Kết xuất dữ liệu từ Lark Attendance và Lark Approval

Sử dụng tính năng Look-up để cập nhật thông tin

Bước đầu tiên trong quy trình là kết xuất dữ liệu từ Lark Attendance và Lark Approval để cập nhật thông tin ngày công và vắng nghỉ của nhân sự trong tháng. Lark Attendance ghi nhận thời gian làm việc, số lần đi trễ, và số giờ làm thêm của nhân viên, trong khi Lark Approval quản lý các yêu cầu nghỉ phép, vắng mặt, và các thủ tục hành chính khác.

• Tính năng Look-up trong Lark Base cho phép bạn tự động lấy thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau vào bảng công. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

Hoàn thiện bảng chấm công chuẩn của tháng

Trình ký lên cấp quản lý

Sau khi đã có dữ liệu từ Lark Attendance và Lark Approval, bước tiếp theo là hoàn thiện bảng chấm công chuẩn của tháng. Bảng này bao gồm:

• Ngày công thực tế: Số ngày mà nhân viên đã làm việc trong tháng.
• Các loại ngày vắng nghỉ phát sinh: Nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, v.v.

Bảng chấm công chuẩn giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự và là cơ sở để tính lương chính xác. Sau khi hoàn thiện, bảng này cần được trình ký lên cấp quản lý để phê duyệt.

Lên bảng lương tổng dựa trên bảng công chuẩn

Cập nhật các điều chỉnh về lương thưởng

Dựa vào bảng chấm công chuẩn, bộ phận nhân sự tiến hành lên bảng lương tổng. Trong quá trình này, cần xem xét và cập nhật các điều chỉnh về lương thưởng trong tháng (nếu có), bao gồm:

• Lương cơ bản: Mức lương theo hợp đồng lao động.
• Thưởng/phạt: Dựa trên hiệu suất làm việc, số giờ làm thêm, hoặc các vi phạm nội quy.
• Phụ cấp: Xăng xe, điện thoại, ăn trưa, v.v.

Việc tính toán chính xác và minh bạch sẽ giúp tăng sự tin tưởng và hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp.

Tự động gửi thông tin lương tới từng nhân sự

Sử dụng button trong bảng lương tổng

Sau khi hoàn thành bảng lương tổng, bạn có thể sử dụng button trong bảng để tự động gửi thông tin lương tới từng nhân sự thông qua Larksuite. Nhân viên sẽ nhận được thông báo chi tiết về lương của mình một cách nhanh chóng và bảo mật.

• Lark Base cho phép tạo các nút hành động tùy chỉnh, giúp tự động hóa việc gửi thông tin mà không cần thực hiện thủ công cho từng người.
• Thông qua Lark Download, nhân viên có thể truy cập ứng dụng trên điện thoại hoặc máy tính để nhận thông báo và xem chi tiết lương.

Tự động nhận thông tin phản hồi và điều chỉnh

Xử lý phản hồi từ nhân viên

Hệ thống cho phép nhân viên gửi phản hồi về bảng lương nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc sai sót nào. Các phản hồi này được tự động ghi nhận và thông báo đến bộ phận nhân sự.

• Lark Approval có thể được sử dụng để quản lý các yêu cầu điều chỉnh lương, đảm bảo quy trình diễn ra minh bạch và nhanh chóng.
• Việc tự động hóa này giúp giảm thời gian xử lý và tăng sự hài lòng của nhân viên.

Hoàn tất bảng lương và trình ký

Đảm bảo tính chính xác và minh bạch

Sau khi xử lý tất cả các phản hồi và điều chỉnh (nếu có), bảng lương tổng được hoàn tất và trình ký lên cấp quản lý. Việc này đảm bảo rằng mọi thông tin đều chính xác và đã được kiểm tra kỹ lưỡng.

• Lark Base lưu trữ tất cả các phiên bản của bảng lương, giúp theo dõi và kiểm tra dễ dàng.
• Larksuite hỗ trợ chữ ký điện tử, giúp quá trình phê duyệt diễn ra nhanh chóng và an toàn.

Thanh toán lương qua ngân hàng

Sử dụng QR code hoặc STK từ hồ sơ nhân sự

Bước cuối cùng trong quy trình là thanh toán lương cho nhân viên qua ngân hàng. Thông tin thanh toán được lấy từ hồ sơ nhân sự đã lưu trữ trong Lark Base, bao gồm:

• QR code: Giúp thanh toán nhanh chóng thông qua ứng dụng ngân hàng.
• Số tài khoản (STK): Thông tin ngân hàng của nhân viên để chuyển khoản.

Việc lưu trữ và sử dụng thông tin này trong hệ thống giúp đảm bảo tính bảo mật và chính xác, tránh sai sót trong quá trình thanh toán.

Lợi ích của việc sử dụng Larksuite trong quy trình tính lương

Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

• Tự động hóa: Giảm thiểu công việc thủ công, cho phép bộ phận nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
• Nhanh chóng: Quy trình diễn ra mượt mà, giảm thời gian chờ đợi và xử lý.

Độ chính xác cao

• Dữ liệu đồng bộ: Thông tin từ Lark Attendance và Lark Approval được cập nhật liên tục và chính xác.
• Giảm sai sót: Hạn chế lỗi do nhập liệu thủ công hoặc quên cập nhật thông tin.

Tăng sự hài lòng của nhân viên

• Minh bạch: Nhân viên có thể theo dõi và phản hồi về lương của mình, tạo sự tin tưởng.
• Tiện lợi: Nhận thông tin và phản hồi trực tiếp qua Larksuite, không cần đến văn phòng hoặc gửi email.

Kết luận

Việc áp dụng Larksuite vào quy trình tính lương không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất mà còn nâng cao sự hài lòng của nhân viên. Từ việc kết xuất dữ liệu qua Lark Attendance và Lark Approval, sử dụng Lark Base để quản lý thông tin, đến việc Lark Download ứng dụng để tiện lợi hóa giao tiếp, tất cả đều góp phần tạo nên một hệ thống quản lý nhân sự hiện đại và hiệu quả.