Trong suốt quá trình làm việc trong 1 tổ chức, mỗi người sẽ tích lũy được kinh nghiệm, đây là những thứ có giá trị lâu bền với doanh nghiệp. Vì vậy, kinh nghiệm cần được tích lũy lại thông qua các công cụ và quy chế phù hợp. Nhân sự có thể dễ dàng tiếp cận và học hỏi kiến thức lẫn nhau.
Trong suốt quá trình làm việc trong 1 tổ chức, mỗi người sẽ tích lũy được kinh nghiệm, đây là những thứ có giá trị lâu bền với doanh nghiệp. Vì vậy, kinh nghiệm cần được tích lũy lại thông qua các công cụ và quy chế phù hợp. Nhân sự có thể dễ dàng tiếp cận và học hỏi kiến thức lẫn nhau.
Kiến thức và kinh nghiệm có thể tích lũy theo từng file riêng biệt, hoặc tổng hợp lại thành 1 hệ thống theo đúng quy tắc để ai cũng có thể tham khảo bất kì lúc nào. Có thể dùng Wiki để hệ thống hóa tài liệu, dễ dàng cập nhật theo thời gian.
Điều cần chú ý, nhân sự Việt Nam thường không có thói quen học kiến thức mới cũng như khả năng tự học, tự động không quá cao. Một hệ thống quản lý kiến thức cần hạn chế lạm dụng đưa vào quá nhiều thông tin, quá nhiều tài liệu thừa làm cho nhân sự không còn thấy hứng thú và ngại tất cận. Tốt nhất, hệ thống quản lý kiến thức chỉ nên tập trung vào các kinh nghiệm thực tế thật sự cần cho doanh nghiệp và được tích lũy bởi chính nhân sự của doanh nghiệp đó theo thời gian.
Mô hình của KMS bao gồm:
Cơ sở kiến thức: Xây dựng kho kiến thức trực tuyến cho phép nhân viên dễ dàng truy cập thông tin, giải đáp thắc mắc và học hỏi từ kinh nghiệm của người khác.
Chia sẻ kiến thức thực tế - tương tác trực tiếp: Khuyến khích việc thảo luận chuyên sâu và trao đổi kiến thức chuyên môn định kỳ, được tổ chức chia sẻ bởi bất kỳ ai. Có thể tích hợp với yêu cầu chia sẻ kiến thức bắt buộc của nhân viên một cách trực tiếp, quy định cụ thể tổng thời lượng trong 1 năm. Nền tảng Lark cho phép xây dựng giải pháp quản lý và theo dõi quá trình đào tạo tự động tới từng nhân sự, bao gồm đăng kí triển khai, đo đếm, đánh giá sau khi học. Khi nhân viên có câu hỏi liên quan đến chuyên môn, có thể tìm cách ghi nhận lại để tích lũy dài hạn.
Trợ lý ảo và chatbots: Các công cụ này có thể giúp tự động hóa việc trả lời các câu hỏi thường gặp và hướng dẫn người dùng đến nguồn kiến thức phù hợp.
Lợi ích chính của KMS với doanh nghiệp
Tạo cơ sở kiến thức chung cho toàn doanh nghiệp, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tìm kiếm thông tin và học tập các kiến thức cụ thể và có giá trị thực tế. Cơ sở kiến thức này xem như một nguồn chi cập chính thức về các thông tin và quy định cũng như kinh nghiệm của doanh nghiệp.
Rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên mới: Thông thường, một doanh nghiệp cần tối thiểu 2 tháng để đào tạo nhân viên mới. Nếu có hệ thống kiến thức nền tảng tốt, kết hợp với quy trình onboarding phù hợp, quá trình này có thể giúp con 2 tuần, giúp tiết kiệm tối thiểu 75% chi phí và thời gian.
Làm nền để phát triển bền vững cho tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, khi kiến thức và kinh nghiệm ngày càng được nâng cao.
Mẫu KMS dùng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Folder chứa các file kiến thức tổng quan rất nhiều bộ phận, lĩnh vực, ngành nghề. Các doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng kiến thức sẵn có hoặc xây dựng theo mô hình tương tự
