

Tích hợp và Tối ưu Quy trình Quản lý Nhân sự trên Lark

Tích hợp dữ liệu liên hoàn qua mã nhân viên

Việc sử dụng mã nhân viên làm điểm liên kết trung tâm giúp toàn bộ hệ thống chấm công, tính lương, quản lý nhân sự trên Lark hoạt động đồng bộ và liền mạch. Mọi thay đổi về thông tin nhân sự, chính sách hay dữ liệu chấm công đều được cập nhật tức thời trên các bảng liên quan, giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác.

Tự động hóa và nâng cao hiệu quả quản lý

Lark cung cấp các công cụ tự động hóa trong việc tính toán lương, xử lý dữ liệu chấm công và phê duyệt pay-slip. Điều này giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho bộ phận nhân sự và kế toán. Đồng thời, các báo cáo chi tiết và trực quan hỗ trợ lãnh đạo theo dõi tình hình nhân sự và tài chính một cách hiệu quả.

Lợi ích Khi Sử dụng Hệ thống Quản lý Chấm công – Tính lương – Nhân sự trên Lark

• Quản lý tập trung và chính xác: Mã nhân viên là chìa khóa giúp quản lý mọi thông tin nhân sự một cách tập trung, giảm thiểu sai sót và trùng lặp dữ liệu.

• Tách biệt và kiểm soát chính sách hiệu quả: Việc phân tách các bảng chính sách giúp dễ dàng điều chỉnh và kiểm soát theo từng nhân viên, đảm bảo minh bạch và công bằng.

• Quy trình phê duyệt minh bạch: Hệ thống Approval giúp quản lý và nhân viên dễ dàng theo dõi, xác nhận pay-slip, tăng tính minh bạch và sự tin tưởng trong tổ chức.

• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Tự động hóa các bước tính lương và chấm công giúp giảm tải công việc hành chính, nâng cao năng suất làm việc.

• Báo cáo và phân tích toàn diện: Các báo cáo chi tiết theo tháng, theo nhân viên giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về chi phí nhân sự và hiệu suất làm việc.

Kết luận

Hệ thống quản lý chấm công, tính lương và quản lý nhân sự trên Lark là giải pháp toàn diện, linh hoạt và hiệu quả dành cho các doanh nghiệp hiện đại. Với việc quản lý tập trung qua mã nhân viên, tách biệt các bảng dữ liệu chính sách và lương, cùng quy trình phê duyệt pay-slip minh bạch, Lark giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhân sự, nâng cao hiệu quả vận hành và đảm bảo sự hài lòng của nhân viên. Đầu tư vào hệ thống này chính là bước đi chiến lược để phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh trong thị trường ngày càng khốc liệt.

Để được tư vấn và triển khai giải pháp quản lý nhân sự tối ưu trên Lark, quý doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với các chuyên gia của Lark để nhận hỗ trợ chi tiết và phù hợp nhất với quy mô, đặc thù hoạt động của mình.